Valjasta palkkapalvelu henkilöstöhallinnon tueksi

Tukea henkilöstöhallinnolle palkkapalvelulla

Palkanlaskenta nähdään monesti enemmän tai vähemmän irrallisena osana yritysten henkilöstöhallinnon kokonaisuudesta. Tämä pitää erityisesti paikkansa ulkoistetusta palkkapalvelusta puhuttaessa. Palkanlaskenta edellyttää toki aivan omaa asiantuntemustaan eikä erinäisten palkkaerien muodostaminen maksukelpoisiksi nettopalkoiksi sivua perinteisiä HR-prosesseja kovinkaan läheltä.

Kuitenkin vähintään yksi asia palkanlaskennassa on aivan henkilöstöhallinnon kovimmassa ytimessä - henkilötietojen ylläpito.

Palkkapalvelun tuottamista varten tarvitaan iso paketti tietoja henkilöstä ja työsuhteesta. Vaikka tietoja käytetään ensisijaisesti palkanlaskentaan, tiedot ovat meillä myös palkkapalveluasiakkaidemme käytettävissä.

Monilla asiakkaillamme on saattanut aiemmin olla jossain palvelimen kulmalla tai jopa HR-asiantuntijan läppärin kovalevyllä Excel-muotoinen henkilölistaus palkkatietoineen. Nykyisin heidän on mahdollista päästä kiinni henkilöstönsä henkilö-, työsuhde- ja palkkatietoihin käsiksi tietoturvallisesti koska tahansa ja mistä tahansa. Se onnistuu niin tietokoneella kuin tarpeen vaatiessa mobiililaitteella.

Ajantasaisia henkilörekisterin tietoja voidaan tarkastella ja vaikkapa palkankorotuksia laittaa eteenpäin esimerkiksi kesämokin terassilta ja tieto päätyy suoraan myös palkanlaskentaan. Kaikki tapahtuu tietysti yhdessä asiakkaan kanssa sovittujen käyttöoikeusroolien puitteissa.

Tarjoamme siis palkkapalvelun päälle asiakkaillemme käytännössä HR-järjestelmää palveluna.

Käyttöönotto on vaivatonta, sillä mitään konversioita ei tarvita. Kaikki tieto on jo olemassa, se vain odottaa laajempaa käyttöä.

Toisena hyvänä esimerkkinä palkkajärjestelmän paremmasta hyödyntämisestä on työterveyden henkilörekisterin ylläpitäminen automaattisesti.

Uusien työntekijöiden ilmoittamisesta manuaalisesti työterveyskumppanin järjestelmiin voidaan monissa tapauksissa luopua kokonaan korvaamalla manuaalityö palkkajärjestelmästä ajastetusti toimivalla henkilötietoliittymällä. Olemme toteuttaneet asiakkaillemme automatisoituja tiedonsiirtoratkaisuja mm. Mehiläisen ja Terveystalon järjestelmiin. Tämän myötä asiakkaamme ovat säästäneet työaikaansa ja uusien työntekijöiden tiedot ovat olleet varmuudella myös työterveyskumppanin järjestelmissä oikein ja oikea-aikaisesti.

Pelkästään palkan maksamiseksi palkkapalvelulle toimitettavia tietoja voidaan siis hyödyntää laajasti myös asiakkaidemme jokapäiväisissä toiminnoissa. Mikäli manuaalisten rutiineiden vähentäminen kiinnostaa ja toivoisit yrityksesi henkilötietojen hallintaan Exceliä parempaa ratkaisua, kerron mielelläni tarkemmin tarjoamistamme kehitysmahdollisuuksista!

Jone Lehtonen
050 531 6439

Tilaa uusin blogimme