På HR-toppen effektiviserar AI arbetet

Framtidens HR med morgondagens teknik

Oulu Energi är en av Finlands största stadsenergikoncerner. På ett ansvarsfullt sätt producerar och levererar bolaget el, värme och energilösningar, särskilt i norra Finland. När organisationen, med över 250 anställda, ville förenkla sina HR-system och processer blev första steget att hitta en partner för framtidens utveckling.

– Vi sökte en stark och kunnig partner. Vi drömde om smidiga HR-system och lockades särskilt av Integratas tekniska lösningar – speciellt AI. Idag kan jag säga: Våra önskningar uppfylldes och vardagen rullar på, berättar Henna Huttu-Hiltunen-Fröjd, HR Business Partner på Oulu Energi.

Innan vi undersöker AI-lösningen, låt oss börja med grunderna: Vilka HR- och lönehanteringslösningar användes från början?

Som bas valdes Mepco HRM och Integratas teknik, inklusive VeroApi, arkiveringstjänster och flera integrationer mellan system. Hela Integrata® Serviceplattformen togs i bruk: Meddelanden, Analytics och AI.

Under projektets gång växte organisationen och nya företag anslöt sig – vilket ställde nya krav på systemen. Men tack vare tidigare definierade moduler behövde hjulen inte uppfinnas på nytt, lösningarna kunde enkelt skalas upp.

– Projektet sköttes superbra – Integratas team gjorde allt så smidigt att det var enkelt att vara med. Vi kände oss verkligen väl omhändertagna, säger Henna tacksamt.

Ett konkret steg framåt var att automatisera bonusberäkningen – en process som tidigare gjordes helt manuellt. Även hela anställningens livscykel togs in i automationsflödet – från arbetsredskap och Active Directory till intyg vid avslut.

– Idag samlas allt i Mepco. Tidigare lagrades informationen på nätverksenheter och var utspridd på olika ställen. Nu finns allt på ett ställe och det fungerar sömlöst ihop, konstaterar Henna.

Analytics – välkommen till paradis

En av de största vinsterna i samarbetet är Analytics-funktionen i Integrata® Serviceplattform.

– Vi hade inte haft något rapporteringsverktyg tidigare. När vi började bygga analyser blev det jubel i teamet. Analytics fick smeknamnet Onnela (som är finska för utopi) – det säger allt om hur efterlängtat det var, skrattar Henna.

I Onnela har rapporter tagits fram, skräddarsydda efter Oulu Energis behov, för att ge stöd åt både chefer och ledning. Med ett knapptryck får de tillgång till visualiserade rapporter, överskådliga data och färdiga presentationsunderlag, vilket gör planering och beslutsfattande enklare.

– Vi behöver inte längre sitta med Excel. Jag kan generera en rapport direkt och använda den i en presentation. Det sparar tid och höjer kvaliteten, summerar Henna.

AI gör HR-arbetet enklare

Att börja använda AI gick förvånansvärt enkelt för Oulu Energi.

– Vi ville direkt haka på AI-projektet och vara föregångare. När det dessutom var så lätt att införa – då fanns det ingen anledning att låta bli, säger Henna.

AI-verktyget laddades med befintliga HR-dokument: riktlinjer, policyer och systembeskrivningar. Plattformen är sluten och säker, vilket gör personuppgifterna trygga.

– Det var verkligen enkelt. Vi behövde knappt göra något extra – på ett par timmar var vi igång. All information fanns redan, AI bara utnyttjade den, konstaterar Henna.

Integrata® AI ger särskilt mervärde genom att kombinera information och besvara frågor.

– När vi får en fråga kombinerar AI innehåll från flera dokument och skapar ett färdigt svar som vi bara granskar. Vi slipper leta i kollektivavtal, intranät eller riktlinjer. Det går snabbt, är exakt och håller jämn kvalitet – på en helt annan nivå än vad någon av oss hade klarat själv, säger Henna entusiastiskt.

Hur ser din vardag ut nu?

– Arbetet flyter smidigare, det manuella jobbet är minimalt och HR-teamet har mer tid för det som är viktigt. Integratas löneexperter är väldigt proffsiga och kommer med förbättringsförslag som vi själva inte ens hade tänkt på. Det är guld värt, berättar Henna.

Hon sammanfattar samarbetet så här:

– Integratas kultur och känsla når ända fram till oss som kund. Utvecklingsandan är genuin och den smittar även oss. Det känns som att vi faktiskt bygger något långsiktigt tillsammans – och dessutom med en bra känsla.

Våra uppfyllda värdelöften lyser återigen med sin närvaro. Framtidens teknik anpassad för att stödja arbetslivet. Expertisen är strikt. Mössorna är det inte.