HR:n huipulla tekoäly tehostaa työtä

Huomisen henkilöstöhallintoa tulevaisuuden teknologioilla

Oulun Energia on yksi Suomen suurimmista kaupunkienergia-konserneista, joka tuottaa ja toimittaa vastuullisesti sähköä, lämpöä ja energiaratkaisuja erityisesti Pohjois-Suomen alueelle. Kun yli 250 henkeä työllistävä organisaatio kaipasi HR-järjestelmiin ja -prosesseihin helpotusta, tuli aika kartoittaa kumppani tulevaisuuden tekemiselle.

– Haimme vahvaa ja osaavaa kumppania. Haaveilimme helpoista HR-järjestelmistä ja Integratan teknologioista. Erityisesti tekoäly kutkutteli. Nyt voin sanoa, että toiveemme on toteutunut ja arki rullaa, hehkuttaa Henna Huttu-Hiltunen-Fröjd, HR Business Partner, Oulun Energia.

Ennen tekoälyratkaisun tarkastelua, aloitetaan kuitenkin perusasioista: millä henkilöstö- ja palkkahallinnon ratkaisuilla lähdettiin liikkeelle?

Yhteistyön pohjaksi valittiin Mepco HRM ja Integratan teknologiat – mukaan lukien VeroApi, arkistointipalvelut ja lukuisat integraatiot järjestelmien välille. Käyttöön otettiin Integrata® Palvelualusta kaikilla mausteilla: Viestit, Analytiikka ja AI.

Projektin aikana organisaatiorakenne eli ja kasvoi. Mukaan tuli uusia yhtiöitä ja uusia vaatimuksia järjestelmille.  Pyörää ei kuitenkaan tarvinnut keksiä uudelleen, kun käytössä oli aiemmin tarpeisiin määritellyt palikat, joita skaalattiin sujuvasti kasvutarpeisiin.

– Projekti vedettiin superhyvin! Integratan tiimi hoiti homman niin hienosti, että oli oikeasti helppo olla mukana. Tuli fiilis, että meistä välitetään aidosti, Henna kertoo kiitollisena.

Yksi konkreettisista kehitysaskeleista oli tulospalkkioiden automaattinen laskenta – aiemmin käsityönä tehty prosessi on nyt täysin järjestelmään viety. Samoin työsuhteen elinkaaren hallinta on viety alusta loppuun automaation piiriin – aina työvälineistä AD-prosessiin ja työtodistuksiin asti.

– Nykyään kaikki kiteytyy Mepcon syliin. Ennen tieto oli verkkolevyillä ja sirpaleina. Nyt kaikki löytyy yhdestä paikasta ja toimii saumattomasti yhteen, Henna toteaa.

Analytiikkaa nappia painamalla – tervetuloa Onnelaan

Yksi yhteistyön kirkkaista helmistä on ollut Integrata® Palvelualustan kattauksesta löytyvä Analytiikka ja sen rakentaminen.

– Meillä ei ollut raportointityökalua aiemmin lainkaan. Kun analytiikkanäkymää alettiin rakentaa, aiheutti se riemun kiljahduksia tiimissämme. Analytiikka sai lempinimen Onnela – joka kertokoon kaiken sen tarpeellisuudesta, Henna nauraa.

”Onnelaan” eli analytiikkanäkymään on kasattu juuri Oulun Energian tarpeisiin rakennettuja raportteja, jotka palvelevat niin esihenkilöitä kuin liiketoimintajohtoa. Visuaaliset raportit, helposti hahmotettava data ja nappia painamalla syntyvät esitysmateriaalit tukevat henkilöstösuunnittelua ja päätöksentekoa.

– Ei tarvitse enää excelöidä tai laskea itse. Voin suoraan ajaa raportin ja käyttää sitä vaikka esityksessä. Se säästää aikaa ja tuo laatua, Henna summaa.

Tekoäly tuo helpotusta HR-työhön

Tekoälyn käyttöönotto sujui Oulun Energialla vaivatta – asiakkaan sanoin jopa yllättävän kevyesti.

– Halusimme heti lähteä AI-projektiin mukaan ja olla edelläkävijöitä. Ja kun tekoälyn käyttöönotto oli niin helppoa, ei olisi ollut mitään syytä jättää välistä, Henna kertoo.

Tekoälylle syötettiin olemassa olevat HR-dokumentit, kuten käytännön toimintaohjeet, politiikkatason periaatteet ja järjestelmäkuvaukset. Tietoturvallinen AI-alusta on suljettu, joten henkilötietojen käsittely on turvattu.

– Se oli oikeasti tosi iisiä. Meiltä ei vaadittu mitään ylimääräistä – käytännössä pari tuntia ja oltiin valmiita aloittamaan testailu. Kaikki tieto oli jo olemassa. AI vain hyödyntää sitä, Henna summaa.

Integrata® AI tuo lisätehoa erityisesti tiedon yhdistelyyn ja kysymyksiin vastaamiseen.

– Kun meille esitetään joku kysymys, AI yhdistää usean dokumentin tiedot ja muodostaa valmiin vastauksen, jonka me vain tarkistamme. Ei tarvitse kaivella pätkiä TES:stä, intrasta tai ohjeistuksista. Se on nopeaa, tarkkaa ja tasalaatuista – ihan eri levelillä kuin mihin kukaan meistä yksin pystyy, Henna hehkuttaa.

Miltä arkenne näyttää nyt?

– Työmme on sujuvampaa, manuaalityö minimissä ja HR-porukan aikaa vapautuu oikeasti tärkeisiin asioihin. Integratan palkanlaskijat on tosi ammattitaitoisia, ja aina tulee kehitysehdotuksia, joita me ei itse olisi edes tajuttu toivoa. Se on kullanarvoista, Henna kertoo.

Lopuksi Henna kiteyttää yhteistyön Integratan kanssa:

– Integratan kulttuuri ja fiilis välittyy asiakkaalle asti. Kehittämisen meininki on aitoa ja palkitsee myös meidät. Tuntuu, että tässä rakennetaan oikeasti yhdessä jotain kestävää – ja vieläpä hyvällä fiiliksellä.

Lunastetut arvolupauksemme loistavat jälleen läsnäolollaan. Tulevaisuuden teknologia taivutettuna työelämän tueksi. Osaaminen tiukkaa. Pipot ei.