Integrata – Automaatio

HR-integraatiot ja automaatio apuna

Tapahtumantuotantoyritys Akun Tehdas kaipasi kumppania, joka saa järjestelmäpumpun soittamaan samaa säveltä. Apu löytyi Integratan integraatioista. HRPalkat ja Työaika integroitiin ja Automaation avulla mittava määrä käsityötä karsittiin. Myös matka- ja kuluhallinta kulkee nyt tekijöiden mukana, mistä sataa kiitosta.

Palvelumme pähkinänkuoressa

Asiakkaan tarve
  • Työntekijämäärä tuplaantui. Positiivinen paine pani painimaan papereiden ja
    muistinvaraisen manuaalityön kanssa.
  • Olemassa olevat järjestelmät Mepco HRM ja TyövuoroVelho eivät soittaneet
    samaa säveltä. Tarve integraatiolle tunnistettiin ja Automaatiota toivottiin.
  • Tapahtuma-alan tekijöiden matkalaskuralliin hamuttiin helpotusta.
Ratkaisu
  • Kumppanimme Accountorin järjestelmät Mepco ja Velho integroitiin integratalaisten avulla.
  • Integraatioilla ja automaatiolla HR:n ja tekijöiden työ tähän päivään.
  • Kankea käyttötapa päivitettiin selainpohjaiseen Mepco Webiin.
  • Matka- ja kuluhallinta tuotiin taskuun Acubizilla.
Tulokset
  • Työpäivistä poistui manuaalisen työn tuska. Muistettavan määrä väheni.
  • Toimivat työkalut kuuluvat kaikille. Työ kohdistuu nyt oikeisiin asioihin.
  • Yhteistyöllä tähdättiin tulevaan. Kulttuurimuutoksesta pitävä pohja kasvulle.

HR-automaatio avuksi

Tamperelainen tapahtuma-alan toimija Akun Tehdas käytti niin kutsutut koronavuodet kehitykseen. Se kannatti. Yhtiön työntekijämäärä tuplaantui, ja kun tapahtumantekijät lähtivät takaisin tien päälle ja tositoimiin, toimivat myös koko organisaatiolle oleelliset HR-toiminnot.

Miten HR-, Palkat- ja Työaika-integraatiot, Automaatio sekä järkiperäinen järjestelmä matka- ja kuluhallintaan tekivät tulevaisuutta? Akun Tehtaan toimitusjohtaja Aku Syrjä avaa alkutilannetta:

– Tiesimme, että kun areenat aukeavat taas, toimintamme kasvaa. Silloisella systeemillä ei ollut edellytyksiä enää, kun tulossa oli lisää liikkuvia osia. Päätettiin ratkaista asia.

Lähtötilanteena oli paljon Post It -lappuja, paperia ja pdf:iä sekä muistinvaraista manuaalityötä. Kaikki kura haluttiin karsia. Yhtiön talous- ja HR-päällikkö Leena Ristolaisen tahtotila oli myös ratkaista:

– Lähdimme kartoittamaan ensin olemassa olevien järjestelmiemme integraatio- ja automaatiomahdollisuuksia. Löytyi Integrata.

Akun Tehtaan HR- ja palkkajärjestelmänä toimi Accountorin Mepco HRMTyöajan ja palkkojen yhteyttä tiivisti saman ohjelmistotalon työaikajärjestelmä Velho. Integratan apu asiassa oli panna teknologiakumppanimme tuotteet pilvipalveluineen asiakkaalle parhaaseen mahdolliseen pakettiin; puhumaan keskenään sekä tuottaa helpompi HR-arki.

”Tiedon liikuttaminen automaattisesti järjestelmästä toiseen ei ole jokapäiväistä työtä. Paitsi integratalaisille.”

Aku Syrjä

toimitusjohtaja, Akun Tehdas

Tärkeät toiminnot tekijöille

Tiedon liikuttaminen automaattisesti järjestelmästä toiseen ei ole jokapäiväistä työtä. Paitsi integratalaisille. Tahto vei Akun Tehtaan tavoitetilaan, kun HR-järjestelmäintegraatiot ja palkkahallinnon automaatio pantiin täytäntöön. Mitä asiakas ajattelee yhteistyöstä?

– Jos järjestelmät eivät juttele keskenään, lopputuloksena on lähes aina mieletön määrä manuaalityötä, mikä ei ole järkevää. Tässä yhteistyössä onneksi nähtiin ja löydettiin tällaiset integraatio- ja yhteistyömahdollisuudet. Myös Accountor oli isoksi avuksi, kiittelevät sekä Ristolainen että Akun Tehtaan taloushallinnon assistentti Outi Korpela.

– Ilman integratalaisten asiantuntija- ja automaatioapua, meidän olisi pitänyt palkata taloushallintoonkin lisää tekijöitä. Tekemään lisää sitä käsityötä, Aku Syrjä naurahtaa nyt.

Projektissa on toki muutenkin naurettu:

– Minulla on tosi vahva tunne siitä, että työkulttuurimme ovat tosi samanlaiset. Puhumme samaa kieltä, palautteenannossakin. Siksi yhteistyömme on ollut varsin mutkatonta. Integratalaisilla rentous ja huumori ovat mukana työn tekemisessä, tinkimättä kuitenkaan yhtään ammattitaidosta tai työn laadusta! Ammattiylpeyteen saa liittää huumoria, summaa Ristolainen yhteistyötä.

– Kyllä, esimerkiksi integratalaiset palkanlaskijat ovat todella tarkkana, lisää Korpela.

”Integratalaisilla rentous ja huumori ovat mukana työn tekemisessä, tinkimättä kuitenkaan yhtään ammattitaidosta tai työn laadusta!”

Leena Ristolainen

talous- ja HR-päällikkö, Akun Tehdas

Tätä projektia ei tehty vain HR:lle, vaan työntekijälähtöisesti koko tapahtumatalolle. Tekijöiden työpäivistä haluttiin deletoida manuaalisen työn tuska ja minimoida muistettavien asioiden määrä. Tässä kohtaa kuvaan tuli myös tarve uudistaa matka- ja kuluhallinta.

Akun Tehtaan taloushallintoa tekevä Outi Korpela ammentaa arkista Acubiz-auvoa:

– Työntekijöiden on kätevä käyttää Acubizia mobiilisovelluksena. Olemme saaneet siitä kyllä kovasti kiitosta. Alallamme ajetaan paljon, joten tallentava GPS on tervetullut helpotus matkojen kirjaamiseen.

Tarinan mukaan muuan työntekijä kävi jopa kädestä pitäen kiittämässä, kun tärkeät toiminnot tulivat taskuun eikä Excel-erittelyjä enää tarvita.

Myös HR:n homma helpottui, kun kuluja käsitellään apin avulla oikea-aikaisesti (eikä käsityönä kerran vuodessa).

– Tiukoissa tilanteissa tukea on ollut tarjolla, kaikkiin käyttämiimme järjestelmiin. Kaiken kaikkiaan olemme olleet todella tyytyväisiä tähän kokonaispalveluun. Projektissa myös pysyttiin aikataulussa. Ja budjetissa, pointtaa Ristolainen.

Akun Tehtaalla asenne ei ole ollut ongelma. Kulttuurimuutos on otettu arkeen avoimena. Lopputulemana kaikkien työ kohdistuu nyt oikeisiin asioihin. Mitä mieltä on ”tehtaanjohtaja”?

– Olen todella tyytyväinen, kun nämä meidän ihmiset ovat tyytyväisiä, sanoo Syrjä.

”Olen todella tyytyväinen, kun nämä meidän ihmiset ovat tyytyväisiä.”

Aku Syrjä

toimitusjohtaja, Akun Tehdas

Tehtaalaisten vinkit HR:n kulttuuri­muutokseen

01

Katso kokonaiskuvaa

Mieti, miten työntekijöiden taakkaa voisi helpottaa automaation avulla. Ratkaisu ei ole vain HR:n käyttöön, vaan toimivat työkalut kuuluvat kaikille.

02

Kysy ja kartoita

Kaikkea ei tarvitse tietää itse. Mukavuusalueella vain välttelee muutosta. Etsi ennakkoluulottomasti uusia ratkaisuja.

03

Älä murehdi muuttujista

Huoli pois, vaikket olisi etukäteen osannut ottaa kaikkia muuttujia huomioon. Yllätyksiä tulee väistämättä, mutta niihinkin löytyy ratkaisu. Hyvin se menee!

Liity kuppikuntaan – tilaa uutiskirje

Integrata – Asiakastarina Hartela

Parannus palkkoihin ja teknologioihin

Hartela haki henkilöstöhallintoon helpotusta ja valitsi Integratan. Parannus palkkoihin teknologian päivityksellä ja automaatioilla.

Raute Oyj – asiakastarina. Työaika toimivaksi tulevaisuuden teknologioilla.

Neptonilla työaika toimivaksi

Toisteinen työ ja paperien pyörittely heivattiin historiaan ja tilalle taivutettiin tulevaisuuden työaikateknologia – Nepton. Lue Rauten asiakastarina!

Integrata – Acubiz

Tiedolla johtaminen ja työntekijäkokemus

Pirkanmaan Voimia halusi luoda pitävän pohjan tiedolla johtamiselle. Analytiikka ja järkevät järjestelmät – Mepco Pro, Quinyx ja M2 – mahdollistavat tiedolla johtamisen.