Kumppanuus kasvoi kansainväliseksi

Kehittyvä kumppanuus

Innofactor on suomalainen ohjelmistotoimittaja, joka työllistää noin 500 henkilöä Suomessa, Ruotsissa, Tanskassa ja Norjassa. Suomessa alkanut yhteistyö Integratan kanssa sujui niin hyvin, että keskusteluissa alkoi nousta esiin ajatus seuraavasta askeleesta: mitä jos sama malli toimisi myös Ruotsissa? Asiakkaan puolelta viesti oli selkeä: 

– Me toivoimme Integratan laajentumista Ruotsin markkinaan. Ajattelimme, että jos toiminta käynnistyy siellä, siirrymme asiakkaaksi myös Ruotsissa. Suomessa yhteistyö oli toiminut niin hyvin, että luotimme sen toimivan yhtä laadukkaasti myös uudessa markkinassa, kertoo Innofactorin HR Team Lead Eveliina Keinänen. 

Luottamus oli rakennettu jo Suomen yhteistyössä. Kun palkkaprosessi toimii, kommunikaatio sujuu ja kumppani tuntee toimintaympäristön, saman mallin vieminen myös toiseen maahan tuntui luontevalta jatkolta. Kun Integrata käynnisti toimintansa Ruotsissa kesällä 2025, Innofactor lähti mukaan yhteistyöhön myös uudessa markkinassa. Tavoite yhteistyölle oli selkeä: rakentaa palkkahallinto, joka toimisi sujuvasti yli maarajojen.

Yksi malli, kaksi maata

Laajentuminen ei ollut vain maantieteellinen muutos. Samalla syntyi mahdollisuus kehittää prosesseja ja yhtenäistää palkkahallinnon toimintamallit Suomessa ja Ruotsissa. Aiemmin useassa maassa toimiminen tarkoitti erillisiä järjestelmiä sekä prosesseja ja hajanaista tiedonkulkua. Integratan kanssa suunta käännettiin kohti yhteisiä käytäntöjä ja tuttuja työkaluja.

– Integratan avulla pystyimme yhtenäistämään toimintamallejamme sekä Suomen että Ruotsin palkkojen osalta. Saatiin samat, meille jo tutut järjestelmät käyttöön.

Keskeinen osa kokonaisuutta on ollut myös Integrata® Palvelualusta. Sen avulla palkkoihin liittyvä viestintä, aineistot ja data löytyvät helposti yhdestä paikasta. Samalla arjen työ nopeutuu ja virheiden mahdollisuus vähenee.

– Meillä on pohjoismainen tiimi, jossa käsitellään useamman maan palkkoja. On iso etu, että kaikki data ja kommunikointi löytyy kootusti yhdestä järjestelmästä.

Monelle kansainvälisesti toimivalle organisaatiolle tilanne on tuttu. Eri maissa käytetään eri järjestelmiä, prosessit poikkeavat toisistaan ja tiedonkulku pirstaloituu useisiin järjestelmiin. Kun työkalut ja toimintatavat ovat yhtenäiset, kokonaisuus pysyy hallittavana – myös silloin, kun palkkoja käsitellään useassa maassa.

Säästöä selkeillä rooleilla

Yksi onnistuneen yhteistyön kulmakivistä on ollut selkeä työnjako. Jo yhteistyön alussa määriteltiin tarkasti vastuut: mitä asiakkaalta odotetaan, mikä on palkkakumppanin rooli ja miten palkkaprosessi etenee käytännössä. Kun vastuut ovat selkeät, myös yhteistyö sujuu mutkattomammin.

Asiakkaan mukaan yhteistyö onkin selkeyttänyt merkittävästi käsitystä siitä, mitä palkkakumppanilta odotetaan ja mikä on organisaation oma rooli palkkaprosessissa. Hyöty näkyy konkreettisesti ajankäytössä. Aiemmin palkkoihin liittyvien virheiden tai poikkeustilanteiden selvittely vei huomattavan paljon aikaa. Nyt tällaiset tilanteet ovat vähentyneet merkittävästi.

– Jos mennään ajassa taaksepäin, tällaiset selvittelyt päätyivät usein minun pöydälleni. Nyt niitä ei juuri enää tule, Keinänen kertoo.

Taustalla on yksinkertainen mutta toimiva periaate: Tavoitteena on pitää palkkaprosessit mahdollisimman yhtenäisinä eri maissa samalla varmistaen, että paikalliset lainsäädännön vaatimukset huomioidaan oikein. Palkkahallinnon peruslogiikka on monessa maassa hyvin samanlainen, mutta asiantuntijoiden tehtävä on varmistaa, että paikallinen lainsäädäntö ja käytännöt tulevat huomioiduiksi oikein.

– Monet palkkaprosessin vaiheet ovat lopulta hyvin samanlaisia maasta riippumatta. Kun ne tehdään samalla tavalla, kokonaisuus pysyy hallittavana ja yksinkertaisena.