Hajanaisuudesta hallittuun HR-arkeen

Hajanaisuudesta hallintaan

Yli 300 henkilöä työllistävä Tampereen Infra vastaa Tampereen kaupunkiympäristön rakentamisesta, kunnossapidosta ja paikkatietopalveluista. Lähtötilanteessa HR-data ja -prosessit olivat jakautuneet useisiin eri järjestelmiin, mikä vaikeutti kokonaisuuden hallintaa ja hidasti arkea monella tasolla. Tietoa jouduttiin hakemaan eri paikoista, eikä yhdestä näkymästä ollut mahdollista saada ajantasaista kokonaiskuvaa.

– Tieto oli hajallaan useissa eri järjestelmissä ja kokonaisuuden hahmottaminen oli hankalaa, kuvaa Tampereen Infran työsuhdepäällikkö Tytti Marttila lähtötilannetta.

Samalla prosessit sisälsivät paljon manuaalisia vaiheita, jotka lisäsivät virheriskiä ja veivät aikaa muulta työltä. Yhteistyön tavoitteeksi asetettiin tiedon keskittäminen, prosessien sujuvoittaminen ja parempi analytiikka. Lopulta merkittävimmät hyödyt syntyivät arjen tehostumisesta.

– Kumppanuudelta toivottiin taloudellista tehokkuutta, mutta lopulta suurimmat säästöt syntyivät HR:n ajankäytössä ja työn tehostumisessa, hallinto- ja henkilöstöjohtaja Sanna Puntola puolestaan kertoo.

Yksi näkymä, vähemmän vaivaa

Uudistuksen vaikutukset näkyivät nopeasti käytännön työssä. Monia aiemmin manuaalisesti tehtyjä työvaiheita voitiin karsia tai automatisoida, mikä vähensi kuormitusta ja vapautti aikaa olennaiseen. Päällekkäinen tekeminen väheni merkittävästi, kun tieto alkoi liikkua sujuvammin ja löytyä yhdestä paikasta.

– Turhat Excel-taulukot ja ylimääräinen manuaalinen työ ovat vähentyneet selkeästi. Tiettyjä työvaiheita on jäänyt kokonaan pois, ja se näkyy ihan suoraan arjessa, Marttila kuvaa muutosta.

Keskeinen rooli arjen sujuvoittamisessa on ollut Integrata Palvelualustalla®, joka kokoaa viestinnän yhteen paikkaan ja tekee yhteistyöstä läpinäkyvää.

– Viestintä ei ole enää sähköpostiviestittelyä, vaan meillä on käytössä palvelualusta, jolla me toimitaan. Sen kautta saadaan tosi näppärästi kaikki kysymykset ja vastaukset samaan näkymään, ja se helpottaa meidän HR-tiimin arkea todella paljon, Marttila iloitsee.

Samalla järjestelmän selkeys ja helppokäyttöisyys tukevat niin HR-tiimiä kuin esihenkilöitäkin.

– Selkeys ja helppokäyttöisyys ovat käyttäjälle kaikkein tärkeintä. On selkeä logiikka, mistä mikäkin löytyy ja miten asiat hoidetaan – se helpottaa kaikkien tekemistä, Puntola toteaa.

Luottamus luo laatua

Projektin onnistumisen kannalta ratkaisevaa oli sujuva yhteistyö ja luottamus kumppanin asiantuntemukseen. Kyseessä oli organisaatiolle merkittävä muutos, mutta projekti eteni koko ajan hallitusti ja vakaasti.

– Projektinhallinta oli tosi hyvissä käsissä, eikä missään vaiheessa tullut sellaista tunnetta, että tämä ei etenisi tai että jotain olisi jäämässä huomiotta, Marttila kertoo.

Yhteistyö ei rajoittunut tekniseen toteutukseen, vaan kumppani toi aktiivisesti näkemyksiä ja kehitysehdotuksia myös sisältöihin.

– Kaikkea ei tarvitse koittaa ratkaista itse. Kumppanin asiantuntijuutta ja näkemyksiä kannattaa hyödyntää. Yhteinen sparrailu tuottaa parempia ratkaisuja kuin yksin tekeminen, Puntola kiteyttää.

Projektista jäi käteen selkeitä oppeja myös muille vastaavaa muutosta suunnitteleville: varaa riittävästi resursseja, ota IT mukaan alusta asti ja huomioi projektin vaikutukset arjen tekemiseen. Kaikkea ei tarvitse tietää etukäteen – oikean kumppanin kanssa ratkaisut löytyvät.