Liikkeenluovutus loi tilaa uudistua

Sujuva siirtymä syntyi suunnittelulla

Liikkeenluovutus ja uuden toimintamallin käyttöönotto suunniteltiin yhdessä. Vastuut käytiin läpi ja tekeminen sovitettiin uuteen malliin niin, että palkkahallinnon arki jatkui muutoksen aikana normaalisti. Siirtymä sujui Vincitin näkökulmasta joustavasti, eikä muutos näkynyt juurikaan arjessa. Pitkä yhteistyö ja toisilleen tutut ihmiset helpottivat tekemistä.

– Meillä oli hyvä suunnitelma siitä, miten tämä hoidetaan. Omasta näkökulmastani mitään isoja hikkoja ei tullut, vaan tekeminen oli hyvin joustavaa puolin ja toisin.

Samalla Vincitin työntekijöiden käyttöön tuotiin Integrata® Palvelualusta, joka kokoaa palkka- ja työsuhdeasioihin liittyvän asioinnin yhteen tietoturvalliseen kanavaan. Siirtymän jälkeen katse on jo seuraavissa kehitysaskelissa.

Onnistunut siirtymä ei kuitenkaan tarkoittanut kehitystyön päättymistä. Päinvastoin uusi toimintamalli teki näkyväksi, missä tekemistä voidaan seuraavaksi sujuvoittaa.

– Nyt meillä on parempi ymmärrys siitä, miten voimme kehittää tekemistä edelleen ja saada sen juoksemaan vielä sujuvammin ilman pullonkauloja.

Kokonaisuus kirkastui ulkoistamalla

Palkkahallinnon ulkoistamisessa ei ollut kyse vain tehtävien siirtämisestä kumppanille. Kokonaisvastuun siirtyessä Integratalle myös palkkahallinnon tehtävät, vastuut ja toimintatavat käytiin järjestelmällisesti läpi. Ulkoistus teki näkyväksi sen, mitä palkkahallinnossa tehdään, miten tekeminen on rakentunut ja missä kokonaisuutta voidaan vielä kehittää.

– Ulkoistus sai meidät katsomaan peiliin ja pohtimaan, miksi teemme asioita juuri näin.

Tarkastelussa näkyviin nousi vuosien varrella kertynyttä monimutkaisuutta. Käytössä oli esimerkiksi useita erilaisia palkka- ja bonusmalleja, jotka tekivät kokonaisuudesta raskaamman. Kun toimintatavat käytiin läpi yhtenä kokonaisuutena, myös niiden yksinkertaistamisen mahdollisuudet tulivat selvemmin esiin.

– Kun kokonaisuus käytiin kunnolla läpi, myös tarve yksinkertaistaa tekemistä tuli paljon selvemmäksi.

Liikkeenluovutus oli siis samalla mahdollisuus pysähtyä palkkahallinnon rakenteiden äärelle. Nykyisen tekemisen näkyväksi tekeminen loi pohjan sille, että toimintamallia voidaan jatkossa yksinkertaistaa ja kehittää yhdessä Integratan kanssa.

Osaava kumppani täydentää tekemistä

Talousjohtajan näkökulmasta palkkahallinnon ulkoistamisen lähtökohta löytyy lopulta yrityksen omasta strategiasta. Kaikkea osaamista ei tarvitse eikä kannata rakentaa oman organisaation sisälle. Olennaisempaa on tunnistaa ne asiat, joissa yrityksen itse pitää olla erinomainen – ja löytää muihin toimintoihin kumppanit, joiden ydinosaamista ne ovat.

– Jokaisen yrityksen tulisi miettiä, missä se haluaa itse olla paras, ja hankkia pätevimmät kumppanit niihin asioihin, jotka eivät kuulu omaan ydinosaamiseen.

Ulkoistamista tarkasteltaessa huomio kiinnittyy helposti hintaan. Vincitillä kumppanin tuomaa arvoa katsotaan kuitenkin laajemmin. Palvelun mukana yritys saa käyttöönsä osaamista, ammattimaisia toimintatapoja ja jatkuvuutta ilman, että niiden ylläpitäminen jää oman organisaation vastuulle.

Liikkeenluovutuksessa kumppanuuden merkitys korostuu entisestään, sillä kyse ei ole vain prosessien vaan myös ihmisten siirtymisestä. Vincitin kokemuksessa onnistumisen perustaksi nousivat selkeä yhteinen tavoite ja luottamus kaikkien osapuolten välillä.

– Kun on selvää, mitä ollaan tekemässä, ja luottamus löytyy sekä nykyisten ihmisten että uuden kumppanin välillä, prosessissa voi päästä nopeastikin eteenpäin. Meille yhteisen sävelen löytäminen oli helppoa.