Kesärekryt rullaamaan – HR-automaatio ja robotiikka avuksi

Kausityöntekijöitä tulossa ovista ja ikkunoista? Anna automaation hoitaa homma! HR voi keventää kuormaa ja nopeuttaa prosesseja, kun rutiinit rullaavat robotiikan avulla. Lukaise artikkelista, miten HR-automaatio tekee kausirekryistä sujuvampia.

Kesätyöntekijöiden tullessa on hyvä varmistua hyvissä ajoin siitä, että henkilöstöhallinnon prosessit ovat toimivia ja tukevat työsuhteen elinkaarta alusta loppuun. Joskus riittääkin tarkastaa, että uusien työntekijöiden tuloon ja työsuhteiden hallintaan liittyvät prosessit ovat kunnossa ja että rekrytointi- ja HR-järjestelmät on integroitu keskustelemaan toistensa kanssa.

Vaikeuskerroin kuitenkin kasvaa hallinnoitavien työsuhteiden määrän kasvaessa. Tällaisessa tilanteessa henkilöstöhallinto hyötyy merkittävästi HR-automaatiosta ja robotiikasta. Vaikka ne ensi alkuun saattavatkin kuulostaa massiivisilta projekteilta, kyse on kuitenkin vain järjestelmien säätämisestä toimimaan toivotulla tavalla ja sen kuuluisan manuaalisen työn radikaalista vähentämisestä.

Tuunaa HR-järjestelmät muistamaan asiat puolestasi

Henkilöstöhallinnossa ei ole varaa unohduksille. Älä siis luota pelkästään omaan päähäsi, kun on kyse satojen kesätyöntekijöiden työsuhteista. Tällaisessa tilanteessa on erityisen kätevää, että muistamisen hoitaa ihmisen sijaan järjestelmän automaattiviesti. 

Erilaiset muistutusviestit ovat arjen automaatiota parhaimmillaan – “Muista käydä koeaikakeskustelu”, “Muista lähettää työtodistus”, “Määräaikaisuus on päättymässä”. Järjestelmien automaattiset muistutusviestit tällaisista yksittäisen työntekijän elämään vaikuttavista aiheista osoittautuvat erityisen tärkeiksi silloin, kun organisaatiossa on paljon määräaikaisia työntekijöitä, kuten kesätöiden tekijöitä. 

Integratan HR-automaation asiantuntijat auttavat asiakasta ottamaan erilaisia hälytyksiä, muistutuksia ja automaattiviestejä käyttöön. Tyypillisiä HR-automaatioita ovat sähköisen allekirjoituksen integraatiot ja sopimusasiakirjojen sekä työtodistuksen luominen sekä vieminen HR-järjestelmään.  

Lisäksi asiakas voi saada automatisoitua erilaisia työnkulkuja ja hyväksyntäprosesseja järjestelmiin, jotta kaikki tarvittavat tiedot tulevat täytetyiksi ja tarkastetuiksi ennen kuin ne esimerkiksi siirtyvät integraatioilla muihin järjestelmiin tai niiden pohjalta luodaan työsopimus.  

Ammenna asiakkaamme Helenin kokemuksista: Helppo henkilöstöhallinto automaation avulla 🔗

Miltä kuulostaisi HR-robotti?

Toinen tapa tehostaa kesätyöntekijöiden työsuhteiden hallintaa? HR-robotti! Tai vaikka useampi – hoitamaan juuri ne rutiinit, jotka haluat ulkoistaa automaatiolle.

HR-robotti paikkaa järjestelmien puutteet ja hoitaa hommat, joihin perusjärjestelmät eivät taivu. Se voi napata koppia esimerkiksi sähköisistä allekirjoituksista, käyttöoikeuksien asettamisesta tai tietojen siirtämisestä järjestelmien välillä. Ja kyllä – jopa henkilökorttien laminointi on jäänyt historiaan! Robotti voi luoda valmiin henkilökorttipohjan ja toimittaa sen esihenkilölle tulostettavana PDF:nä.

Asiakkaamme Olvi otti sähköisen allekirjoituksen käyttöön, jolloin kesätyöntekijöiden rekryprosessi nopeutui.

”Sähköisen allekirjoituksen avulla 90 kesätyöntekijän sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.”

Automaatiosta apu arkeen.

Olvin asiakastarinaan tästä

Monelle robotin käyttö kuulostaa laadun korvaamista määrällä, mutta sitä se ei ole. Robotti nimittäin auttaa tunnistamaan poikkeamat ja ilmoittaa, jos jokin tieto puuttuu tai robotti ei löydä jotain asiaa järjestelmästä. 

Robotin nähdessään moni ihastuu heti: se naputtelee näppäimiä ja kaivaa tietoja järjestelmistä – kuinka kätevää, kun manuaalista kliksuttelua ei tarvitse enää tehdä itse! Asiakkaat ovat aina mukana testausvaiheessa, jotta robotista tulee juuri sellainen, mikä tilattiin.

Integratan RPA-tiimi koodaa asiakkailleen monenlaisia robotteja. Työsuhteen päättämisrobotti ja sähköisen allekirjoituksen robotti ovat yleisimpiä robottityyppejä, mutta lähtökohtaisesti kaikki muut robotit on jokaiselle asiakkaalle juuri heidän prosesseihinsa ja järjestelmiinsä erikseen räätälöityjä. Tiimiltä voi tilata esimerkiksi robotin, joka laatii työtodistuksen ja lähettää sen sähköpostitse työntekijälle. 

Mitä robotin käyttöönotto sitten kustantaa? Vaikka robotin personointi kuulostaa helposti kalliilta, ei se sitä välttämättä ole. Käyttöönottoprosessi on yleensä muutamasta päivästä noin viikkoon kestävä projekti.

Tämän jälkeen kannattaa varata muutama viikko aikaa testaukseen, jolloin voidaan korjata tarvittaessa niin prosessia kuin robotin toimintaa “erityistapausten” kohdalla. Yhteydessä kannattaa siis olla hyvissä ajoin ennen kuin tarve vaikkapa kesätyöntekijöiden tulon myötä konkretisoituu. 

Sukella sovellusrobotiikan saloihin artikkelissa: Mitä robotti voi tehdä Sympassa?

Jäikö robotit ja automaatio kiinnostelemaan?

Haluaisitko kuulla, kuinka älykkäät ratkaisut voisivat helpottaa arkeasi? Varaa alta asiantuntijallemme aika 🔻