Palkkaulkoistus paineetta, HumHumilla helppoutta
Fastems tavoitteli asiantuntevaa ja kehityshaluista kumppania – ja löysi etsimänsä. Palkanlaskenta pyörii nyt Mepcon päällä ja palkkojen maksatus hoituu HumHum HR -sovelluksella. HR-järjestelmäprojektin osana toteutettiin integratalaisten toimialatuntemuksella helpottavat HR-järjestelmäintegraatiot ja -automaatioratkaisut. Myös matka- ja kuluhallinta meiltä.
Palvelumme pähkinänkuoressa
Asiakkaan tarve
- Palkkoja toivottiin parempaan pakettiin.
- HR tähysi kehityshaluista kumppania. Toiveissa myös TES- ja toimialatuntemus.
- Sujuviin HR-prosesseihin ja -järjestelmäintegraatioihin kaivattiin asiantuntijan apua.
- Kova kasvu kiritti ja toisteinen työ mielittiin minimoida. Haluttiin HR-automaatiota.
Ratkaisu
- Palkkaulkoistus. Palkkajärjestelmäksi Mepco HRM. Palkkojen tarkastukseen ja hyväksyntään Integratan HumHum HR.
- Integraatiot asiakkaan HR- ja työaikajärjestelmään. Automaatio avuksi.
- Myös matka- ja kuluhallinta (M2) osana kokonaisratkaisua.
Tulokset
- Kokonaisuus kunnossa. Yhtenäiset prosessit järjestelmien välillä. Ei erheitä palkanmaksussa.
- Helppo palkkojen tarkastus ja hyväksyntä.
- Säästöä syntyi, kun käsityökura karsittiin HR-järjestelmäintegraatioiden, automaation ja asiantuntemuksen avulla.
- Kokonaisvaltainen kehitys ja yhteinen suunta toimialaa tuntevan toimijan kanssa.
Vahva näkemys ja asiantuntemus vakuutti
Fastems Oy auttaa automaatioratkaisuillaan valmistavan teollisuuden yrityksiä parantamaan tuotantonsa tehokkuutta. Yritys toimii kansainvälisesti yhdeksässä eri maassa, mikä asettaa vaateita työehtosopimusten tuntemukselle sekä HR-järjestelmille. Yhtiön HR Manager Johanna Tapia avaa aikaa ennen yhteistä projektia:
– Lähdimme etsimään kehityshaluista ja luotettavaa kumppania, jonka tietotaitoon ja tasalaatuun voimme varmuudella luottaa. Kansainvälinen toimintaympäristö ja useat erilaiset TESit tuovat omat haasteensa yhteensovittamiseen. Näkemystä koko HR-toimialalta sekä teknologia-alan parhaiden käytäntöjen tuntemusta pidettiin arvossa, kun suunnittelimme kilpailutusta.
”Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen.”
Johanna Tapia
HR Manager, Fastems
Fastems oli jo ennalta luottanut matka- ja kuluhallinnan Integratan hoteisiin. Tuttu kumppani veti tarjoomallaan ja osaamisellaan pisimmän korren kilpailutuksessa. Palveluportfoliosta palkkajärjestelmäksi käyttöönotettiin Mepco HRM sekä palkkojen tarkastukseen ja hyväksyntään integratalaisten kehittämä HumHum HR -sovellus.
– Asiakaslähtöisyys ja kehityshalukkuus vakuuttivat. Integrata ottaa asiakkaat mukaan kehitykseen. Olen ollut HR-puolelta mukana kehittämässä HumHum HR -sovellusta sekä sparrailemassa Integratan palveluista. Tämä on parasta asiakasarvon luomista, Tapia iloitsee.
Myös Fastemsin VP People & Culture Pia Mutanen myhäilee ratkaisukeskeistä kehityshalukkuutta ja tiivistää:
– Yhdessä tehdään. Yhdessä ratkaistaan.
Palkkajärjestelmänä toimiva Mepco on integroitu Fastemsin käyttöönottaman HiBobin HR-järjestelmä Bob:in kanssa, mikä mahdollistaa tarvittavan tiedon liikkumisen automaattisesti järjestelmien välillä suhteessa palkanlaskentaan. Integratalaisten kehittämä HumHum HR tuo yhtälöön lisää helpotusta.
Integratan HumHum HR -sovelluksen käyttöönotto
– HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat. Ei ole kyllä tarvinnut huomautuksia tai pyyntöjä laittaa, Mutanen naurahtaa ja jatkaa:
– Etsimme koko projektissa ratkaisua toisteiseen työhön ja halusimme eroon Exceleistä. Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää. Selainsovellus toimii hyvin tarkastukseen. Hyväksynnässä mobiili on helppo; sillä pystyn hyväksymään palkat vaikka työmatkalta – tai mistä tahansa, Mutanen kiittelee.
”HumHum on helppo! Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää.”
Pia Mutanen
VP People & Culture, Fastems
Innostus integraatioista, apu automaatioista
Bob-HR-järjestelmäintegraation lisäksi toteutimme asiakkaalle HR-järjestelmäintegraation asiakkaan työajanseurantajärjestelmä Ontimeen. Integratalaisen HR-automaation (RPA) avulla on mahdollista saada järjestelmät keskustelemaan keskenään.
– Vaikka Fastems on automaatiotalo, oli palkanlaskennan ohjelmistorobotiikka meille vielä vierasta, Johanna Tapia toteaa.
RPA robotisoi HR- ja palkkaprosesseja. Yksinkertaisimmillaan se voi vaikka kirjautua hakemaan tietyn tiedoston ja toimittaa sen seuraavaan paikkaan.
– Meitä on helpottanut etenkin verokorttien suorasiirto, sillä aiemmin muutosverokortit piti yhä käsitellä käsin tai paperisena. Pelkästään muutosverokorttien sähköistäminen sekä automaatio oli valtaisa muutos, Mutanen jatkaa.
Uraa on uurrettu ja kuraa on karsittu. Yhdessä tekemisen, kehittämisen ja tarmon tunnelma on vakuuttava. Entä onko yhteistyössä tullut yllätyksiä?
– Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia, Mutanen myhäilee.
”Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia.”
Pia Mutanen
VP People & Culture, Fastems
Mitä tästä ovat mieltä integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen sekä Fastemsin parissa työskentelevä integratalainen palkkapalveluasiantuntija Anki Paso?
– Asiakkaiden kanssahan me kehitymme! Vaikka koittaisimme olla korulauseissamme kuinka asiakaskeskeisiä, emme me elä asiakkaidemme arkea. Kehittämiseen tarvitaan aina asiakasta, Reunanen alleviivaa iloiten.
Anki Paso komppaa ja kertoo kohteliaisuuden vastapalloon:
– Fastems esittää proaktiivisesti myös toiveita kehittämiseen. Se on meille todella arvokasta.
Kannattiko kaikki?
Palkkaulkoistus on onnistunut ja palkat pyörivät. Palkkojen hyväksyntä ja tarkastus hoituu mobiilisti ja helposti HumHum-apilla. Automaatio auttaa arjessa. Matka- ja kuluhallinta kulkee kuin juna. Suosittelisitteko – –
– Suosittelisimme!, huudahtaa Johanna Tapia kesken kysymyksen vitsaillen.
Yritetäänpä uudelleen naurujen jälkeen: Suosittelisitteko muille palkkaulkoistusprojektiin ryhtymistä, ja vieläpä mittavan HR-projektin kanssa samanaikaisesti?
– Jos on resurssia, ja rohkeutta sekä stressinsietokykyä. Mutta kyllä se, että saimme yhtaikaisesti yhtenäistettyä prosessit ja rakennettua HR-järjestelmään palkanlaskennan vaatimia juttuja, ja toisinpäin, oli kuitenkin ehdottoman suositeltavaa. Vaikka kyllähän se totuuden nimissä imi kuiviin, Pia Mutanen heittää yhä sekä vakavissaan että vähemmän tosissaan.
Hauskan haastattelun päätteeksi Johanna Tapia vielä vakavoituu:
– Integrata rauhoitti mieltämme. Tiesimme, että vaikka mitä tapahtuisi, palkat menevät moitteetta maksuun. Ja sehän on lopulta se tärkein asia.
Että ihmiset saavat palkkansa.
Fastemsilaisten vinkit onnistuneeseen projektiin
01
Pelko pois
Ota rohkeasti käyttöön uusia HR- tai palkkajärjestelmiä ja -sovelluksia. Vaikka ne eivät olisi vielä valmiitakaan! Mikään ei kehity, jos ei tehdä yhdessä oikeaan tarpeeseen. Kun asiakas on mukana kehityksessä, saadaan paras hyöty molemmille.
02
Pidä pää projektissa
Tee taustatyö tarkoin. Kirkasta tavoite ja tee listat: ”pakko saada” ja ”kiva saada”. Älä jousta asioista, jotka on pakko saada ratkaistua.
03
Suunnittele ajankäyttö ajan kanssa
Kun kaikille kumppaneille on selvää, mitä tapahtuu, milloin ja kenen toimesta, sujuu kokonaisprojekti paremmin.
Liity kuppikuntaan – tilaa uutiskirje
Parannus palkkoihin ja teknologioihin
Hartela haki henkilöstöhallintoon helpotusta ja valitsi Integratan. Parannus palkkoihin teknologian päivityksellä ja automaatioilla.
Neptonilla työaika toimivaksi
Toisteinen työ ja paperien pyörittely heivattiin historiaan ja tilalle taivutettiin tulevaisuuden työaikateknologia – Nepton. Lue Rauten asiakastarina!
Tietoturvalliset palkat ja HR-prosessit
Alko valitsi Integratan. Tarpeena tietoturvalliset palkat ja paremmat prosessit.
Tiedolla johtaminen ja työntekijäkokemus
Pirkanmaan Voimia halusi luoda pitävän pohjan tiedolla johtamiselle. Analytiikka ja järkevät järjestelmät – Mepco Pro, Quinyx ja M2 – mahdollistavat tiedolla johtamisen.