Helppo henkilöstöhallinto

Kohti helpompaa henkilöstöhallintoa ja palkanlaskentaa

Helen Oy halusi järkeistää HR-järjestelmäkokonaisuuttaan ja henkilöstöhallinnon toimintaa sekä mahdollistaa helpon HR-raportoinnin. Automaation mahdollisuudet tunnettiin ja aikaa vievät työt haluttiin antaa roboteille. Ensin oli kuitenkin annettava kyytiä esteille.

Tavoitetilan hahmottamisen haettiin näkemystä huomisen HR:stä. Helen luotti hahmottamisessa integratalaisten palkkahallinnon ja HR:n automaation sekä analytiikan ammattilaisiin. Alkusysäystä avaa Helenin työsuhdepäällikkö Minna Kammonen:

–  Olimme juuri nykyaikaistaneet työajanhallinnan prosessimme. Automaatiotason nostaminen ja robotiikan lisääminen kiinnostivat, samoin heti alusta alkaen HR-raportoinnin sujuvoittaminen. Olin vastikään kuullut integratalaista HR:n ohjelmistorobotiikan asiantuntija Riku Honkasta puhujana ja vakuutuin osaamisesta.

Konsultoivan käsienheiluttelun sijaan hihat laitettiin ihan oikeasti heilumaan.

– Lähdimme yhdessä integratalaisten kanssa ensin järkeistämään HR-prosessikokonaisuutta, etenkin automaatiotason lisäämisen sekä HR-raportoinnin näkökulmista. Valitsimme alkuun prosessikartoituksen. Tämä osoittautui myöhemmin kullanarvoiseksi valinnaksi.

Lähtötilannetta luonnikkaammaksi

Helen halusi mahdollistaa helpomman HR-raportoinnin etenkin esihenkilöille. Lähtötilanne ei ollut luonnikas:

– HR:n käytössä oli useita toisistaan irrallisia järjestelmiä. Tieto kulki, mutta ei joka suuntaan. Raportit koostettiin eri järjestelmistä ja yhdistettiin käsipelillä. Kokonaisnäkymää ei ollut. Excelit olivat esihenkilöille erittäinkin tuttuja, luettelee lähtötilanteen tunnelmia Helenin HR-päällikkö Rolf Karlsson.

– Yhden ihmisen sormiluku ei riitä kertomaan, miten moneen paikkaan syötimme hajanaisia tietoja, myöntää Karlsson.

Tavoitteista totta

Ulkopuolinen näkökulma HR-kokonaisuuden hahmottamiseen auttoi. Eniten iloa tuotti HR-raportoinnissa tapahtunut koko organisaatiota läpileikkaava helpotus:

– Kaikki tarvitsijat, kuten HR, esihenkilöt tai talous, saavat tarvitsemansa datan nyt nopeasti ja aina ajantasaisena, Rolf Karlsson iloitsee.

HR-raportointi tuo Helenille suorat näkymät mm. henkilöstörakenteeseen, palkkaraportointiin ja -kehitykseen, palkka-tasa-arvoon, liukumasaldoihin ja eläköitymiseen. Automaatio tuli avuksi myös sairauslomatodistusten ja verokorttien toimittamiseen.

– HR-raportointi toi henkilöstöbudjetointiinkin huomattavaa helpotusta. Meillä on nyt välitön näkymä keskiarvopalkkoihin ja tasa-arvoon. Eläkeikähaitarikin on upea uudistus! Lomapalkkavaraukset ovat juuri työn alla, lisää luetteloon Minna Kammonen.

Kehityskulku ei katkea

Yhdessä partnereiden ja HR-järjestelmien pääkäyttäjien kanssa myös kehitetään koko ajan HR-raportointia ja otetaan HR-analytiikkaa avuksi.

Kammonen kertoo, että kentältä tulee myös paljon kehitysehdotuksia.

– Se on myös yksi syy, miksi olemme onnistuneet. Otimme organisaatiomme ihmiset mukaan.

Onnistumisen tunteesta osansa saavat myös integratalaiset asiantuntijat ja työkulttuuri. Karlsson ja Kammonen kiittävät kulttuuria ja tekemisen meininkiä:

– Integratalaisten kanssa on äärimmäisen helppo toimia. Tuotte esiin sellaisiakin asioita, joita emme ole edes ajatelleet.

– Yhteistyö on ollut saumatonta, niin palkkahallinnon kuin HR-raportoinninkin osalta. Yhteistyökulttuuri on suorastaan upealla tasolla.

– Ollaan kauhean tyytyväisiä. Nyt huolehditaan, että kehityskulku jatkuu.