Helppo henkilöstöhallinto
Helenin HR otti harppauksen huomiseen. Yhdistämällä voimat integratalaisten asiantuntijoiden kanssa, tieto saatiin siirtymään sujuvasti, mikä mahdollisti ajankäytön suuntaamiseen strategisiin HR-hommiin. Projektissa paketoitiin palvelut ja järjestelmät myös henkilöstö- ja palkkahallintoon sekä helpotettiin hommia automaation avulla.
Palvelumme pähkinänkuoressa
Asiakkaan tarve
- Käsityötä tehtiin erillisissä järjestelmissä. Ihmiset keskustelivat, tiedot eivät.
- HR-raportointi oli hidasta. Esihenkilöidenkin oli tyytyminen Exceleihin.
- Automaation ja robotiikan hyödyntäminen useisiin järjestelmiin oli utopiaa.
Ratkaisu
- HR-prosessikartoitus kirkasti kaiken. Työpajoissa tavoitteet todeksi.
- Palkkajärjestelmäksi ja työsuhteen elinkaaren hallintaan meiltä Mepco.
- Analytiikka-alusta avuksi.
- Automaatio tukemaan kokonaisuutta.
Tulokset
- Automaatiosta auvo. Tavoite kirjata tiedot vain yhteen järjestelmään toteutui.
- Säästöä samalla pääluvulla: HR:n työaika ja tarmo liiketoimintojen tukemiseen.
- Esihenkilöillä kaikki HR-tiedot yhdellä luukulla – raportit valmiina ja aina saatavilla.
Kohti helpompaa henkilöstöhallintoa ja palkanlaskentaa
Helen Oy halusi järkeistää HR-järjestelmäkokonaisuuttaan ja henkilöstöhallinnon toimintaa sekä mahdollistaa helpon HR-raportoinnin. Automaation mahdollisuudet tunnettiin ja aikaa vievät työt haluttiin antaa roboteille. Ensin oli kuitenkin annettava kyytiä esteille.
Tavoitetilan hahmottamisen haettiin näkemystä huomisen HR:stä. Helen luotti hahmottamisessa integratalaisten palkkahallinnon ja HR:n automaation sekä analytiikan ammattilaisiin. Alkusysäystä avaa Helenin työsuhdepäällikkö Minna Kammonen:
– Olimme juuri nykyaikaistaneet työajanhallinnan prosessimme. Automaatiotason nostaminen ja robotiikan lisääminen kiinnostivat, samoin heti alusta alkaen HR-raportoinnin sujuvoittaminen. Olin vastikään kuullut integratalaista HR:n ohjelmistorobotiikan asiantuntija Riku Honkasta puhujana ja vakuutuin osaamisesta.
Konsultoivan käsienheiluttelun sijaan hihat laitettiin ihan oikeasti heilumaan.
– Lähdimme yhdessä integratalaisten kanssa ensin järkeistämään HR-prosessikokonaisuutta, etenkin automaatiotason lisäämisen sekä HR-raportoinnin näkökulmista. Valitsimme alkuun prosessikartoituksen. Tämä osoittautui myöhemmin kullanarvoiseksi valinnaksi.
”Valitsimme alkuun prosessikartoituksen. Tämä osoittautui myöhemmin kullanarvoiseksi valinnaksi.”
Minna Kammonen
työsuhdepäällikkö, Helen
Lähtötilannetta luonnikkaammaksi
Helen halusi mahdollistaa helpomman HR-raportoinnin etenkin esihenkilöille. Lähtötilanne ei ollut luonnikas:
– HR:n käytössä oli useita toisistaan irrallisia järjestelmiä. Tieto kulki, mutta ei joka suuntaan. Raportit koostettiin eri järjestelmistä ja yhdistettiin käsipelillä. Kokonaisnäkymää ei ollut. Excelit olivat esihenkilöille erittäinkin tuttuja, luettelee lähtötilanteen tunnelmia Helenin HR-päällikkö Rolf Karlsson.
– Yhden ihmisen sormiluku ei riitä kertomaan, miten moneen paikkaan syötimme hajanaisia tietoja, myöntää Karlsson.
”Yhden ihmisen sormiluku ei riitä kertomaan, miten moneen paikkaan syötimme hajanaisia tietoja. Nyt asia kirjataan yhden ainoan kerran.”
Rolf Karlsson
HR-päällikkö, Helen
Yli 10 eri systeemin sijaan käyttöön otettiin järkiperäiset järjestelmät ja paremmin muotoiltu prosessi. Helenin ja Integratan ATK-ihmisten avulla laitettiin tiedot liikkumaan järjestelmästä toiseen. Montako sormea nousee nyt, Rolf Karlsson?
– Yksi. Asia kirjataan yhden ainoan kerran ja se kulkee koko HR-ketjun läpi! Osassa tiedoissa on päästy jopa siihen, että emme edes itse lisää tietoa, vaan sen tekee jo työnhakija.
Tässä tukee rekrytoinnin ja osaamisen kehittämisen järjestelmä Cornerstone.
HR-järjestelmäkokonaisuuden alkukartoitus sysäsi tavoitteen mukaisesti myös automaation syliin. Lopulta palkkajärjestelmäkin vaihdettiin vaiheittain Mepco HRM:ään.
– Mepco mahdollisti sen, että saimme käyttöön kaikki ne moninaiset integraatiot, joiden kautta koko moderni HR-raportointi oli ylipäätään mahdollinen. Siitä muodostui koko asian sydän, vaikka järki oli ensin sanonut, että palkkajärjestelmää emme ainakaan ehdi alkaa vaihtaa, nauraa Kammonen nyt.
Tavoitteista totta
Ulkopuolinen näkökulma HR-kokonaisuuden hahmottamiseen auttoi. Eniten iloa tuotti HR-raportoinnissa tapahtunut koko organisaatiota läpileikkaava helpotus:
– Kaikki tarvitsijat, kuten HR, esihenkilöt tai talous, saavat tarvitsemansa datan nyt nopeasti ja aina ajantasaisena, Rolf Karlsson iloitsee.
HR-raportointi tuo Helenille suorat näkymät mm. henkilöstörakenteeseen, palkkaraportointiin ja -kehitykseen, palkka-tasa-arvoon, liukumasaldoihin ja eläköitymiseen. Automaatio tuli avuksi myös sairauslomatodistusten ja verokorttien toimittamiseen.
– HR-raportointi toi henkilöstöbudjetointiinkin huomattavaa helpotusta. Meillä on nyt välitön näkymä keskiarvopalkkoihin ja tasa-arvoon. Eläkeikähaitarikin on upea uudistus! Lomapalkkavaraukset ovat juuri työn alla, lisää luetteloon Minna Kammonen.
”Meillä on nyt välitön näkymä keskiarvopalkkoihin ja tasa-arvoon. Eläkeikähaitarikin on upea uudistus!”
Rolf Karlsson
HR-päällikkö, Helen
Helenin HR Business Partnereiden on nyt helppo manifestoida muutosta, kehittää kokonaisuutta ja viedä valmiit raportit johtoryhmään.
– Tavoitteet saavutettiin ja etenkin esihenkilöiltä tulee paljon positiivista palautetta: ”Meneekö tämä näin helposti?” Kyllä menee! Automaation ansiosta ei tarvitse koluta arkistoja tai kysellä perään.
Tavoitteiden toteutumista tervehtivät ilolla myös projektissa mukana olleet integratalaiset analytiikan asiantuntijat:
Asiakas on kohdistanut raportoinnin ja analytiikan aidosti liiketoiminnan avuksi.
Kehityskulku ei katkea
Yhdessä partnereiden ja HR-järjestelmien pääkäyttäjien kanssa myös kehitetään koko ajan HR-raportointia ja otetaan HR-analytiikkaa avuksi.
Kammonen kertoo, että kentältä tulee myös paljon kehitysehdotuksia.
– Se on myös yksi syy, miksi olemme onnistuneet. Otimme organisaatiomme ihmiset mukaan.
Onnistumisen tunteesta osansa saavat myös integratalaiset asiantuntijat ja työkulttuuri. Karlsson ja Kammonen kiittävät kulttuuria ja tekemisen meininkiä:
– Integratalaisten kanssa on äärimmäisen helppo toimia. Tuotte esiin sellaisiakin asioita, joita emme ole edes ajatelleet.
– Yhteistyö on ollut saumatonta, niin palkkahallinnon kuin HR-raportoinninkin osalta. Yhteistyökulttuuri on suorastaan upealla tasolla.
– Ollaan kauhean tyytyväisiä. Nyt huolehditaan, että kehityskulku jatkuu.
Helenläisten vinkit automaatioon ja analytiikkaan
01
Katso helikopteriperspektiivistä ja kartoita
Se prosessoi sisäisesti ajattelua. Tavoitetilaakaan ei tule katsoneeksi liian pienestä reiästä. Näet, mitä kaikkea on oikeasti mahdollista tehdä!
02
Älä kaada karhua kerralla
Kellistä kokonaisuus sen kokoisissa palasissa, kuin on järkevää.
03
Ota muut mukaan
Moniammatillisen kehitysryhmän sekä pääkäyttäjien ja esihenkilöiden kanssa prosessi ja priot paranevat. Osaavan kumppanin kanssa villitkin ideat voidaan saada toteutettua.
Liity kuppikuntaan – tilaa uutiskirje
Parannus palkkoihin ja teknologioihin
Hartela haki henkilöstöhallintoon helpotusta ja valitsi Integratan. Parannus palkkoihin teknologian päivityksellä ja automaatioilla.
Neptonilla työaika toimivaksi
Toisteinen työ ja paperien pyörittely heivattiin historiaan ja tilalle taivutettiin tulevaisuuden työaikateknologia – Nepton. Lue Rauten asiakastarina!
Tietoturvalliset palkat ja HR-prosessit
Alko valitsi Integratan. Tarpeena tietoturvalliset palkat ja paremmat prosessit.
Tiedolla johtaminen ja työntekijäkokemus
Pirkanmaan Voimia halusi luoda pitävän pohjan tiedolla johtamiselle. Analytiikka ja järkevät järjestelmät – Mepco Pro, Quinyx ja M2 – mahdollistavat tiedolla johtamisen.