Ratkaisuna hyvä HR-liitto ja ESG-raportointi
Olvi etsi kehityshaluista kumppania ja järkeviä järjestelmiä kokonaisratkaisuna. Palkanlaskenta pyörii Mepcon päällä ja HR-projektissa otettiin käyttöön Mepco Web. Myös Analytiikka ja ESG-raportointi auttavat nyt esihenkilöiden arjessa. Miksi asiakas valitsi meidät?
Palvelumme pähkinänkuoressa
Asiakkaan tarve
- Palkanlaskennassa pari omaa olvilaista. Eläköitymisen myötä kokonaisratkaisu kysymykseen.
- Ajurina Mepco HRM ja halu digitalisoida HR-järjestelmiä. Mistä kehityshaluinen kumppani?
- Esihenkilöillä riittämättömät järjestelmänäkymät ja raportointiratkaisut.
Ratkaisu
- HR- ja palkkajärjestelmä Mepcon oheen pilvipalveluna toimiva työpöytä: Mepco Web.
- Kokonaispalveluna HR-järjestelmäprojekti kehitysotteella kuntoon.
- Manuaalityön minimointi mahdollistui järjestelmäintegraatioiden ja automaation avulla.
Tulokset
- Proaktiivisuutta palkanlaskentaan. Palkanlaskijoiksi integratalaiset palkka-asiantuntijat.
- HR-järjestelmien palveluympäristö pilveen. HR-toiminnot sekä HR- ja vastuullisuusdata (ESG) helposti.
- Hyvä HR-liitto. Kokonaisvaltainen kehitys käsikynkkää tutun toimijan kanssa.
Kohti kokonaisratkaisua
Olvi Oyj on vuonna 1878 perustettu suomalainen panimo- ja virvoitusjuomayhtiö, joka työllistää yli 2 000 ihmistä kuudessa eri maassa. Yhtiön henkilöstöpäällikkö Anne Mäntyaho muistelee vuosien takaisia tunnelmia:
– Olimme tehneet vuoteen 2020 asti palkanlaskentaa omana toimintona. Toinen laskijoistamme eläköityi ja lähdimme etsimään henkilöstöhallinnon ja palkkahallinnon kokonaisratkaisua. Myös halu digitalisoida HR-järjestelmiä toimi ajurina.
Olvilla jo käytössä ollut HR- ja palkkajärjestelmä Mepco HRM haluttiin hioa huomisen puolelle. Mepco-kanta siirrettiin meille ja samalla siirtyi Mepcon ylläpitovastuu. Paremman henkilöstöhallinto-, esihenkilö- ja palkka-arjen pakettiin pantiin pilvipalveluna toimiva työpöytä Mepco Web. Automaatio ja Analytiikka otettiin niin ikään avuksi ja ajansäästöksi.
– Päädyimme palkkahallinnon ulkoistukseen ja Integrataan, sillä he pystyivät tarjoamaan toivomallamme tavalla meille Mepcon.
”Päädyimme palkkahallinnon ulkoistukseen ja Integrataan, sillä he pystyivät tarjoamaan toivomallamme tavalla meille Mepcon.”
Anne Mäntyaho
henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
Mutta se ei suinkaan ollut ainoa tekijä. Mäntyaho pitää meitä hetken jännityksessä. Mepcon nimittäin saa muualtakin. No, miksi valitsitte integratalaiset?
– Ennen kaikkea meille tuli tunne, että tarvettamme kuunneltiin. Tulimme siis kuulluiksi ja ymmärretyiksi. Alusta asti yhteistyömme tuntui luontevalta ja edelleen meille tuli tunne, että tähän kumppaniin pystymme luottamaan läpiviennissä ja arjessa. Oli myös kykyä ja näyttöä siitä, että tällaisia toteutuksia ja automaatioita on ennenkin tehty. Kun vielä saatiin taloudellisessakin mielessä järkevä yhteistyösopimus syntymään, oli erittäin helppo luottaa tunteeseen, Mäntyaho muistelee.
Hyppäsimme palkkakelkkaan. Samalla hiottiin heti HR-toimintoja Olvin tulevaisuustoiveiden suuntaan.
HR-arki ja palkanlaskenta pantiin pyörimään paremmin Mepcon päälle. Mepco Web toi esihenkilöille työpöytänäkymän tärkeisiin tiiminsä tietoihin. Samoin Automaatio ja Analytiikan HR-raportointi ja -analytiikka huojentavat henkilöstöhallinnossa säästäen sekä HR:n että esihenkilöiden työtunteja.
– Halusimme, että meillä on sellaiset järjestelmät, jotka tukevat esihenkilöitä. Mepco Webin myötä tämä toteutui.
Integratan Analytiikka-raportointityökalun avulla myös esihenkilöt pääsevät seuraamaan dataa. Integraation ja automaation tuoma oikeellisuus huojentaa:
– Kun tieto tulee suoraan palkkajärjestelmästä, voi olla varma, että se on oikein. Integratan Analytiikka-ratkaisussa ja ESG-raportissa graafit ovat parempia ja tiedon saanti sekä hakeminen helpompaa.
”Sähköisen allekirjoituksen avulla 90 kesätyöntekijän sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.”
Automaatiosta apu arkeen.
Vasta kokonaisratkaisun käyttöönoton jälkeen oli kehityksen vuoro.
– HR-dataan liittyviä kehitystarpeita on työstetty ja kehitystä jatketaan. On myös otettu käyttöön erinäisiä esihenkilöiden työtä helpottavia sähköisiä lomakkeita sekä sähköinen allekirjoitus.
Sähköisen allekirjoituksen käyttöönotto nousee etenkin kesäkausien korvalla Olvissa arvoon arvaamattomaan: Yritys palkkaa tänäkin vuonna 90 kesätyöntekijää ja sähköisen allekirjoituksen avulla kausityöntekijöiden sopimukset sekä työtodistusten toimitus sujuvat sukkelaan ilman manuaalisia manööverejä tai turhaa tallennustilan tarvetta.
Yhdessä olvilaisten kanssa kehitettiin myös ESG-vastuullisuusraportointia. Asiakas pilotoi projektissa, jotta ESG-raportti olisi aidosti hyödyllinen analytiikka-apu HR:n arkeen.
Vastuullisuusraportin avulla asiakas saa ESRS S1 -direktiivin julkistamisvaatimusten mukaiset tunnusluvut valmiiksi laskettuina – ilman aikaa vievää taulukkolaskentaa.
– Laskenta pohjautuu palkkajärjestelmä Mepcosta automaattisesti tulevaan tietoon, eli sitä ei tarvitse erikseen kerätä. Tämä säästää olvilaisten aikaa ja estää erheitä. Myös laskentaperiaatteet pysyvät raportointityökalussa tallessa, jolloin tunnusluvut ovat tarvittaessa useamman olvilaisen työstettävissä.
Kestävyysraportoinnin lisäksi Integratan ESG-raportointi helpottaa HR:n työtä myös palkka-avoimuusdirektiivin osalta. Vastuullisuusraportissa on valmiiksi laskettuina palkka-avoimuusdirektiivin raportointivaatimusten mukaiset tunnusluvut palkkaeroista ja palkkajakaumista.
”Kun tieto tulee suoraan palkkajärjestelmästä, voi olla varma, että se on oikein. Integratan Analytiikka-ratkaisussa ja ESG-raportissa graafit ovat parempia ja tiedon saanti sekä hakeminen helpompaa.”
Anne Mäntyaho
henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
Läpinäkyvyyden liitto
Palataanpa vielä palkkoihin. Miltä kulttuurimuutos tuntui, kun palkanlaskentaan tulikin ulkopuolinen toimija?
– Kyllä me jännitimme, kun Integrata laski ensimmäiset palkkamme silloin siinä muutosvaiheessa, mutta se menikin äärettömän kivuttomasti, Mäntyaho muistaa.
Olvin pöytään jäi palkkayhteysihminen, joka tuntee yrityksen ympäristön ja ihmiset. Hyvässä yhteistyössä saman pöydän äärellä toteutuu Integratan asiakas on yksi meistä -ajattelu.
Avoimuus asiakkaan suuntaan on myös arvojemme ytimessä. Olvin integratalainen asiakasliima Pirjo Reunanen, onko mikään koskaan mennyt mönkään?
– Kyllä me olemme mokanneet. Meille on sattunut inhimillinen erhe palkanmaksussa, mutta hyvän kumppanuuden vuoksi kaikki saatiin sovittua erittäin hyvässä yhteishengessä. Mepconkin me saamme täällä taipumaan moniin toiveisiin HR-automaation avulla.
Mäntyaho komppaa:
– Totta, ja tässä yhteistyössä ylipäätään läpinäkyvyys on korostunut. Kuvaisin itsekin tätä kumppanuudeksi ostaja-toimittajasuhteen sijaan. Tekemisemme ovat hioutuneet siten, että mietitään yhteisesti yhteisiä ratkaisuja. Myös haasteisiin.
”Kyllä sen vaistoaa – tulee se tunne – että tämä on nyt sellainen kumppani, jonka kanssa haluat tehdä työtä tulevaisuudessakin.”
Anne Mäntyaho
henkilöstöpäällikkö, Olvi Oyj
– Integratalaiset asiantuntijat ovat asiantuntevia ja meillä on toimiva kokonaisratkaisu. Tämä on ollut iso muutos ja yhteistyössä tavoitteet ovat täyttyneet.
Loppuun HR-päällikkö antaa vielä ajateltavaa sopivan kumppanin valintaan:
– Kyllä sen vaistoaa – tulee se tunne – että tämä on nyt sellainen kumppani, jonka kanssa haluat tehdä työtä tulevaisuudessakin. Sillä kyllähän tässä tosi naimisiin mennään, Mäntyaho naurahtaa.
Tiivistettäköön, että hyvässä HR-liitossa suhteen ensimetrit sujuvat kuin siivillä ja kumppanivalinnassa kannattaa luottaa tunteeseen. Kun HR- ja palkkakumppani kuuntelee, on kehityshaluinen ja -kykyinen sekä luotettava ja rehellinen, yhteinen tulevaisuus todennäköisemmin toimii.
HR-päällikkö Anne Mäntyahon vinkit valintaan ja parempaan projektiin
01
Pitäydy projektissa
Kirkasta tavoite ja erota kehitysasiat. Näin teet projektin aikana oikeita asioita ja pysyt aikataulussa.
02
Kerro kuviot kumppanille
Avaa heti avoimesti, mihin ja millaisiin prosesseihin etsit apua. Kumppanilla voi olla oivia ratkaisuja. Pidä siis mieli avoimena.
03
Varmista valinta tulevaisuusajattelulla
Kysy itseltäsi ”onko tämä sellainen toimija, jonka ajattelen panostavan jatkossakin kehittämiseen?”
Liity kuppikuntaan – tilaa uutiskirje
Parannus palkkoihin ja teknologioihin
Hartela haki henkilöstöhallintoon helpotusta ja valitsi Integratan. Parannus palkkoihin teknologian päivityksellä ja automaatioilla.
Neptonilla työaika toimivaksi
Toisteinen työ ja paperien pyörittely heivattiin historiaan ja tilalle taivutettiin tulevaisuuden työaikateknologia – Nepton. Lue Rauten asiakastarina!
Tietoturvalliset palkat ja HR-prosessit
Alko valitsi Integratan. Tarpeena tietoturvalliset palkat ja paremmat prosessit.
Tiedolla johtaminen ja työntekijäkokemus
Pirkanmaan Voimia halusi luoda pitävän pohjan tiedolla johtamiselle. Analytiikka ja järkevät järjestelmät – Mepco Pro, Quinyx ja M2 – mahdollistavat tiedolla johtamisen.