Mistä tunnistaa modernin työaikajärjestelmän?
Integratalainen työajan asiantuntija Elina Pitkäaho-Laukkanen kokosi muistilistan, mistä tunnistaa moderni työaikajärjestelmä. Samalla hän tutustuttaa sinut Neptoniin.
Lakihan sen sanoo: jokaisen yrityksen tulee lakisääteisesti järjestää palkanmaksun perusteena olevan työajan seuranta sekä niiden raportointi.
Markkinoilla on useita vaihtoehtoja joista valita. Järjestelmää valittaessa on hyvä kartoittaa huolella ne vaatimukset ja toiveet, jotka työajan hallinnan kokonaisuudelta halutaan – nyt ja tulevaisuudessa.
Modernin työajanhallintajärjestelmän sisälle on rakennettu paljon toiminnallisuuksia tukemaan työaikaan liittyviä toimintoja, joista perinteinen työaikakirjanpito on vain pieni, toki tärkeä, osa HR-analytiikan ja siihen liittyvien järjestelmien kokonaisuutta.
Työaikajärjestelmän tehokkaat toiminnot
Järjestelmien avulla on mahdollista tehdä mm. työvuoro- ja tehtäväsuunnittelua, sekä tuottaa vuorolisien, lisä- ja ylitöiden, poissaolojen ja lomien osalta tulkittua, valmista aineistoa palkanlaskentaan. Järjestelmistä löytyy laajasti valmista työaikaan liittyvää raportointia, jonka lisäksi tietoja on mahdollista viedä muihin järjestelmiin mm. valmiiden rajapintojen kautta.
Uudet järjestelmät avaavat myös mahdollisuuksia uudistua ja tarkastella organisaation toimintaa, toiveita ja tarpeita kokonaisvaltaisemmin.
”Uudet järjestelmät avaavat myös mahdollisuuksia uudistua ja tarkastella organisaation toimintaa, toiveita ja tarpeita kokonaisvaltaisemmin.”
Moderni työaikajärjestelmä on mahdollisuus.
Henkilöstöhallinnon järjestelmät integroituna
Työajanhallinnan järjestelmien lisäksi on hyvä kartoittaa ne toiveet, joita muu infra tuo työajanhallinnan ympärille. Modernit kokonaisratkaisut, joissa liittymien avulla siirretään tietoa eri järjestelmien välillä, ovat jo peruskauraa (elleivät ole, Automaatio ja HR-järjestelmäintegraatio-osaamisestamme on varmasti apua). Työajanhallinta integroidaankin yhä useammin osaksi isompaa kokonaisuutta, jossa järjestelmät keskustelevat keskenään ja tietoja siirretään automaattisesti järjestelmien välillä oikea-aikaisesti.
Koko työsuhteen elinkaari voidaan toteuttaa kokonaisuutena, jossa rekrytoinnista alkaen henkilön tiedot ja tapahtumat liikkuvat järjestelmissä saumattomasti myös muutostilanteissa. Myös eri tyyppiset poissaolot voidaan huomioida oikea-aikaisesti resursoinnissa sekä palkanlaskennassa. Lisäksi raportointia saadaan toteutettua reaaliaikaisena, riippumatta siitä, että tietoa syötetään vain yhteen paikkaan.
Työajanhallinnasta työntekijöiden tyytyväisyyteen
Työajanhallinnan modernit ratkaisut tuovat myös läpinäkyvyyttä työajan ja esimerkiksi liukumasaldojen muodostumiseen ja käsittelyyn sekä mahdollistavat työntekijöiden osallistamisen oman työaikansa päivittäiseen kirjaamiseen, poissaolojen anomiseen ja toteuman hyväksymiseen eri laitteilla. Samalla nykyaikaiset alustat jättävät hallinnollista työtä pois esihenkilöiltä, vapauttaen työaikaa tuottavamman työn tekoon, kun vain esimerkiksi poikkeamat ja hyväksynnät tulee käsitellä.
Tämän päivän työajanhallintajärjestelmä mittaa enimmäistyöaikaa automaattisesti. Järjestelmä hälyttää oikeista asioista ja enimmäistyöajan seurannassa virheiden määrä vähenee, kun manuaalinen työ väistyy. Kattavan tietopaketin älykkäästä enimmäistyöajan seurannasta löydät aiheesta tehdystä artikkelista täältä.
Modernit työajan pilvipalvelut taipuvat myös muuttuvissa tilanteissa, eli skaalautuvat helposti ja kustannustehokkaasti. Pääkäyttäjyys ja järjestelmämuutokset voidaan ulkoistaa tai järjestelmän pääkäyttäjätoiminnot voidaan pitää yrityksen sisällä ja tarvittessa ulkoistaa muutoksissa vain se osa, jossa tunnistetaan tarvetta lisäresursseille.
”Modernit työajan pilvipalvelut taipuvat myös muuttuvissa tilanteissa.”
Nykyaikainen työaikaratkaisu skaalautuu helposti ja kustannustehokkaasti.
Nepton: Toimialariippumaton työaikajärjestelmä
Yksi yllä kuvatuista moderneista ja moneen skaalautuvista työajanhallintajärjestelmistä on kotimainen Nepton, jossa on huomioitu juuri suomalaisille yrityksille tyypilliset tarpeet. Järjestelmä on toimialariippumaton ja helposti ja joustavasti muokattavissa eri tarpeisiin.
Saarni Nepton Oy:n järjestelmä kirjoittaa uuden luvun moderniin työvuorosuunnitteluun ja työaikaseurantaan. Se on Suomen suosituin työajanhallinnan järjestelmä yli 130 000 käyttäjällään. Syy suosioon on sen ylivertainen liitettävyys muihin asiakkaan käytössä oleviin järjestelmiin: Nepton sisältää valmiit integraatiot yli 40:een HR-, palkka- ja toiminnanohjausjärjestelmään.
Integratalaisten asiantuntijoiden osaamisen ja HR-automaatiomme avulla nopeutat Neptonilla myös palkkaprosessia ja lujitat liiketoimintaa HR-raportoinnilla.
”Integratalaisten asiantuntijoiden osaamisen ja HR-automaatiomme avulla nopeutat Neptonilla myös palkkaprosessia ja lujitat liiketoimintaa HR-raportoinnilla.”
Autamme mieluusti myös työaikajärjestelmien kartoitusvaiheessa.
Tapaaminen työajasta?
Onko aihe ajankohtainen? Kaipaatko kartoitusta teille toimivista työaikajärjestelmistä? Voit kysyä lisää minulta tai varata ohesta ajan asiantuntijalle, joka esittelee osaamisemme työajan ja Neptonin ympärillä.
