Kausi 2: Palkkahallinnon todellisten kustannusten ytimessä
Tunne äly -podcastin toinen kausi pureutuu palkkahallinnon todellisiin kustannuksiin, riskeihin ja vastuisiin – asioihin, joista puhutaan harvoin ääneen, mutta jotka vaikuttavat
suoraan liiketoimintaan. Tutustu jaksojen aiheisiin 👇
Laita luureihin ja ampaise ajatusjohtajuuden aallonharjalle 🚀
Jakso #1: Pikakoulutus kilpailutukseen: Kuinka hankkia julkishallinnon palkkaulkoistus?
Toisen kauden avausjaksossa integratalaiset asiantuntijat Jussi Kivekäs ja Petri Kahisalo pureutuvat siihen, kuinka julkishallinnon palkkaulkoistus hankitaan. Mitä onnistunut kilpailutus vaatii ja miten vältetään yleisimmät sudenkuopat?
Julkishallinnon palkkaulkoistuksen kilpailutus on usein enemmän kuin pelkkä hankintaprosessi. Se on mahdollisuus uudistaa koko toimintamalli. Silti kilpailutuksissa keskitytään yhä liikaa järjestelmiin ja hintaan, vaikka ratkaisevaa olisi ymmärtää palvelukokonaisuus ja sen vaikutus arkeen.
Keskeinen haaste on, että kilpailutus tehdään nykytilan pohjalta ilman riittävää ymmärrystä omista prosesseista ja kehitystarpeista. Tällöin päädytään helposti vertailemaan ratkaisuja, jotka eivät vastaa tulevaisuuden tarpeita. Samalla loppukäyttäjän näkökulma, työn sujuvuus ja työntekijäkokemus jäävät liian vähälle huomiolle.
Onnistunut kilpailutus edellyttää ajattelutavan muutosta. Palkkahallintoa ei tulisi hankkia järjestelmänä, vaan palveluna ja kumppanuutena. Tämä tarkoittaa, että arvioinnissa korostuvat palvelumalli, yhteistyön toimivuus ja kyky tuottaa laatua arjessa, ei pelkästään sopimusehdoissa.
Jakso #2: Kilpailutusputki katki: Kuinka päättää palkkaulkoistuksesta?
Kauden toisessa jaksossa integratalaiset asiantuntijat Jussi Kivekäs ja Veli-Ville Kasurinen avaavat, mitä valinnassa tulisi painottaa ja mitkä tekijät tyypillisesti hidastavat tai estävät päätöksen syntymisen.
Palkkaulkoistuksen kilpailutus ei usein kaadu vaihtoehtojen puutteeseen, vaan siihen, ettei päätöksenteolle ole riittävän selkeitä tavoitteita tai kriteerejä. Prosessi voi venyä, kiertää kehää tai jäädä kokonaan kesken, kun eri vaihtoehtoja vertaillaan ilman yhteistä ymmärrystä siitä, mitä kumppanuudelta oikeasti haetaan.
Pelkän hinnan tarkastelu ei riitä, vaan päätöksessä korostuvat kumppanin osaaminen, kyky kehittyä tulevaisuudessa sekä valmius vastata muuttuviin tarpeisiin. Teknologiakyvykkyys ja integraatio-osaaminen nousevat keskeiseen rooliin, sillä moderni palkkahallinto rakentuu yhä vahvemmin automaation, järjestelmien yhteensopivuuden ja sujuvien prosessien varaan.
Yhtä keskeinen tekijä on datan hyödyntäminen. Palkkahallinnon tuottama tieto ei ole vain raportointia varten, vaan sillä on suora vaikutus johtamiseen, päätöksentekoon ja työntekijäkokemukseen. Oikein hyödynnettynä data tukee liiketoimintaa ja auttaa tunnistamaan kehityskohteita jo ennen kuin niistä muodostuu ongelmia.
Kun palkkahallintoa tarkastellaan pelkän operatiivisen suorituksen sijaan osana laajempaa kokonaisuutta, myös ulkoistuspäätös muuttuu. Kyse ei ole yksittäisestä hankinnasta, vaan kumppanuudesta, jossa osaaminen, teknologia ja data rakentavat yhdessä toimivaa ja kehittyvää arkea.
Jakso #3: Vihiä virheistä: Paljonko palkkamoka maksaa?
Palkkahallinnon virheet eivät ole vain pieniä lipsahduksia, vaan niillä voi olla yllättävän suuri hintalappu. Kolmannessa jaksossa integratalaiset asiantuntijat Tuomas Schwartz ja Ilari Kosonen pureutuvat siihen, mistä mokat syntyvät ja mitä ne todellisuudessa maksavat. Kuka kantaa kustannukset, kun palkkamoka sattuu? Miten riskejä voidaan vähentää ja virheitä välttää?
Palkkamokan kustannus ei aina rajoitu vain yhteen virheelliseen palkkalaskelmaan. Vaikka yksittäinen virhe on usein korjattavissa nopeasti, sen ympärille syntyy ketju vaikutuksia: selvitystyötä, korjauskierroksia ja ylimääräistä viestintää. Mitä useammin virheitä tapahtuu, sitä enemmän ne alkavat kuormittaa sekä palkkahallintoa että koko organisaatiota.
Keskeinen haaste on, että virheitä tarkastellaan liian usein yksittäisinä poikkeamina. Todellisuudessa toistuvat palkkamokat viittaavat lähes aina prosessien, järjestelmien tai toimintatapojen puutteisiin. Tällöin kyse ei ole enää yksittäisestä kustannuksesta, vaan rakenteellisesta ongelmasta, joka kasvattaa työmäärää ja riskejä ajan myötä.
Palkkamokan todellinen hinta syntyy sen vaikutuksista arkeen. Mikäli palkkoja lasketaan sisäisesti ilman ulkoistettua palkkakumppania, aikaa kuluu huomattava määrä korjaamiseen ja selvittelyyn, työn sujuvuus heikkenee ja luottamus horjuu. Siksi olennaista ei ole vain virheiden korjaaminen, vaan niiden juurisyiden tunnistaminen ja koko palkkahallinnon toimivuuden kehittäminen.
