Kausi 2: Palkkahallinnon todellisten kustannusten ytimessä

Tunne äly -podcastin toinen kausi pureutuu palkkahallinnon todellisiin kustannuksiin, riskeihin ja vastuisiin – asioihin, joista puhutaan harvoin ääneen, mutta jotka vaikuttavat 
suoraan liiketoimintaan. Tutustu jaksojen aiheisiin 👇

Laita luureihin ja ampaise ajatusjohtajuuden aallonharjalle 🚀

Jakso #1: Pikakoulutus kilpailutukseen:​ Kuinka hankkia julkishallinnon palkkaulkoistus?​

Toisen kauden avausjaksossa integratalaiset asiantuntijat Jussi Kivekäs ja Petri Kahisalo pureutuvat siihen, kuinka julkishallinnon palkkaulkoistus hankitaan. Mitä onnistunut kilpailutus vaatii ja miten vältetään yleisimmät sudenkuopat?

Julkishallinnon palkkaulkoistuksen kilpailutus on usein enemmän kuin pelkkä hankintaprosessi. Se on mahdollisuus uudistaa koko toimintamalli. Silti kilpailutuksissa keskitytään yhä liikaa järjestelmiin ja hintaan, vaikka ratkaisevaa olisi ymmärtää palvelukokonaisuus ja sen vaikutus arkeen.

Keskeinen haaste on, että kilpailutus tehdään nykytilan pohjalta ilman riittävää ymmärrystä omista prosesseista ja kehitystarpeista. Tällöin päädytään helposti vertailemaan ratkaisuja, jotka eivät vastaa tulevaisuuden tarpeita. Samalla loppukäyttäjän näkökulma, työn sujuvuus ja työntekijäkokemus jäävät liian vähälle huomiolle.

Onnistunut kilpailutus edellyttää ajattelutavan muutosta. Palkkahallintoa ei tulisi hankkia järjestelmänä, vaan palveluna ja kumppanuutena. Tämä tarkoittaa, että arvioinnissa korostuvat palvelumalli, yhteistyön toimivuus ja kyky tuottaa laatua arjessa, ei pelkästään sopimusehdoissa.

Jakso #2: Kilpailutusputki katki: Kuinka päättää palkkaulkoistuksesta​?

Kauden toisessa jaksossa integratalaiset asiantuntijat Jussi Kivekäs ja Veli-Ville Kasurinen avaavat, mitä valinnassa tulisi painottaa ja mitkä tekijät tyypillisesti hidastavat tai estävät päätöksen syntymisen.

Palkkaulkoistuksen kilpailutus ei usein kaadu vaihtoehtojen puutteeseen, vaan siihen, ettei päätöksenteolle ole riittävän selkeitä tavoitteita tai kriteerejä. Prosessi voi venyä, kiertää kehää tai jäädä kokonaan kesken, kun eri vaihtoehtoja vertaillaan ilman yhteistä ymmärrystä siitä, mitä kumppanuudelta oikeasti haetaan.

Pelkän hinnan tarkastelu ei riitä, vaan päätöksessä korostuvat kumppanin osaaminen, kyky kehittyä tulevaisuudessa sekä valmius vastata muuttuviin tarpeisiin. Teknologiakyvykkyys ja integraatio-osaaminen nousevat keskeiseen rooliin, sillä moderni palkkahallinto rakentuu yhä vahvemmin automaation, järjestelmien yhteensopivuuden ja sujuvien prosessien varaan.

Yhtä keskeinen tekijä on datan hyödyntäminen. Palkkahallinnon tuottama tieto ei ole vain raportointia varten, vaan sillä on suora vaikutus johtamiseen, päätöksentekoon ja työntekijäkokemukseen. Oikein hyödynnettynä data tukee liiketoimintaa ja auttaa tunnistamaan kehityskohteita jo ennen kuin niistä muodostuu ongelmia.

Kun palkkahallintoa tarkastellaan pelkän operatiivisen suorituksen sijaan osana laajempaa kokonaisuutta, myös ulkoistuspäätös muuttuu. Kyse ei ole yksittäisestä hankinnasta, vaan kumppanuudesta, jossa osaaminen, teknologia ja data rakentavat yhdessä toimivaa ja kehittyvää arkea.

Jakso #3: Vihiä virheistä: Paljonko palkkamoka maksaa​?

Palkkahallinnon virheet eivät ole vain pieniä lipsahduksia, vaan niillä voi olla yllättävän suuri hintalappu. Kolmannessa jaksossa integratalaiset asiantuntijat Tuomas Schwartz ja Ilari Kosonen pureutuvat siihen, mistä mokat syntyvät ja mitä ne todellisuudessa maksavat. Kuka kantaa kustannukset, kun palkkamoka sattuu? Miten riskejä voidaan vähentää ja virheitä välttää?

Palkkamokan kustannus ei aina rajoitu vain yhteen virheelliseen palkkalaskelmaan. Vaikka yksittäinen virhe on usein korjattavissa nopeasti, sen ympärille syntyy ketju vaikutuksia: selvitystyötä, korjauskierroksia ja ylimääräistä viestintää. Mitä useammin virheitä tapahtuu, sitä enemmän ne alkavat kuormittaa sekä palkkahallintoa että koko organisaatiota.

Keskeinen haaste on, että virheitä tarkastellaan liian usein yksittäisinä poikkeamina. Todellisuudessa toistuvat palkkamokat viittaavat lähes aina prosessien, järjestelmien tai toimintatapojen puutteisiin. Tällöin kyse ei ole enää yksittäisestä kustannuksesta, vaan rakenteellisesta ongelmasta, joka kasvattaa työmäärää ja riskejä ajan myötä.

Palkkamokan todellinen hinta syntyy sen vaikutuksista arkeen. Mikäli palkkoja lasketaan sisäisesti ilman ulkoistettua palkkakumppania, aikaa kuluu huomattava määrä korjaamiseen ja selvittelyyn, työn sujuvuus heikkenee ja luottamus horjuu. Siksi olennaista ei ole vain virheiden korjaaminen, vaan niiden juurisyiden tunnistaminen ja koko palkkahallinnon toimivuuden kehittäminen.

Jakso #4: Kuka pelkää palkkakonsulttia: Näin selätät mokaamisen pelon projekteissa​

Kun varmistelu vie vauhdin, projektit hidastuvat. Miten selättää mokaamisen pelko, joka jarruttaa tekemistä? Neljännessä jaksossa integratalaiset asiantuntijat Taina Lehtonen ja Annika Elonen pureutuvat siihen, mistä mokaamisen pelko syntyy ja miten se näkyy palkka-arjessa. Miten luottamus syntyy, jotta projektit etenevät ilman epäröintiä?

Palkkahallinnon projekteissa riskit ovat todellisia, mutta usein tekemistä ei hidasta itse riski vaan pelko sen toteutumisesta. Pelätään virheitä, mainehaittaa ja sitä, että jokin jää huomaamatta. Lopputuloksena varmistelu lisääntyy, päätökset viivästyvät ja projekti menettää vauhtinsa.

Samalla jaksossa käydään läpi, miten pelkoa voidaan hallita käytännössä: tunnistamalla riskit ajoissa, kirkastamalla roolit ja rakentamalla luottamusta, joka pitää tekemisen liikkeessä.

Keskeinen viesti on selkeä: virheitä ei voi täysin välttää, mutta pelon ei tarvitse ohjata tekemistä. Kun tilannekuva on kunnossa ja vastuut selkeät, projekti etenee hallitusti ilman, että vauhti katoaa varmisteluun.

Jakso #5: Palkkakumppanuuden ABC – Kuka on vastuussa, kun kaikki menee käteen?

Palkkahallinnon kumppanuudesta puhutaan usein tehokkuuden, resurssien ja sujuvamman arjen näkökulmasta. Mutta mitä tapahtuu silloin, kun prosessit eivät toimikaan odotetusti, tieto ei kulje tai palkoissa ilmenee virheitä? Missä kulkee asiakkaan ja palkkakumppanin vastuun raja – ja kuka lopulta kantaa vastuun kokonaisuudesta?

Kauden viidennessä jaksossa integratalaiset asiantuntijat Pirjo Reunanen ja Anna-Maija Marjakangas pureutuvat palkkakumppanuuden arjen tekemiseen. Miten vastuut kannattaa määritellä? Mitkä asiat jäävät liian usein epäselviksi jo yhteistyön alkuvaiheessa? Entä miksi toimiva palkkakumppanuus rakentuu paljon muustakin kuin sopimuksista?

Palkkahallinto ei ole irrallinen tukitoiminto, vaan kriittinen osa organisaation arkea. Kun vastuut, prosessit ja toimintamallit ovat selkeitä, yhteistyö toimii myös haastavissa tilanteissa. Jos ne jäävät epäselviksi, seurauksena on helposti ylimääräistä selvittelyä, viiveitä ja kasvavia riskejä.

Jaksossa keskustellaan myös siitä, miksi onnistunut palkkakumppanuus vaatii läpinäkyvyyttä, yhteistä omistajuutta ja jatkuvaa kehittämistä. Kyse ei ole vain siitä, kuka tekee mitä – vaan siitä, miten koko palkkaprosessi pidetään toimivana myös silloin, kun tilanteet muuttuvat nopeasti.

Jakso #6: Teknologiatuettu tehokkuus: Mitä maksaa maksaa palkat?

Palkkojen maksaminen on yksi organisaation kriittisimmistä prosesseista. Se näkyy jokaiselle työntekijälle ja vaatii toimiakseen saumattoman yhteistyön järjestelmien, datan ja ihmisten välillä. Silti sen todelliset kustannukset jäävät usein pintatason tarkastelun varaan.

Mistä palkanlaskennan kustannukset oikeasti muodostuu? Kauden kuudennessa jaksossa tarkastellaan palkkahallintoa kustannusten näkökulmasta – mutta ei vain euroina, vaan kokonaisuutena. Jaksossa integratalaiset asiantuntijat Veli-Ville Kasurinen ja Lotta Alatalo pureutuvat palkanlaskennan todellisiin kustannuksiin. Kuinka paljon aikaa, panosta ja rahaa palkkaprosessi todellisuudessa sitoo – ja miten välttää turhaa työtä?

Palkkahallinnon kustannuksia arvioidaan usein liian kapeasti. Pelkkä järjestelmä- tai palveluhinta ei kerro, kuinka paljon työtä jää tehtäväksi järjestelmien ulkopuolella. Jos tieto ei liiku sujuvasti, prosesseihin syntyy helposti ylimääräisiä vaiheita: tarkistuksia, korjauksia ja manuaalista tiedonsiirtoa. Nämä eivät näy suoraan laskussa, mutta vaikuttavat merkittävästi kokonaiskustannukseen.

Keskiössä on ajatus teknologiatuetusta tehokkuudesta: tehokkuus ei synny yksittäisestä järjestelmästä, vaan siitä, miten hyvin eri osat toimivat yhteen. Kun työaika-, HR- ja palkkajärjestelmät keskustelevat keskenään ja tieto liikkuu ilman katkoja, arki sujuvoituu ja virheiden määrä vähenee. Samalla vapautuu aikaa siihen, mikä vaatii asiantuntemusta ja harkintaa.

Jakso tarjoaa näkökulmia siihen, miten palkkahallintoa kannattaa tarkastella kokonaisuutena. Kyse ei ole vain kustannusten hallinnasta, vaan siitä, miten rakennetaan prosessi, joka toimii luotettavasti, skaalautuu ja tukee liiketoimintaa myös muuttuvissa tilanteissa.

Jakso #7: Älä tee turhaa työtä: Näin AI auttaa HR-arjessa

Tekoäly on noussut nopeasti osaksi HR- ja palkkahallinnon arkea. Se lupaa tehokkuutta, sujuvuutta ja ajansäästöä – ja parhaimmillaan myös lunastaa nämä odotukset. Samalla se herättää kysymyksiä: missä kohtaa tekoäly tuo oikeasti arvoa, ja milloin se voi kääntyä itseään vastaan?

Jaksossa integratalaiset asiantuntijat Riku Honkanen ja Taina Lehtonen pureutuvat tekoälyn käytännön hyödyntämiseen HR-arjessa. Keskustelussa tarkastellaan, millaisissa tehtävissä tekoäly toimii parhaiten, miten se tukee asiantuntijatyötä ja mitä kannattaa huomioida ennen kuin sitä lähdetään ottamaan laajemmin käyttöön.

Keskiössä on ajatus fiksummasta tekemisestä. Tekoäly voi vähentää rutiinityötä, nopeuttaa tiedon käsittelyä ja helpottaa arjen päätöksentekoa, mutta vain silloin, kun sen käyttö on suunniteltua ja hallittua. Ilman selkeitä toimintatapoja ja ymmärrystä tekoälyn rajoista riskinä on, että työ ei vähene – vaan muuttuu entistä sirpaleisemmaksi.

Jaksossa nostetaan esiin myös tietoturvan näkökulma, joka korostuu erityisesti palkka- ja henkilöstöhallinnossa. Kaikkea dataa ei voi käsitellä tekoälyn kautta, ja siksi on tärkeää tunnistaa, mitä tietoa voidaan hyödyntää ja missä kohtaa tulee vetää raja. Tekoäly ei ole ratkaisu kaikkiin ongelmiin, mutta oikein käytettynä se on tehokas työkalu arjen sujuvoittamiseen.