Kausi 2: Palkkahallinnon todellisten kustannusten ytimessä
Tunne äly -podcastin toinen kausi pureutuu palkkahallinnon todellisiin kustannuksiin, riskeihin ja vastuisiin – asioihin, joista puhutaan harvoin ääneen, mutta jotka vaikuttavat
suoraan liiketoimintaan. Tutustu jaksojen aiheisiin 👇
Laita luureihin ja ampaise ajatusjohtajuuden aallonharjalle 🚀
Jakso #1: Pikakoulutus kilpailutukseen: Kuinka hankkia julkishallinnon palkkaulkoistus?
Toisen kauden avausjaksossa integratalaiset asiantuntijat Jussi Kivekäs ja Petri Kahisalo pureutuvat siihen, kuinka julkishallinnon palkkaulkoistus hankitaan. Mitä onnistunut kilpailutus vaatii ja miten vältetään yleisimmät sudenkuopat?
Julkishallinnon palkkaulkoistuksen kilpailutus on usein enemmän kuin pelkkä hankintaprosessi. Se on mahdollisuus uudistaa koko toimintamalli. Silti kilpailutuksissa keskitytään yhä liikaa järjestelmiin ja hintaan, vaikka ratkaisevaa olisi ymmärtää palvelukokonaisuus ja sen vaikutus arkeen.
Keskeinen haaste on, että kilpailutus tehdään nykytilan pohjalta ilman riittävää ymmärrystä omista prosesseista ja kehitystarpeista. Tällöin päädytään helposti vertailemaan ratkaisuja, jotka eivät vastaa tulevaisuuden tarpeita. Samalla loppukäyttäjän näkökulma, työn sujuvuus ja työntekijäkokemus jäävät liian vähälle huomiolle.
Onnistunut kilpailutus edellyttää ajattelutavan muutosta. Palkkahallintoa ei tulisi hankkia järjestelmänä, vaan palveluna ja kumppanuutena. Tämä tarkoittaa, että arvioinnissa korostuvat palvelumalli, yhteistyön toimivuus ja kyky tuottaa laatua arjessa, ei pelkästään sopimusehdoissa.
Jakso #2: Kilpailutusputki katki: Kuinka päättää palkkaulkoistuksesta?
Kauden toisessa jaksossa integratalaiset asiantuntijat Jussi Kivekäs ja Veli-Ville Kasurinen avaavat, mitä valinnassa tulisi painottaa ja mitkä tekijät tyypillisesti hidastavat tai estävät päätöksen syntymisen.
Palkkaulkoistuksen kilpailutus ei usein kaadu vaihtoehtojen puutteeseen, vaan siihen, ettei päätöksenteolle ole riittävän selkeitä tavoitteita tai kriteerejä. Prosessi voi venyä, kiertää kehää tai jäädä kokonaan kesken, kun eri vaihtoehtoja vertaillaan ilman yhteistä ymmärrystä siitä, mitä kumppanuudelta oikeasti haetaan.
Pelkän hinnan tarkastelu ei riitä, vaan päätöksessä korostuvat kumppanin osaaminen, kyky kehittyä tulevaisuudessa sekä valmius vastata muuttuviin tarpeisiin. Teknologiakyvykkyys ja integraatio-osaaminen nousevat keskeiseen rooliin, sillä moderni palkkahallinto rakentuu yhä vahvemmin automaation, järjestelmien yhteensopivuuden ja sujuvien prosessien varaan.
Yhtä keskeinen tekijä on datan hyödyntäminen. Palkkahallinnon tuottama tieto ei ole vain raportointia varten, vaan sillä on suora vaikutus johtamiseen, päätöksentekoon ja työntekijäkokemukseen. Oikein hyödynnettynä data tukee liiketoimintaa ja auttaa tunnistamaan kehityskohteita jo ennen kuin niistä muodostuu ongelmia.
Kun palkkahallintoa tarkastellaan pelkän operatiivisen suorituksen sijaan osana laajempaa kokonaisuutta, myös ulkoistuspäätös muuttuu. Kyse ei ole yksittäisestä hankinnasta, vaan kumppanuudesta, jossa osaaminen, teknologia ja data rakentavat yhdessä toimivaa ja kehittyvää arkea.
Jakso #3: Vihiä virheistä: Paljonko palkkamoka maksaa?
Palkkahallinnon virheet eivät ole vain pieniä lipsahduksia, vaan niillä voi olla yllättävän suuri hintalappu. Kolmannessa jaksossa integratalaiset asiantuntijat Tuomas Schwartz ja Ilari Kosonen pureutuvat siihen, mistä mokat syntyvät ja mitä ne todellisuudessa maksavat. Kuka kantaa kustannukset, kun palkkamoka sattuu? Miten riskejä voidaan vähentää ja virheitä välttää?
Palkkamokan kustannus ei aina rajoitu vain yhteen virheelliseen palkkalaskelmaan. Vaikka yksittäinen virhe on usein korjattavissa nopeasti, sen ympärille syntyy ketju vaikutuksia: selvitystyötä, korjauskierroksia ja ylimääräistä viestintää. Mitä useammin virheitä tapahtuu, sitä enemmän ne alkavat kuormittaa sekä palkkahallintoa että koko organisaatiota.
Keskeinen haaste on, että virheitä tarkastellaan liian usein yksittäisinä poikkeamina. Todellisuudessa toistuvat palkkamokat viittaavat lähes aina prosessien, järjestelmien tai toimintatapojen puutteisiin. Tällöin kyse ei ole enää yksittäisestä kustannuksesta, vaan rakenteellisesta ongelmasta, joka kasvattaa työmäärää ja riskejä ajan myötä.
Palkkamokan todellinen hinta syntyy sen vaikutuksista arkeen. Mikäli palkkoja lasketaan sisäisesti ilman ulkoistettua palkkakumppania, aikaa kuluu huomattava määrä korjaamiseen ja selvittelyyn, työn sujuvuus heikkenee ja luottamus horjuu. Siksi olennaista ei ole vain virheiden korjaaminen, vaan niiden juurisyiden tunnistaminen ja koko palkkahallinnon toimivuuden kehittäminen.
Jakso #4: Kuka pelkää palkkakonsulttia: Näin selätät mokaamisen pelon projekteissa
Kun varmistelu vie vauhdin, projektit hidastuvat. Miten selättää mokaamisen pelko, joka jarruttaa tekemistä? Neljännessä jaksossa integratalaiset asiantuntijat Taina Lehtonen ja Annika Elonen pureutuvat siihen, mistä mokaamisen pelko syntyy ja miten se näkyy palkka-arjessa. Miten luottamus syntyy, jotta projektit etenevät ilman epäröintiä?
Palkkahallinnon projekteissa riskit ovat todellisia, mutta usein tekemistä ei hidasta itse riski vaan pelko sen toteutumisesta. Pelätään virheitä, mainehaittaa ja sitä, että jokin jää huomaamatta. Lopputuloksena varmistelu lisääntyy, päätökset viivästyvät ja projekti menettää vauhtinsa.
Samalla jaksossa käydään läpi, miten pelkoa voidaan hallita käytännössä: tunnistamalla riskit ajoissa, kirkastamalla roolit ja rakentamalla luottamusta, joka pitää tekemisen liikkeessä.
Keskeinen viesti on selkeä: virheitä ei voi täysin välttää, mutta pelon ei tarvitse ohjata tekemistä. Kun tilannekuva on kunnossa ja vastuut selkeät, projekti etenee hallitusti ilman, että vauhti katoaa varmisteluun.
Jakso #5: Palkkakumppanuuden ABC – Kuka on vastuussa, kun kaikki menee käteen?
Palkkahallinnon kumppanuudesta puhutaan usein tehokkuuden, resurssien ja sujuvamman arjen näkökulmasta. Mutta mitä tapahtuu silloin, kun prosessit eivät toimikaan odotetusti, tieto ei kulje tai palkoissa ilmenee virheitä? Missä kulkee asiakkaan ja palkkakumppanin vastuun raja – ja kuka lopulta kantaa vastuun kokonaisuudesta?
Kauden viidennessä jaksossa integratalaiset asiantuntijat Pirjo Reunanen ja Anna-Maija Marjakangas pureutuvat palkkakumppanuuden arjen tekemiseen. Miten vastuut kannattaa määritellä? Mitkä asiat jäävät liian usein epäselviksi jo yhteistyön alkuvaiheessa? Entä miksi toimiva palkkakumppanuus rakentuu paljon muustakin kuin sopimuksista?
Palkkahallinto ei ole irrallinen tukitoiminto, vaan kriittinen osa organisaation arkea. Kun vastuut, prosessit ja toimintamallit ovat selkeitä, yhteistyö toimii myös haastavissa tilanteissa. Jos ne jäävät epäselviksi, seurauksena on helposti ylimääräistä selvittelyä, viiveitä ja kasvavia riskejä.
Jaksossa keskustellaan myös siitä, miksi onnistunut palkkakumppanuus vaatii läpinäkyvyyttä, yhteistä omistajuutta ja jatkuvaa kehittämistä. Kyse ei ole vain siitä, kuka tekee mitä – vaan siitä, miten koko palkkaprosessi pidetään toimivana myös silloin, kun tilanteet muuttuvat nopeasti.
Jakso #6: Teknologiatuettu tehokkuus: Mitä maksaa maksaa palkat?
Palkkojen maksaminen on yksi organisaation kriittisimmistä prosesseista. Se näkyy jokaiselle työntekijälle ja vaatii toimiakseen saumattoman yhteistyön järjestelmien, datan ja ihmisten välillä. Silti sen todelliset kustannukset jäävät usein pintatason tarkastelun varaan.
Mistä palkanlaskennan kustannukset oikeasti muodostuu? Kauden kuudennessa jaksossa tarkastellaan palkkahallintoa kustannusten näkökulmasta – mutta ei vain euroina, vaan kokonaisuutena. Jaksossa integratalaiset asiantuntijat Veli-Ville Kasurinen ja Lotta Alatalo pureutuvat palkanlaskennan todellisiin kustannuksiin. Kuinka paljon aikaa, panosta ja rahaa palkkaprosessi todellisuudessa sitoo – ja miten välttää turhaa työtä?
Palkkahallinnon kustannuksia arvioidaan usein liian kapeasti. Pelkkä järjestelmä- tai palveluhinta ei kerro, kuinka paljon työtä jää tehtäväksi järjestelmien ulkopuolella. Jos tieto ei liiku sujuvasti, prosesseihin syntyy helposti ylimääräisiä vaiheita: tarkistuksia, korjauksia ja manuaalista tiedonsiirtoa. Nämä eivät näy suoraan laskussa, mutta vaikuttavat merkittävästi kokonaiskustannukseen.
Keskiössä on ajatus teknologiatuetusta tehokkuudesta: tehokkuus ei synny yksittäisestä järjestelmästä, vaan siitä, miten hyvin eri osat toimivat yhteen. Kun työaika-, HR- ja palkkajärjestelmät keskustelevat keskenään ja tieto liikkuu ilman katkoja, arki sujuvoituu ja virheiden määrä vähenee. Samalla vapautuu aikaa siihen, mikä vaatii asiantuntemusta ja harkintaa.
Jakso tarjoaa näkökulmia siihen, miten palkkahallintoa kannattaa tarkastella kokonaisuutena. Kyse ei ole vain kustannusten hallinnasta, vaan siitä, miten rakennetaan prosessi, joka toimii luotettavasti, skaalautuu ja tukee liiketoimintaa myös muuttuvissa tilanteissa.
Jakso #7: Älä tee turhaa työtä: Näin AI auttaa HR-arjessa
Tekoäly on noussut työelämän kuumimmaksi puheenaiheeksi, mutta henkilöstöhallinnossa sen hyödyntäminen on monessa organisaatiossa vielä alkutekijöissään. Samalla odotukset kasvavat: tekoälyn pitäisi säästää aikaa, tehostaa prosesseja ja vapauttaa asiantuntijat keskittymään työhön, jossa heidän osaamisellaan on eniten merkitystä.
Jaksossa integratalaiset asiantuntijat Riku Honkanen ja Taina Lehtonen pureutuvat tekoälyn käytännön hyödyntämiseen HR-arjessa. Keskustelussa tarkastellaan, miten tekoälyä kannattaa hyödyntää henkilöstöhallinnossa jo tänään. Keskustelussa pureudutaan käytännön käyttökohteisiin, tietoturvaan, AI-agentteihin sekä siihen, miksi tekoälyä käyttöönotettaessa kannattaa samalla tarkastella myös omia prosesseja uudesta näkökulmasta.
Tekoäly ei ole vain uusi työkalu vanhojen toimintatapojen rinnalle. Parhaimmillaan se auttaa tunnistamaan rutiinit, jotka kannattaa automatisoida, tukee viestintää ja dokumentointia sekä vapauttaa aikaa asiantuntijatyöhön. Samalla korostuu ihmisen rooli: tekoäly tuottaa ehdotuksia ja nopeuttaa tekemistä, mutta vastuu päätöksistä, tulkinnoista ja vuorovaikutuksesta säilyy edelleen asiantuntijalla.
AI-agentit vievät kehitystä vielä pidemmälle. Kun tekoäly saa käyttöönsä tarvittavat työkalut ja rajatut tehtävät, se voi hoitaa itsenäisesti esimerkiksi muistutuksia, tiedonhakua tai muita toistuvia työvaiheita. Onnistunut käyttöönotto edellyttää kuitenkin oikeita työkaluja, selkeitä pelisääntöjä ja tietoturvan huomioimista alusta alkaen.
Jakso #8: Älä tee tyhmää työtä: Palkka-avoimuus ja analytiikka arjessa
Palkka-avoimuus ei ole vain uusi lakisääteinen velvoite, vaan muutos tavassa, jolla organisaatioissa puhutaan palkitsemisesta. Kun palkkauksen perusteet muuttuvat läpinäkyvämmiksi, korostuvat myös oikeudenmukaiset rakenteet, laadukas henkilöstödata ja esihenkilöiden valmiudet käydä palkkakeskusteluja.
Jaksossa integratalaiset asiantuntijat Laura Huhtiniemi ja Anna-Maija Marjakangas keskustelevat siitä, mitä palkka-avoimuus tarkoittaa käytännössä ja miten organisaatioiden kannattaa valmistautua muutokseen. Keskustelussa pureudutaan palkkarakenteiden läpinäkyvyyteen, yksityisyydensuojan ja avoimuuden tasapainoon sekä siihen, miten työelämän murros haastaa perinteisiä palkitsemisen malleja.
Palkka-avoimuuteen valmistautuminen ei tarkoita pelkästään raportointivelvoitteiden täyttämistä. Organisaatioiden on pystyttävä perustelemaan palkkaerot johdonmukaisesti, arvioimaan rooleja yhdenmukaisin kriteerein ja rakentamaan palkkarakenteita, jotka kestävät sekä muuttuvan lainsäädännön että nopeasti kehittyvän työelämän vaatimukset. Erityisesti tekoälyn muuttaessa työnkuvia ja osaamistarpeita myös palkitsemisen perusteita on tarkasteltava uudesta näkökulmasta.
Muutoksen onnistuminen edellyttää ennen kaikkea laadukasta dataa. Kun henkilöstö-, rooli- ja palkkatiedot ovat ajan tasalla ja helposti hyödynnettävissä, ne tukevat paitsi palkka-avoimuuden vaatimuksia myös tiedolla johtamista ja liiketoiminnan päätöksentekoa. Palkka-avoimuus onkin parhaimmillaan paljon enemmän kuin sääntelyä – se on mahdollisuus rakentaa läpinäkyvämpiä toimintatapoja ja vahvistaa luottamusta koko organisaatiossa.
Jakso #9: Järkevä järjestelmäpino: Näin valitset toimivan työaikajärjestelmän
Työaikajärjestelmä on paljon enemmän kuin väline työajan kirjaamiseen. Oikein valittuna se tukee sujuvaa arkea, helpottaa esihenkilöiden työtä, automatisoi palkanlaskentaa ja tuottaa luotettavaa dataa liiketoiminnan tueksi. Väärä valinta voi puolestaan lisätä manuaalista työtä, vaikeuttaa prosesseja ja hidastaa koko organisaation toimintaa.
Jaksossa integratalaiset asiantuntijat Marika Lyyra ja Laura Tiits pureutuvat siihen, miten valita toimiva työaikajärjestelmä osaksi sujuvaa HR- ja palkkakokonaisuutta. Jaksossa käydään läpi, mitä järjestelmävalinnassa kannattaa huomioida, miten tulevaisuuden tarpeisiin kannattaa varautua jo hankintavaiheessa sekä miksi onnistunut käyttöönotto on paljon enemmän kuin pelkkä järjestelmäprojekti.
Toimivan työaikajärjestelmän lähtökohta on organisaation omien tarpeiden tunnistaminen. Työaikamallit, työehtosopimukset, työvuorosuunnittelu, raportointi, integraatiot ja käyttäjäryhmien erilaiset tarpeet vaikuttavat kaikki siihen, millainen ratkaisu palvelee organisaatiota parhaiten. Samalla kannattaa katsoa nykyhetkeä pidemmälle: miten järjestelmä tukee kasvua, automaatiota ja tiedolla johtamista myös tulevaisuudessa.
Järjestelmän käyttöönotto on samalla mahdollisuus tarkastella omia toimintatapoja kriittisesti. Vanhoja prosesseja ei kannata siirtää sellaisenaan uuteen järjestelmään, vaan hyödyntää muutos yhtenäistämiseen, kehittämiseen ja turhan manuaalisen työn karsimiseen. Onnistuminen edellyttää huolellista valmistautumista, selkeää muutosjohtamista sekä koko organisaation osallistamista – aina suunnittelusta testaukseen ja käyttöönottoon asti.
Jakso #10: HR-tabut: Mistä kukaan ei puhu? Ketkä välttelevät vastuuta?
HR:n rooli on muuttunut merkittävästi. Siltä odotetaan yhä vahvempaa liiketoiminnan ymmärrystä, tiedolla johtamista ja kykyä ennakoida tulevaa. Silti arki kuluu monessa organisaatiossa edelleen tulipalojen sammuttamiseen, yksittäisten tilanteiden ratkaisemiseen ja hallinnollisiin rutiineihin. Miten henkilöstöhallinto voi nousta aidosti strategiseksi kumppaniksi?
Tunne äly -podcastin toisen kauden viimeisessä jaksossa integratalaiset asiantuntijat Noona Wilskman ja Laura Paronen pureutuvat tilanteisiin, joissa vastuut hämärtyvät, roolit ovat epäselvät ja kokonaiskuva kärsii. Keskustelussa pureudutaan siihen, miksi strateginen työ jää usein arjen kiireiden varjoon, miten HR-data saadaan tukemaan liiketoiminnan päätöksentekoa ja miksi selkeät linjaukset ovat yksi vaikuttavan henkilöstöhallinnon tärkeimmistä työkaluista.
Vaikuttava henkilöstöhallinto rakentuu liiketoiminnan ja arjen syvällisestä ymmärtämisestä. Kun henkilöstöprosesseja tarkastellaan osana liiketoimintaa, datasta saadaan enemmän irti kuin pelkkiä raportteja – sen avulla voidaan tunnistaa ilmiöitä, ennakoida tulevaa ja tehdä päätöksiä, joilla on vaikutusta myös viivan alle. Samalla henkilöstöhallinnon rooli muuttuu reaktiivisesta toimijasta aktiiviseksi kehittäjäksi.
Strateginen rooli edellyttää myös rohkeutta tehdä linjauksia. Yhteiset toimintamallit, selkeät pelisäännöt ja johdonmukaiset päätökset vähentävät tarpeettomia poikkeuksia, tukevat oikeudenmukaista henkilöstöjohtamista ja helpottavat organisaation arkea. Mitä paremmin henkilöstöhallinto tuntee liiketoiminnan ja sen käytännöt, sitä vaikuttavampia päätöksiä se pystyy tekemään.
