Sopivatko globaalit HR-järjestelmät suomalaiseen työelämään?
Suomen kansalliset palkanlaskennan lait ja lainalaisuudet asettavat omat ainutlaatuiset haasteensa globaalien HR-järjestelmien käyttöönotolle. Sopivatko globaalit HR-järjestelmät suomalaiseen työelämään? Integratalainen Riku Honkanen vastaa.
Suomen kansalliset palkanlaskennan lait ja lainalaisuudet asettavat omat ainutlaatuiset haasteensa globaalien HR-järjestelmien käyttöönotolle. HR-järjestelmät, kuten WorkDay, SAP SuccessFactors ja HiBob, ovat globaaleja työkaluja, jotka on suunniteltu vastaamaan useiden eri markkinoiden tarpeisiin. Ne sisältävät erittäin laajasti henkilöstöhallinnan toiminnallisuuksia.
Mutta. Erityispiirteet Suomen työmarkkinoilla ja lainsäädännössä tekevät niiden soveltamisesta kattavasti kaikkeen työsuhteiden hallintaan haastavaa. Etenkin palkkahallinnon sujuva hoitaminen kansainvälisellä tuotteella vaatii kompromissien tekemistä.
Mahdotonta tämä ei toki ole.
Kansalliset rajoitteet globaalien HR-järjestelmien soveltamiselle
Suomessa työehtosopimukset, lainsäädäntö, Tulorekisteri, Kela ja työterveyshuolto asettavat erityisvaatimuksia palkka- ja HR-järjestelmille. Esimerkiksi lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.
”Lomalauantaisäännöt, lomarahavapaavaihdot, ammattiyhdistysmaksut tai ulosotot ovat hankalia hallita kansainvälisissä ohjelmistoissa.”
Kansalliset rajoitteet kannattaa huomioida.
Lisäksi, palkkajärjestelmien on oltava kytkettyinä Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin. Jokainen palkanmaksu ja palkkailmoitus on siis toimitettava Verohallinnon Tulorekisteriin, ja tietoja on vaihdettava myös Kelan ja työterveyspalveluiden kanssa. Tämä vaatii teknisiä rajapintoja, jotka eivät välttämättä ole valmiina globaaleissa HR-järjestelmissä.
Ratkaisut: Paikallinen palkkajärjestelmä + integraatiot
Näihin haasteisiin voidaan vastata useilla eri tavoilla. Toimivin ratkaisu usein on käyttää Suomeen sopivaa palkkajärjestelmää, joka sisältää tarvittavat rajapinnat Tulorekisteriin ja muihin pakollisiin sidosryhmiin.
”Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin.”
Yhdistä paikallinen ja globaali järjestelmä.
Paikallinen järjestelmä pystyy paremmin vastaamaan paikallisiin vaatimuksiin. Globaalilla HR-järjestelmällä puolestaan huolehditaan muista HRM- ja HRD-prosesseista. Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin ja helpottavat HR-järjestelmissä olevien rajoitteiden kiertämistä sekä sovittamista suomalaiseen toimintaympäristöön.
”Ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot paikallisten järjestelmien kanssa mahdollistavat monimutkaisten prosessien automatisoinnin.”
Saamme sovitettua systeemisi suomalaiseen toimintaympäristöön.
HR Master Data liimaa HR-järjestelmien prosessit
Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti. HR-datan hyödyntäminen analytiikan ja raportoinnin avulla on yhä tärkeämpi osa organisaatioiden strategista päätöksentekoa ja henkilöstöjohtamista.
”Olipa kyseessä sitten globaali tai paikallinen HR-järjestelmä, on oleellista, että HR Master Data saadaan kulkemaan järjestelmien välillä luotettavasti.”
HR-raportointi ja -analytiikka luo mahdollisuuksia.
HR-datasta saatava analytiikka auttaa yrityksiä ymmärtämään paremmin henkilöstön rakennetta, osaamista, suorituskykyä ja sitoutumista, ja mahdollistaa näin tehokkaamman ja tavoitteellisemman HR-johtamisen.
Hyvin hoidettu HR-data mahdollistaa myös EU:n palkka-avoimuus direktiiviin noudattamisen vaivatta.
”Hyvin hoidettu HR-data mahdollistaa myös EU:n palkka-avoimuus direktiiviin noudattamisen vaivatta.”
Palkka-avoimuus pian pakolliseksi.
Globaali HR-järjestelmä saadaan taipumaan Suomen työmarkkinoille
Vaikka globaalien HR-järjestelmien sovittaminen Suomen työmarkkinoille on haastavaa, nykyteknologian avulla on mahdollista luoda tehokkaita ja toimivia kokonaisratkaisuja. Paikalliset palkkajärjestelmät, ohjelmistorobotiikka ja hyvin suunnitellut integraatiot mahdollistavat globaalien järjestelmien sopeuttamisen Suomen erityisvaatimuksiin.
Tärkeintä on varmistaa HR Master Datan luotettava hallinta, joka mahdollistaa sujuvan tiedonkulun ja auttaa organisaatioita noudattamaan sekä Suomen lainsäädäntöä että globaalin organisaation omia tarpeita.
