Tarve tulevaisuuden työajalle

Hankkija työllistää noin 1000 henkilöä maatalous- ja konekaupan alalla eri puolilla Suomea. Organisaatiossa noudatetaan sekä kaupan alan että ETL:n (elintarvikealan teollisuuden) työehtosopimuksia, mikä tuo moniulotteisuutta ja vaatimuksia myös henkilöstöhallinnon ratkaisuihin.

Tuhannen hengen työajanhallinta ei käy käden käänteessä ilman toimivia järjestelmiä – saati kun samalla täytyy vastata kahden eri työehtosopimuksen asettamiin vaatimuksiin ja huomioida ne työvuorosuunnittelussa.

Hankkijan työaikajärjestelmän uudistuksen taustalla painoi tarve helpottaa esihenkilöiden arkea ja tehdä työvuorosuunnittelusta toimivampaa. Työntekijöille haluttiin työaika taskuun.

Mistä työaikajärjestelmän uudistus sai alkunsa?

– Aiempi työaikajärjestelmä alkoi olla kankea tarpeisiimme nähden. Se vaati paljon räätälöintiä ja alkoi tulla tiensä päähän. Kaipasimme jotain ketterämpää ja modernimpaa, kertoo Hankkijan henkilöstöjohtaja Päivi Niskanen.

Yksi järjestelmä – kaksi työehtosopimusta

Hankkijalla toimitaan kahden eri työehtosopimuksen piirissä (ETL & Kaupan TES), joten järjestelmältä vaadittiin paljon.

– Halusimme yhden järjestelmän, joka taipuu molempiin. Koska kaupan puolella henkilöstömäärä on suurempi, mentiin se edellä, mutta järjestelmän piti palvella yhtä sujuvasti myös ETL-puolta.

– TES-ohjaus oli meille ehdoton. Halusimme järjestelmän, joka tunnistaa virheet ja ohjaa oikeaan suuntaan, Päivi sanoo.

Tulevaisuuden työaikajärjestelmän piti olla myös käyttäjäystävällinen ja integroitavissa palkanlaskentaan. Quinyx tarjosi teknologian – mutta käyttöönottoon tarvittiin kumppani, joka puhuu myös sujuvasti HR:ää ja taivuttaa teknologian osaksi HR-prosessia. Miksi järjestelmätoimittajaksi valikoitui Integrata?

– Kaipasimme kumppania, joka kääntää järjestelmäkielen ymmärrettäväksi ja auttaa personoimaan järjestelmästä tarpeidemme mukaisen, jolloin meillä jää aikaa HR-työlle. Integratalla oli kokemusta tästä, kiteyttää HR-asiantuntija Maarit Wallin.

Tiukasta aikataulusta huolimatta projekti eteni suunnitelman mukaan ja käyttöönoton sutjakkuus yllätti IT-osastonkin positiivisesti. Käyttöönotto sujui aikataulussa ja ilman mutkia.

Integratan jatkuva tuki on vakuuttanut:

– Tukipyynnöt hoidetaan, viesteihin vastataan nopeasti ja meitä tuetaan aktiivisesti, Maarit summaa jo vuosia kestänyttä yhteistyötä.

Uudistus helpotti HR:ää – ja työntekijöitä

Järjestelmäuudistuksen myötä työvuorosuunnittelusta tuli reaaliaikaista ja läpinäkyvää. Työaikojen kirjaukset ja hyväksynnät tapahtuvat suoraan järjestelmässä – ja palkanmaksun oikeellisuus varmistuu samalla.

– Hyvin tehty työvuoropohja säästää esihenkilön aikaa. Esihenkilöt totesivat pian käyttöönoton jälkeen, etteivät missään nimessä haluaisi palata vanhaan järjestelmään. Quinyx tuntui heti ketterältä ja helppokäyttöiseltä.

– Nyt vuorot näkyvät reaaliaikaisesti mobiilissa – ja tieto säilyy järjestelmässä, Maarit summaa.

Ei enää paperilappuja tai sähköpostirumbaa: vapaatoiveet kerätään suoraan järjestelmässä, ja julkaistut työvuorolistat näkyvät heti myös työntekijöille. Henkilöstöltä saatu palaute on ollut yksiselitteistä: ”Sovellus on helppokäyttöinen ja työvuorot kulkevat aina mukana”.

Järjestelmä tuo mukanaan myös tasa-arvoa: lisätyötä tarjotaan samoilla ehdoilla kaikille ja TES-säännöt näkyvät suoraan käytännössä.

– Järjestelmä ei unohda – kaikki muutokset dokumentoituvat, Päivi tiivistää.