Parannus palkkoihin ja teknologioihin

Hartela haki parannusta HR-arkeen

Hartela on yksi Suomen suurimmista rakennusliikkeistä. Hartela on perustettu jo vuonna 1942, jolloin perustaja Emil Hartela totesi: ”Jos se on tekemisen väärtti, niin kannattaa tehdä kunnolla!”. Tämä yli 80 vuotta vanha tokaisu toimi yhä yhteisessä projektissamme, jossa otettiin käyttöön HR- ja palkkajärjestelmä Mepco HRM sekä tuotiin Automaatio ja Analytiikka henkilöstö- ja palkkahallinnon avuksi ja liiketoiminnan tueksi.

Projektipäällikkönä toiminut Hartelan henkilöstöpäällikkö Sanna Vilhonen, mikä kaikki oli tekemisen väärttiä, eli nykykielellä wörttiä?

– Arki helpottui huomattavasti. Palkka-asiantuntijoiltamme on selkeästi vapautunut aikaa tehdä asiantuntijatyötä automaation ja toimivien teknologioiden myötä. Virhemarginaali on minimissä. Myös HR-työ helpottui.

Vilhonen miettii hetken ja antaa vielä konkreettisia esimerkkejä hartelalaisten arjesta:

– Aiemmin tuskailimme HR- ja palkkajärjestelmän versiopäivitysten kanssa. Ne hoituvat nyt automaattisesti eikä meidän tarvitse HR:ssä murehtia niistä enää!

– Työ on nyt tietoturvallista, kun sopimuksia ei enää lähetetä sähköpostissa eikä papereita pyöri työmailla.

Sähköposteista Hartela halusikin eroon. Miksi?

– Tietoturva oli nimenomaan yksi keskeinen syy. Asioita liikkui liikaa sähköpostilla. Manuaalista työtä piti vähentää.

Mepco siis toimii tehokkaasti Hartelan tarpeisiin. Myös Mepcon pilvipalvelu saa kiitosta. Projektissa otettiin käyttöön lisäksi palkkahallinnon automaatio, henkilöstöanalytiikka sekä mm. työsuhteen elinkaaren lomakkeet.

– Nytkin eletään kesätyöaikaa ja perinteisesti kiireisiä kuukausia. Automaation myötä ihmisiä ei enää tarvitse perustaa paperilla, vaan tieto toimitetaan sähköisesti HR-järjestelmään, jossa työsopimus luodaan. Sopimus menee sieltä suoraan sähköisesti allekirjoitettavaksi, jonka jälkeen robotti palauttaa sen allekirjoitettuna järjestelmään ja avaa uuden työsuhteen.

– Tässä jäi monen monta mailia pois, kun automaation avulla homma hoituu käytännössä kokonaan järjestelmässä, Vilhonen kuvailee arjen apua.

Ajanmukaista analytiikkaa ja sujuvaa sopimista

Älykkäämpien henkilöstö- ja palkkahallinnon prosessien ja teknologian tuen lisäksi Hartelan tarve oli henkilöstötiedon raportoinnin ja analytiikan osalta ilmeinen: tulevaisuuden Analytiikka-alusta. HR-raportoinnin tarve oli kasvanut vuosien saatossa. Hartela on yli 460 hengen kookas konsernirakenteinen yritys, jossa käytettiin vielä Exceliä ja tehtiin tehotonta käsityötä.

– Raportointi oli melkoista leikkaa-liimaa-leikkiä ja toisinaan piti piirtääkin, Vilhonen muistelee nyt hieman huvittuneena.

– Yhteistyö vapautti sekä palkka-asiantuntijoidemme että HR:n aikaa. Mepcossa pyörivät nyt ne asiat, jotka kone voi hoitaa. Myös raportointi hyödyntää automatiikkaa. Aikaa jää analytiikalle ja arjen asiantuntijatyölle.

Arjen kautta kehittäminen on integratalaisenkin tekemisen ytimessä. Kokonaisprojektissa asiakas oivalsi lisäksi, että alustoihin siirtyminen kannattaa Hartelan päässä porrastaa: 1) Mepco Palkat, 2) Mepco HR,
3) Analytiikka-alusta. Oivallus otettiin huomioon jo projektin aikana.

– Näinkin voi toimia. Integratalaisilla oli kaikki hallinnassa, aikataulutettu ja porrastuksen mukaisesti rytmitetty. Yhdessä saimme kaiken kuivin jaloin käyttöön. On hienoa, kun palautteen voi antaa suoraan sydämestä, Sanna Vilhonen kiittelee.

– Voisin vielä nostaa, että jo sopimusneuvotteluvaihe Integratan kanssa oli positiivinen kokemus. Vallalla oli hyvä henki. Saatiin maanläheisesti ja joustavasti käytyä kaikki läpi. Kiva, kun ei ole liian jäykkää ja byrokraattista, vaan käytännönläheisesti ja järkevästi yhteistyössä viedään asioita eteenpäin, asiakas sanailee sopimisesta.

Hartela siis haki parannusta. Mitä mieltä on asiakas, toteutuiko tavoite, ja ennen kaikkea, ”tehtiinkö kunnolla”?

– Olemme olleet Integratan palveluun tosi tyytyväisiä. Sekä projektin aikana että jatkuvan palvelun osalta. Projektitiimi oli aivan huikea – paljon parempi, kuin osasin edes odottaa. He vastasivat tosi nopeasti, olivat aina valmiita joustamaan ja keksimään ratkaisuja. Huippusuoritus! Uskoaksemme kaikkeen tähän tähtäsi myös Hartelan perustaja: Kannattaa tehdä – ja tehdä kunnolla.