Palkanlaskija irtisanoutui? Karista kaaos
Palkanlaskija irtisanoutui, sairastui äkillisesti tai on pidempään poissa. Miten karistat kaaoksen ja varmistat, että palkat maksetaan ajallaan? Asiantuntijamme vinkeillä varaudut ja vältät (suurimman) sekasorron.
Palkanlaskennan järjestäminen omin voimin voi toisinaan olla kustannustehokasta, mutta se myös sisältää henkilöriskin. Kohtaamme jatkuvasti yrityksiä, joiden ainoa, tai osaavin, palkanlaskija jää pois töistä.
Palkanlaskijan irtisanoutuminen pistää puntit tutisemaan. Miten irtisanomisajan puitteissa pystyy järjestelmään palkanlaskennan niin, etteivät palkat pahimmassa tapauksessa jää maksamatta? Saati silloin, kun kenties ainoa tekijä sairastuu tai estyy tekemään työtä. Mahdolliset kustannussäästöt valuvat vilkkaasti viemäristä, jos työntekijöiden palkkoja jää maksamatta, tai jos ne maksetaan virheellisesti.
Mahdolliset kustannussäästöt valuvat vilkkaasti viemäristä, jos työntekijöiden palkkoja jää maksamatta, tai jos ne maksetaan virheellisesti.
Myös hiljainen tieto hukkuu henkilövaihdoksissa helposti.
Hiljainen tieto hukkuu henkilövaihdoksissa helposti. Tietotaitoa ei missään nimessä tule päästää karkaamaan yrityksestä. Ilman sitä palkkojen laskeminen edes vanhan mallin mukaisesti sekä maksuun saaminen ajallaan vaatii salapoliisityötä, jossa selvitetään kohta kohdalta, mitä järjestelmissä on tehty ja pyritään pahimmillaan arvaamaan, miksi juuri näin on toimittu.
Poimi ohesta vinkit, miten pääset viisaasti vähemmällä.
Miten välttää kaaos palkanlaskijan irtisanoutuessa?
01
Varmista palkkaprosessien dokumentaatio
Pyydä palkanlaskijaa tekemään prosessikuvaukset heti irtisanomisajan alussa.
02
Hanki hiljainen tieto
Teetä tarkka ohje. Mitä kaikkea laskija tekee ja miksi? Mitä painikkeita painetaan (ja mitä ei)?
03
Turvaa tuki
Kartoita eri vaiheisiin osallistuvat ja järjestelmiä taitavat. Turvaa tuki heiltä ja hanki asiantuntijan apua.
04
Tunnista puuttuvat osaamiset
Näin varmistat kyvyn hankkia kriittisin apu siirtymävaiheeseen ja osaat rakentaa rekrytointi-ilmoituksen.
05
Valmistele esihenkilöt
Seuraavien palkkakausien aikana palkat voivat kuormittaa tavallista enemmän.
06
Karista kaaos
Valmistautumisella ja asiantuntevalla avulla minimoit kaaoksen keston ja laajuuden.
Tärkeää on pitää mielessä, että laiskasti läpiviety siirtymävaihe ei aiheuta päänvaivaa pois jäävälle palkanlaskijalle, vaan organisaatiollenne. Pyri siis motivoimaan lähtijä tekemään laadukkaat dokumentaatiot. Ennakoimalla turvaat työrauhaa ja pidät palkat pyörimässä.
Pyri siis motivoimaan lähtijä tekemään laadukkaat dokumentaatiot. Ennakoimalla turvaat työrauhaa ja pidät palkat pyörimässä.
Laiskasti läpiviety siirtymävaihe aiheuttaa päänvaivaa pelkästään organisaatiolle.
Mikäli mielit varautua muutoksiin kattavammin ennalta, lue myös vinkit siihen, miten palkanlaskijan irtisanoutuminen voi olla paikka päivittää palkanlaskenta tälle vuosikymmenelle.
Tarvitsetko asiantuntijan apua?
Meiltä saat apua niin akuuttiin tarpeeseen kuin palkkahallinnon systemaattiseen kehittämiseenkin. Ota yhteyttä tai lue vielä, mitä muut olivat osaamisestamme mieltä.
Mikäli aihe mietityttää ja haluat kysyä lisää, voit myös varata lyhyen ajan suoraan kalenteristani.
