Palkanlaskijan irtisanoutuminen on paikka uudistaa palkat

Kuten tiedämme, ainoan tai osaavimman palkanlaskijan irtisanoutuminen kanavoi kaaoksen. Sisäisessä palkanlaskennassa kannattaakin hyvissä ajoin varautua siihen, että prosessit ovat järkevät ja hyvin dokumentoidut. Asiantuntijamme avaa, miksi laskijan lähtö voi olla paikka uudistaa palkat?

Kaaoksen kestoa saa lyhennettyä ja laajuutta pienennettyä tehokkaasti hankkimalla asiantuntevaa apua jo hyvän sään aikana, viimeistään heti palkanlaskijan ilmoitettua irtisanoutumisesta. Pääasia, että tunnet palkkaprosessinne hyvin ja varmistut sen tehokkuudesta.

Muutos on aina myös mahdollisuus. Laskijan lähtiessä saattaa samalla viritä tarve myös pistää palkat parempaan pakettiin tulevaisuuteen tähyillen tai kehittää palkanlaskentaa.

Kumppani voi esimerkiksi dokumentoida nykyisen prosessin lähtevän palkanlaskijan kanssa ja samalla tarkastella, onko prosessi tarpeeksi tehokas tähän päivään– ja tulevaisuuteen. Palkanlaskennan kehityksen asiantuntija tunnistaa nopeasti kehityskohteet ja auttaa automatisoimaan ja ajantasaistamaan prosessia sen sijaan, että organisaatioonne palkataan uusi palkanlaskija työskentelemään totutulla tavalla.

Palkanlaskennan kehityksen asiantuntija tunnistaa nopeasti kehityskohteet ja auttaa automatisoimaan ja ajantasaistamaan prosessia.

Asiantuntijan apu on pohdinnan paikka.

Kokemuksemme mukaan pystymme parantamaan tehokkuutta etenkin silloin, kun tekninen järjestelmä- ja automaatio-osaaminen asiakkaalla ei ole pysynyt kehityksen vauhdissa.

Luonnollisessa epäjatkuvuuskohdassa, esimerkiksi palkanlaskijan irtisanoutuessa, on useita hyviä vaihtoehtoja palkanlaskennan kaaoksen minimointiin. Poimi ohesta vinkit.

Vaihtoehtojen hyvät ja huonot puolet

Rekrytoidaan uusi näkemyksellinen ja kehityskykyinen palkanlaskija

Hyvää 👍🏻

• Rekrytointiprosessi on todennäköisesti tutumpi kuin palkanlaskentakumppanin hankinta
• Nykyinen kustannusrakenne säilynee
• Palkanlaskija voidaan perehdyttää vanhaan toimintatapaan ja kehitystä voidaan tehdä pikkuhiljaa uuden palkanlaskijan osaamisen mukaan.

Huonoa 👎🏻

• Rekrytointi ja aloitus todennäköisimmin ei onnistu irtisanomisajan puitteissa, vaan väliin täytyy keksiä tapa hoitaa palkanlaskenta ja varmistaa perehdytystiedon siirtyminen
• Osaavaa ja pitkäjänteisesti kehittämiseen motivoituvaa työvoimaa voi olla hankala rekrytoida
• In-house-palkanlaskijalla on näkymä vain yhden yrityksen arkeen ja kehitykseen, jolloin muualta hyvien käytäntöjen tuominen ei tapahdu niin luonnollisesti
• Merkittävä henkilöriski säilyy, eikä palkanlaskijalla ole varaa sairastella, saati lomailla yli 2 viikkoa kerrallaan
• Palkanlaskennasta voi tulla kasvun este, jos se työllistää henkilöstöänne tarpeettoman paljon eikä skaalaudu liiketoiminnan kasvun mukana.

Kumppani modernisoi prosessit ja järjestelmät projektina sekä perehdyttää uuden in-house-palkanlaskijan

Hyvää 👍🏻

• Älykäs kumppani tunnistaa merkitykselliset kehityskohteet prosesseissa ja järjestelmissä ripeästi
• Prosessien automatisointi esimerkiksi ohjelmistorobotiikan avulla vähentää toisteisen käsityön määrää
• Automaatioilla ja integraatioilla pienennetään inhimillisten virheiden riskiä merkittävästi
• Mahdollisilla järjestelmävaihdoksilla varmistetaan palkanlaskennan, taloushallinnon ja HR:n järjestelmien integroituminen keskenään, jolloin samoja tietoja ei tarvitse syöttää moneen paikkaan
• Kumppani voi tarjota rekrytointiprosessin ajaksi asiantuntijansa hoitamaan operatiivisia tehtäviä
• Teidän ei tarvitse tietää tai olla kiinnostuneita palkanlaskennan kehittämisestä ja kehitys saadaan silti toteutettua
• Kumppani voi tarjota tukea niin arkeen kuin lisäkehitykseenkin helposti, kun tuntee ratkaisunne valmiiksi.

Huonoa 👎🏻

• Täytyy etsiä sopiva kumppani, joka pystyy auttamaan tilanteen hallinnassa
• Harva innostuu järjestelmän vaihdosprojekteista, joita voi olla tiedossa
• Osaavan, motivoituneen ja kehittämishaluisen palkanlaskijan rekrytointi voi olla työlästä
• Palkanlaskennan kehittäminen jää helposti projektiluontoiseksi jatkuvan parantamisen sijasta
• Palkanlaskenta saattaa tulevaisuudessa toimia kasvun esteenä, jos se työllistää teidän henkilöstöänne turhan paljon.

Ulkoistetaan kehitys ja operatiivinen palkanlaskenta kumppanille

Hyvää 👍🏻

• Henkilöriski poistuu. Rekrytoinneista, palkanlaskijan sairaslomista tai lomien ajoituksista ei tarvitse huolehtia enää ikinä
• Järjestelmät ja prosessit saadaan päivitettyä tähän päivään, koska älykäs kumppani rakentaa mahdollisimman automatisoidun ja integroidun kokonaisuuden, joka minimoi inhimillisen virheen riskit
• Teitä ei tarvitse kiinnostaa palkanlaskenta tai sen kehitys sen enempää kuin, että tuleehan palkka tilille oikein ja ajoissa. Koska kumppania kiinnostaa. Ja hyvä kumppani ei lopeta kehitystä käyttöönottoprojektiin
• Palkanlaskenta skaalautuu nopeasti ja joustavasti organisaationne mukana varmistaen, ettei se jarruta kasvukykyänne.

Huonoa 👎🏻

• Luotettava kumppani täytyy löytyä nopeasti, jotta hiljainen tieto saadaan siirrettyä irtisanoutuvalta palkanlaskijalta uudelle kumppanille
• Väärän kumppanin valitsemalla peruspalvelun päälle tulevat lisälaskutukset voivat nostaa investoinnin suuruutta
• Riski siitä, että vanha toimimaton prosessi vain ulkoistetaan kumppanille ja vanhat ongelmakohdat sekä omaa henkilöstöänne kuormittavat manuaaliset työvaiheet säilyvät. Kehityshaluinen kumppani varmista, ettei näin kuitenkaan käy.

Päädyittepä mihin ratkaisuun tahansa, on hyvä muistaa, että teknologinen kehitys on kulkenut hurjaa vauhtia palkanlaskennankin alueella viimeisten vuosien aikana.

Jotta palkanlaskenta on tehokasta ja virheet, sekä niiden aiheuttamalta mahdolliselta negatiiviselta työnantajakuvalta voidaan välttyä, kannattaa ehdottomasti etsiä ihminen tai kumppani, joka osaa hyödyntää kaikki teknologian suomat mahdollisuudet.

Tarvitsetko asiantuntijan apua?

Meiltä saat apua niin akuuttiin tarpeeseen kuin palkkahallinnon systemaattiseen kehittämiseenkin. Ota yhteyttä tai lue vielä, mitä muut olivat osaamisestamme mieltä.

Mikäli aihe mietityttää ja haluat kysyä lisää, voit myös varata lyhyen ajan suoraan kalenteristani.