Palkanlaskennan ja taloushallinnon ulkoistaminen – näin kilpailutat julkisen sektorin hankinnat

Julkisen sektorin palvelumarkkinat avautuivat vihdoin hankintalain uudistuksen myötä. Uudistus tarjoaa julkisille toimijoille tilaisuuden parempaan palveluun kokeneen kumppanin kanssa – ja yrityksille mahdollisuuden päästä osaksi kilpailua.

Kirjoittaja taitaa julkisen sektorin hankinnat

Petri Kahisalo

Kasvu

Growth

petri.kahisalo@integrata.fi

040 769 2219 +358 40 769 2219

• LinkedIn

Talous- ja palkkahallinnon ulkoistaminen auttaa tehostamaan kirjanpitoa, hallitsemaan kustannuksia ja varmistamaan, että palkat maksetaan oikein ja ajallaan. Oikean kumppanin valinta edellyttää kuitenkin huolellista valmistelua ja palveluntarjoajien vertailua, etenkin, jos sellaista ei ole tehnyt ennen.

Mitä talous- tai palkkahallinnon ulkoistaminen tarkoittaa?

Taloushallinnon ulkoistaminen tarkoittaa sitä, että organisaatio siirtää rahaliikenteen ja talouden hoidon ulkopuolisen palveluntarjoajan hoidettavaksi. Palkkahallinnon ulkoistamisessa palkanlaskennan tai muiden palkkahallinnon tehtävien tekemiseen palkataan ulkopuolinen yritys. Ulkoistuksen laajuus riippuu hankintayksikön tarpeista: kumppani voi vastata pelkästä palkanlaskennasta tai kirjanpidosta – tai laajemmasta kokonaisuudesta, johon kuuluvat esimerkiksi palkkoihin tai veroihin liittyvä neuvonta, raportointi ja järjestelmäratkaisut tai jopa HR-palvelut.

Jos kunta tai muu julkinen toimija haluaa kilpailuttaa talous- ja palkkahallinnon, kannattaa ne ehdottomasti kilpailuttaa erikseen. Molemmat ovat erityisalueita, joilla on omat sääntönsä, solmunsa ja spesialistinsa.

Ennen kumppanin valintaa on tärkeää määritellä, mitä oikeastaan halutaan ulkoistaa – ja millaisia tavoitteita palvelulle asetetaan.

Näin kilpailutat palkanlaskennan ja taloushallinnon vaihe vaiheelta

Minkään palvelun ulkoistaminen ja kilpailuttaminen ei ole hetken homma. Se vaatii keskittymistä ja aikaa, ja se kannattaa tehdä portaittain ja perusteellisesti. Lopputulos palkitsee kyllä – mutta ennen sitä tarvitaan hiukan hartiavoimia.

1️⃣ Kartoita nykytilanne ja tarpeet

Onnistunut kilpailutus alkaa nykytilanteen kartoittamisesta. Kun hankintayksikön tarpeet, tavoitteet ja palvelun laajuus ovat selvillä, palveluntarjoajien tarjouksia on helpompi vertailla keskenään.

Selvitä, miten palkanlaskenta ja taloushallinto toimivat yksikössä tällä hetkellä ja mitä niiden kehittämisellä halutaan saavuttaa. Nykytilanteen perusteellinen kartoitus auttaa tunnistamaan mahdolliset ongelmakohdat ja kehitystarpeet.

Kartoita työntekijöiden määrä, palkansaajaryhmät, palkanmaksukerrat ja -päivät, palkkalajit, työehtosopimukset ja niiden erityisvaatimukset. Haarukoi verotiedot, vastuut ja ohjelmistot. Selvitä mitä talous- tai palkkahallinnon järjestelmiä yrityksessä on käytössä ja miten ne ovat yhteydessä muihin HR:n tai taloushallinnon järjestelmiin. Kirjaa ylös prosessit, pullonkaulat ja mahdolliset muutostarpeet.

2️⃣ Selvitä markkinan mahdollisuudet

Etenkin julkisen sektorin toimijoiden, joiden ei ole ennen tarvinnut kilpailuttaa kumppaneita, on hyvä ensin selvittää, millaisia palveluratkaisuja markkinoilla on ylipäätään tarjolla ja miten ne vastaavat juuri oman yksikön tarpeisiin.

Tee markkinakartoitus eli käy keskusteluja potentiaalisten taloushallinto- tai palkkakumppaneiden kanssa. Markkinakartoituksen avulla voit selvittää, millaisia palveluja ja järjestelmiä on saatavilla sekä miten ne voidaan toteuttaa toimialan ja asiakkaan erityisvaatimukset huomioiden. Kartoituksen avulla selviää myös millaisia kustannusrakenteita on tarjolla.

Alustavan kartoituksen jälkeen voit käydä tarkempia vuoropuheluja potentiaalisten kumppaneiden kanssa. Tällä tavalla tarpeet tarkentuvat ja tarjouspyynnöstä voidaan tehdä realistinen, selkeä ja vertailukelpoinen.

3️⃣ Tee tarjouspyynnöt – erikseen

Hyvän tarjouspyynnön laatiminen on kilpailutuksen tärkeimpiä vaiheita. Kilpailuta taloushallinnon ja palkanlaskennan kumppanit erikseen. Miksi? Erilliskilpailutus antaa mahdollisuuden saada oikeasti paras palvelu sekä palkanlaskentaan että taloushallintoon. Ne ovat kriittisiä erityisosaamisalueita, joihin kannattaa hankkia osaavin mahdollinen kumppani – ja se on harvoin sama.

Liitä tarjouspyyntöihin nykytilanteen kartoitus sekä tiedot järjestelmistä ja henkilöstöstä. Kerro myös, mitä kultakin palvelulta odotetaan ja millä perusteilla tarjoukset arvioidaan.

Kilpailuta laatua laadulla: Sisällytä tarjouspyyntöösi demot halutuista prosesseista ja tiedustele myös palveluntarjoajan roadmapia tai kehityssuunnitelmaa.

4️⃣ Hoida huolellinen hintavertailu

Mitä palkanlaskennan ja taloushallinnon ulkoistaminen maksaa julkisen sektorin toimijalle? Hinnat riippuvat muun muassa henkilöstömäärästä, palkanmaksun monimutkaisuudesta, palvelun laajuudesta, käytettävistä järjestelmistä ja tarvittavan asiakastuen määrästä.

Saattaa tuntua houkuttelevalta pyytää pakettitarjous, johon kuuluu sekä taloushallinto että palkanlaskenta. Todellisuudessa paketti saattaa hämärtää hintoja – erilliset kokonaisuudet takaavat kirkkaamman käsityksen kustannuksista. Pyydä tarjoukset eriteltyinä, jotta näet, mistä kokonaiskustannukset muodostuvat.

Vertaa kaikkia tarjouksia ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella. Arvioi hinnan lisäksi palvelun laatua, osaamista, järjestelmien toimivuutta, tietoturvaa, asiakaspalvelua ja kehitysmahdollisuuksia.

Hyvä palkkakumppani ei ainoastaan laske palkkoja, eikä hyvä taloushallintakumppani keskity pelkästään kirjanpitoon. Kun palvelut on ulkoistettu oikeille ammattilaisille, ne kehittävät toimintoja proaktiivisesti yrityksen tarpeiden muuttuessa.

5️⃣ Esitä kiperiä kysymyksiä

Taloushallinnossa ja palkoissa käsitellään arkaluonteisia henkilötietoja, ja niiden toiminta vaikuttaa suoraan työntekijöiden arkeen. Siksi palvelujen laatu, järjestelmien toimivuus ja tietoturva ovat keskeisiä valintakriteerejä.

Varmista, että palveluntarjoaja pystyy kuvaamaan konkreettisesti, miten palkkojen ja kirjanpidon oikeellisuus varmistetaan ja miten mahdollisiin virheisiin puututaan. Kysy käytännönläheisiä kysymyksiä. Miten virheet huomataan ja korjataan? Ovatko järjestelmät helppokäyttöisiä kaikille työntekijöistä johtoon? Millaisia tietoturvasalauksia ja laadunvarmistusstandardeja palveluntarjoajalla on? Miten toiminta turvataan lomien, poissaolojen tai poikkeustilanteiden aikana? Miten asiakaspalvelu toimii?

Selvitä myös, miten mahdollinen kumppani seuraa alan lainsäädännön, verotuksen ja sovellettavien työehtosopimusten muutoksia sekä miten muutokset huomioidaan prosesseissa.

Mitkä ovat ulkoistamisen hyödyt julkisille toimijoille?

• Virheiden minimointi
  Erikoistunut kumppani seuraa alan lainsäädäntöä ja muita muutoksia – ihan työkseen. Näin pidetään huoli että kaikki on vaatimusten mukaista.
• Henkilötietojen hallinta
  Ammattimaiset taloushallinto- ja palkanlaskentapalvelut käyttävät suojattuja, auditoituja järjestelmiä, joiden tietoturva on taattu. Tuiki tärkeät tiedot ovat takuulla tallessa.
• Aika ja resurssit
  Kokenut kumppani vapauttaa organisaation aikaa, ja oma henkilöstö voi keskittyä organisaation ydinliiketoimintaan.
• Tehokasta toimintavarmuutta
  Talouden ja palkanmaksun on toimittava myös lomakausina, henkilöstön poissaolojen aikana ja poikkeustilanteissa. Ulkoistaminen lisää tiedon ja palvelun läpinäkyvyyttä sekä vähentää riippuvuutta yksittäisistä työntekijöistä.
• Pelittävät prosessit ja palvelunhallinta
  Palkanlaskenta on palkkakumppanin ydinosaamista, taloushallinto talouskumppanin. Toimivat prosessit ja säännölliset palvelunhallintapalaverit, modernit järjestelmät, laaduntarkistusrutiinit ja osaavat ammattilaiset varmistavat, että palkkahallinto hoituu parhaalla mahdollisella tavalla.
• Ennakointi ja jousto
  Organisaation kasvu tai henkilöstörakenteen muutokset voivat lisätä palkanlaskennan vaatimuksia. Osaava kumppani osaa ehdottaa kehityskohteita maailman tai tarpeiden muuttuessa.

Lisää tuoreita topikkeja? Liity Integratan kuppikuntaan