Kuinka kilpailuttaa palkkahallinto?

Kilpailutus on mahdollisuus. Silti, liian usein se alkaa historian havinalla. Asiantuntija avaa, kuinka tulevaisuuskestävä henkilöstö- ja palkkahallinnon kilpailutus kannattaa tehdä: katsasta 3️⃣ vinkkiä ja kuuntele podcast!

Kirjoittajasta kilpailutus on mahdollisuus

Jussi Kivekäs

Myynti

Sales

jussi.kivekas@integrata.fi

040 543 7910 +358 40 543 7910

• Varaa aika tapaamiseen
• LinkedIn

Tuttu juttu: Tarjouspyyntöön kirjataan nykyiset järjestelmät, nykyiset toimintatavat ja nykyiset vaatimukset. Lopputuloksena kilpailutetaan sitä, mitä on jo olemassa – eikä suinkaan sitä, mitä oikeasti tarvitaan seuraavien vuosien aikana.

Kuinka kilpailuttaa tulevaisuuskestävästi?

Palkkahallinnon kilpailutuksessa kannattaa pohtia erityisesti seuraavia kysymyksiä:

• Millaisia prosesseja organisaatiossa pyörii tänään?
• Missä tehdään manuaalista työtä?
• Kuinka monta sähköpostia, Exceliä ja välivaihetta arkeen mahtuu?
• Entä mitä voitaisiin tehdä paremmin?

Älä kilpailuta järjestelmää – kilpailuta parempaa palvelua

Yksi yleisimmistä sudenkuopista on keskittyä järjestelmävaatimuksiin, kun todellisuudessa tarvitset parempaa palvelua.

Toki järjestelmillä on merkitystä. Mutta palkkahallinnon ulkoistuksessa kyse ei ole ensisijaisesti järjestelmähankinnasta. Kyse on palveluyhteistyöstä, joka vaikuttaa suoraan työntekijöiden arkeen, HR:n työmäärään, esihenkilöiden tekemiseen ja johdon käytettävissä olevaan tietoon.

Tarjoajilta tulee kysyä oikeat kysymykset.

• Hyvä kysymys ei ole: ”Minkälainen järjestelmä teillä on?”
• Parempi kysymys on: ”Miten palvelunne helpottaa organisaatiomme arkea?”

Laadun pitää näkyä muuallakin kuin sopimuksessa

Laatua kilpailutetaan yhä useammin. Se on hyvä asia.

Joskus laatuun kuitenkin kompastutaan: Haaste siitä syntyy silloin, kun laatukriteerit ovat sellaisia, että jokainen tarjoaja saa niistä heittämällä täydet pisteet. Tällöin kilpailutus muuttuu käytännössä hintakilpailuksi.

Todellinen laatu näkyy esimerkiksi siinä,

• miten palvelu toimii arjessa
• miten yhteistyötä kehitetään
• miten helposti asiakasyrityksen työntekijät saavat tarvitsemansa tiedot
• millainen näkyvyys organisaatiolla on omaan dataansa
• miten palveluntarjoaja kehittää toimintaansa arjessa ja tulevaisuudessa.

Laatua kannattaa siis kilpailuttaa rohkeasti. Muuten sitä on vaikea vaatia.

Markkinavuoropuhelu ei ole muodollisuus

Parhaimmillaan markkinavuoropuhelu auttaa ymmärtämään, mitä markkinoilla on oikeasti tarjolla.

Huonoimmillaan se on keskustelu, joka ei muuta mitään.

Jos markkinavuoropuhelun jälkeen tarjouspyyntö näyttää täsmälleen samalta kuin ennen keskusteluja, jää suuri osa sen arvosta hyödyntämättä. Palveluntarjoajilta kannattaa kysyä, miten prosesseja voisi kehittää, mitä manuaalisia vaiheita voisi poistaa ja millaisia uusia toimintamalleja on jo käytössä muualla.

Kolme vinkkiä onnistuneeseen kilpailutukseen

1️⃣ Kilpailuta palvelua, älä pelkkää järjestelmää.
2️⃣ Kilpailuta todellista laatua, älä vain hintaa.
3️⃣ Tunne oma lähtötilanteesi ennen kilpailutuksen käynnistämistä.

Kun nämä kolme asiaa ovat kunnossa, kilpailutus ei ole pelkkä hankintaprosessi. Se on mahdollisuus rakentaa sujuvampaa arkea, parempaa työntekijäkokemusta ja toimivampaa palkkahallintoa – vuosiksi eteenpäin.

Haluat kuulla lisää? Kuuntele Tunne äly -podcastin K2 J1 🎙️