Tarkistuslista päättäjille: 5 merkkiä siitä, ettei nykyinen palkkahallinto enää riitä

Palkat maksetaan ajallaan, eikä suurempia virheitä näy. Kaikki vaikuttaa olevan kunnossa palkkahallinnossa. Vai onko sittenkään? Asiantuntijamme kokosi artikkeliin viisi varmaa merkkiä siitä, että nykyisessä palkkahallinnossa on ongelmia.

Kirjoittaja on pitkän linjan palkkahallinnon asiantuntija

Mira Kimpimäki

Konsultointi ja kehitys, palkkahallinto

Consulting & Development, Payroll Service

mira.kimpimaki@integrata.fi

• LinkedIn

Palkkahallinto on yksi yrityksen kriittisimmistä tukitoiminnoista. Kun se toimii, kukaan ei juuri huomaa. Kun se ei toimi, sen kyllä huomaa – joskus harmillisen myöhään.

Palkat voivat valmistua pitkään pelkästään siksi, että tekijät venyvät, tekevät ylimääräistä ja sammuttavat tulipaloja lennosta. Se ei kuitenkaan tarkoita, että prosessi toimii – se tarkoittaa lähinnä sitä, että ihmiset paikkaavat puutteita parhaansa mukaan.

1️⃣ Venyvät viennit

Palkkaprosessi on usean toimijan yhteistyötä. Jos vastuut, aikataulut ja hyväksymiskäytännöt ovat epäselvät, ongelmat moninkertaistuvat nopeasti koko ketjussa. Palkkahallinnon läpimenoaika on yksi selkeimmistä prosessin toimivuuden mittareista. Jos se vie toistuvasti odotettua enemmän aikaa, syy kannattaa selvittää.

Aikaa syövät esimerkiksi puutteelliset tai myöhässä tulevat tiedot, manuaaliset työvaiheet ja päällekkäiset tehtävät, jatkuva tietojen tarkistaminen ja korjaaminen, epäselvät vastuut sekä poissaolot. Pre-payroll-työlle ja palkkaprosessille kannattaa määrittää keskimääräinen läpimenoaika, jonka toteutumista voidaan seurata säännöllisesti. Jos toteutunut aika ylittää tavoitteen toistuvasti, on se merkki siitä että jotakin pitää tehdä.

2️⃣ Virheet ja vastuut

Poikkeustilanteet paljastavat palkkaprosessin pullonkaulat tehokkaasti. Jos kukaan ei tiedä, kuka tekee päätöksen tai mistä puuttuva tieto hankitaan, yksinkertaisestakin asiasta syntyy helposti pieni salapoliisioperaatio.

Yksittäinen virhe voi sattua kenelle tahansa. Mutta jos sama moka palaa kuukausi toisensa jälkeen kuin huono jatko-osa, eikä juurisyyhyn puututa, koko ketju kuormittuu. Jos työaikatietoja, poissaoloja tai muita palkkatietoja joudutaan korjaamaan tai tarkistamaan jatkuvasti, kyse ei välttämättä ole yksittäisten työntekijöiden huolimattomuudesta. Usein taustalla on ontuva prosessi, joka pistää kapuloita rattaisiin.

Toistuvat virheet vievät aikaa ja nakertavat työntekijöiden luottamusta työnantajaan. Säännöllinen laadunseuranta auttaa estämään virheitä tai ainakin huomaamaan ne ennen kuin ne ehtivät perustaa vakituisen leiripaikan.

3️⃣ Hajanainen tiedonkulku

Palkkahallinnon onnistuminen edellyttää, että oikeat tiedot tulevat oikeaan aikaan oikeassa muodossa. Jos niitä tipahtelee sähköpostiin, viestisovelluksiin, erillisiin tiedostoihin ja milloin mihinkin järjestelmään, kokonaiskuvan hallinta alkaa muistuttaa aarteenetsintää.

Samalla kasvaa riski siitä, että jokin tieto jää huomaamatta, se käsitellään kahteen kertaan tai mikä pahinta: se päätyy väärään paikkaan.

Hajanainen tiedonkulku on myös tietoturvariski. Palkka- ja muut henkilötiedot ovat luottamuksellista dataa, joten turvalliset toimitustavat ja käyttöoikeudet eivät ole vain kivoja lisäominaisuuksia, vaan bare minimum – perusasioita. Selkeät pelisäännöt ja yhtenäiset viestintäkanavat vähentävät säätöä huomattavasti.

4️⃣ Työntekijöiden uupumus

Kaikki palkkahallinnon ongelmat eivät näy virheinä tai myöhästyneinä palkkoina. Joskus prosessi näyttää ulospäin sujuvalta vain siksi, että sen parissa työskentelevät ihmiset venyvät jatkuvasti kuin kuminauhat. Kumilenkitkin napsahtavat kuitenkin ennen pitkää poikki…

Jos palkkahallinto on yhden ihmisen osaamisen varassa, on vaarana että kaikki tyssää poikkeustilanteen tullessa kohdalle. Avainhenkilön sairastuminen, loma, työpaikan vaihto tai yllättävä ruuhkahuippu voivat vaarantaa palkkojen oikea-aikaisen ja laadukkaan käsittelyn.

Palkkojen valmistuminen voi vaatia ylitöitä, joustamista ja jatkuvaa kiireessä työskentelyä. Kuormitus näkyy helposti kasvavina työtunteina, lisääntyneinä poissaoloina tai uupumisena. Jos työmäärää ei seurata, voi palkkahallinnon ahdinko jäädä johdolta kokonaan katveeseen – etenkin kun palkat ilmestyvät tilille ja raportointi tulee ajallaan, kuin taikaiskusta.

5️⃣ Milloin palkkahallinnon ulkoistaminen kannattaa?

Jos palkkahallinnon kehittäminen vaatii jatkuvasti lisää sisäisiä resursseja, osaaminen on keskittynyt liian harvoille henkilöille tai järjestelmien ja toimintatapojen kehittäminen jää muiden töiden jalkoihin, ulkopuolinen palkkahallintokumppani voi olla varteenotettava vaihtoehto.

Palkkakumppani tuo mukanaan laajan osaamisen, valmiit prosessit sekä turvallisuutta ja laatua. Modernit järjestelmät ja automaatio nopeuttavat työtehtäviä ja ehkäisevät virheitä eli käsityön määrä pienenee ja aikaa jää muuhunkin kuin saman tiedon naputteluun kolmanteen paikkaan. Alan asiantuntija seuraa myös lakimuutoksia ja sopimusuudistuksia ja osaa ehdottaa parannuksia jo ennen kuin tarve ehtii muuttua kiireeksi.

Ulkoistaminen on investointi, jonka hyötyjä kannattaa arvioida kokonaisuutena: aikaa ja resursseja vapautuu sekä jatkuvuus varmistuu. Lisäksi luotettava palkkahallinto vahvistaa henkilöstön ja asiakkaiden luottamusta. Halvin ratkaisu ei nimittäin aina ole se, johon kuluu vähiten euroja – joskus hinta maksetaan kiireenä, virheinä ja hermoina.