Pre-payroll: Mikä kaikki kannattaa tehdä itse – ja mitä ei enää tarvitsisi tehdä lainkaan?
Palkanlaskenta on ulkoistettu, järjestelmät toimivat ja palkat menevät maksuun ajallaan. Silti HR:ssä käytetään kuukausittain valtavasti aikaa palkkatietojen keräämiseen, tarkistamiseen ja selvittelyyn. Pre-payroll eli palkanlaskentaa esivalmisteleva palkkayhteystyö on henkilöstö- ja palkkahallinnon seuraava merkittävä tuottavuuden kehityskohde. Mikä kaikki kannattaa tehdä itse – ja mitä ei enää tarvitsisi tehdä lainkaan?
Palkanlaskenta alkaa kauan ennen palkkapäivää; palkkojen maksaminen on vain näkyvä lopputulos huomattavasti laajemmasta prosessista.
Ennen palkkapäivää organisaatiossa on käsitelty työsuhdemuutoksia, hyväksytty työaikakirjauksia, selvitetty poissaoloja, tarkistettu palkkatietoja ja vastattu työntekijöiden kysymyksiin. Tietoa on kerätty eri järjestelmistä, sähköposteista ja ihmisiltä. Puuttuvia tietoja on pyydetty, poikkeamia selvitetty ja muutoksia välitetty eteenpäin.
Ja seuraavassa kuussa sama alkaa alusta.
Tätä palkanlaskentaa edeltävää työtä kutsutaan pre-payrolliksi eli palkkayhteystyöksi. Se koskettaa HR:n ja palkanlaskijoiden lisäksi esihenkilöitä, työntekijöitä ja taloushallintoa – koko organisaatiota.
Palkkayhteystyön ongelma organisaatioissa on, että ihmiset käyttävät yhä 2030-luvulle mentäessä aivan liikaa aikaa työhön, jota ei enää pitäisi joutua tekemään.
Palkkayhteyshenkilö palveluna parantaa prosessia
Monessa organisaatiossa palkanlaskenta on jo ulkoistettu ammattilaisille. Silti suuri osa palkanmaksun valmistelusta on edelleen yrityksen omalla vastuulla:
HR kerää ja tarkistaa aineistot. Esihenkilöt toimittavat tietoja. Joku selvittää, miksi työaikakirjaus ei täsmää tai palkkaan vaikuttava muutos ei ole kulkenut oikeaan paikkaan. Palkanlaskentakumppani saa lopulta valmiin aineiston ja laskee palkat.
Ulkoistaminen voi siis toimia moitteettomasti, mutta organisaation sisälle jää edelleen huomattava määrä manuaalista työtä. Tässä piilee myös usein tunnistamaton kustannus:
Pre-payroll ei kuormita vain yhtä tiimiä, vaan sen työvaiheet jakautuvat ympäri organisaatiota. Yksittäinen tarkistus tai selvittely vie ehkä vain muutaman minuutin. Kun samat työvaiheet toistuvat kuukausittain satojen tai tuhansien työntekijöiden organisaatiossa, niihin käytetty aika kertautuu.
Siksi palkanlaskennan tehokkuutta ei pitäisi arvioida pelkästään palkanlaskennan kustannuksina. Olennaisempaa on, kuinka paljon koko organisaatiossa tehdään työtä yhden onnistuneen palkkapäivän eteen.
”Ulkoistaminen voi toimia moitteettomasti, mutta organisaation sisälle jää edelleen huomattava määrä manuaalista työtä. Tässä piilee myös usein tunnistamaton kustannus.”
Miten ulkoistaa palkanlaskennan valmistelu ja koordinointi?
Pre-payrollin ulkoistaminen tarkoittaa, ettei yrityksen tarvitse itse hallinnoida kaikkia palkanlaskentaan liittyviä työvaiheita, tarkistuksia ja yhteydenpitoa.
Integratan Palkkayhteydet-palvelussa voidaan ottaa vastuulle esimerkiksi palkkamateriaalin keräämistä, tarkistamista ja hyväksyntäprosessia, palkkojen tarkistuksia, työsuhde-etuihin liittyviä tehtäviä sekä yhteydenpitoa työntekijöihin, esihenkilöihin ja muihin sidosryhmiin.
Työnjako määritellään organisaation tarpeiden mukaan. Olennaista on, että prosessi on selkeä, vastuut tunnistettu ja tieto kulkee täsmänä 🚀
Teknologia ja automaatio vähentävät käsin tehtävää työtä. Esimerkiksi Integrata® Palvelualustan Viestit-ominaisuus ohjaa palkka- ja työsuhdeasioihin liittyvät kysymykset oikeille asiantuntijoille ilman turhaa viestien siirtelyä. Samalla toistuvaa selvittelytyötä voidaan vähentää, ja olennainen tieto säilyy hallittuna.
Hyöty ei ole vain ajansäästö. Kun tieto on ajantasaista ja vastuut selkeitä, myös virheiden riski pienenee. Toimintamalli ei myöskään ole yhden avainhenkilön muistin varassa, vaan palvelun jatkuvuus voidaan varmistaa poissaolojen ja henkilöstömuutosten aikana.
HROS: miksi ihminen yhä tekee järjestelmien työtä?
Pre-payroll eli palkanlaskentaa esivalmisteleva työ on myös erinomainen esimerkki siitä, miksi henkilöstöhallinnossa tarvitaan uudenlaista ajattelua – ja teknologiaa.
HR-teknologian kehittäminen on pitkään tarkoittanut parempia järjestelmiä, uusia integraatioita ja työvaiheiden automatisointia. Niillä saavutetaan jo paljon, mutta yksi kysymys on jäänyt vaille vastausta:
Miksi teemme edelleen järjestelmien puolesta niin paljon työtä, jonka järjestelmät voisivat jo tehdä itse?
Tähän kysymykseen vastaa HROS-ajattelu (HR Operating System).
”Miksi teemme edelleen järjestelmien puolesta niin paljon työtä, jonka järjestelmät voisivat jo tehdä itse? Tähän kysymykseen vastaa HROS-ajattelu.”
Siinä missä HRIS viittaa järkevään järjestelmäarkkitehtuuriin, HROS ei tarkoita uutta HR-järjestelmää, vaan uudenlaista toimintamallia, jossa HR:n ja palkkahallinnon järjestelmät, data, prosessit, automaatio ja tekoäly toimivat yhtenä kokonaisuutena.
Sen sijaan, että työntekijä, esihenkilö tai HR-asiantuntija siirtyy järjestelmästä toiseen, etsii tietoja ja käynnistää työvaiheita itse, tavoitteena on, että tieto liikkuu ja prosessit etenevät mahdollisimman pitkälle automaattisesti. Ihmistä tarvitaan siellä, missä tarvitaan tunneälyä: harkintaa, päätöksiä tai asiantuntemusta.
Palkanmaksun valmistelussa tämä voisi tarkoittaa esimerkiksi sitä, että järjestelmä tunnistaa puuttuvan tiedon, ohjaa sen oikealle henkilölle täydennettäväksi ja huolehtii etenemisestä seuraavaan vaiheeseen. Ihmisen ei tarvitse toimia järjestelmien välisenä viestinviejänä.
Juuri tässä on HROS-ajattelun ydin: hyvä teknologia ei anna ihmiselle lisää tehtäviä ja valintoja, vaan poistaa tarpeetonta työtä ja päätöksentekoa.
HR:n tuottavuus ei synny vain HR:ssä
Pre-payrollin kehittäminen ei ole pelkästään HR:n tai palkanlaskennan tehostamista.
Kun tieto liikkuu oikein ja oikeaan aikaan, esihenkilöiltä vapautuu aikaa ihmisten johtamiseen. HR voi keskittyä osaamiseen, henkilöstön kehittämiseen ja liiketoiminnan tukemiseen. Taloushallinto saa ennakoitavamman palkkaprosessin ja luotettavampaa tietoa henkilöstökustannuksista. Työntekijä puolestaan saa palkkansa oikein ja vastaukset kysymyksiinsä kertaheitolla.
Tuottavuushyöty syntyy siis koko organisaatiossa.
Tämä on myös syy siihen, miksi pelkkä yksittäisten tehtävien automatisointi ei enää riitä. Jos automatisoimme pelkästään yhden työvaiheen, mutta säilytämme ympärillä olevan monimutkaisen prosessin ennallaan, poistamme vain osan turhasta työstä.
Paljon suurempi mahdollisuus on suunnitella koko toimintamalli uudelleen. Palkkayhteydet on hyvä paikka aloittaa työn transformaatio heti.
Palkanlaskennan ympärille kertyvää esivalmistelevaa manuaalista työtä voidaan vähentää välittömästi kehittämällä palkkayhteysprosesseja, hyödyntämällä automaatiota ja ulkoistamalla työvaiheita, joiden ei tarvitse kuormittaa yrityksen omaa organisaatiota.
”Palkkayhteydet on hyvä paikka aloittaa työn transformaatio heti. Palkanlaskennan ympärille kertyvää manuaalista työtä voidaan vähentää välittömästi kehittämällä palkkayhteysprosesseja.”
Ensimmäinen askel on tunnistaa, missä työtä oikeasti syntyy:
- Kuinka paljon palkkatietojen keräämiseen kuluu aikaa?
- Kuinka monen ihmisen kautta tieto kulkee ennen palkanlaskentaa?
- Mitkä työvaiheet toistuvat toistumistaan ilman, että ne tuottavat varsinaista lisäarvoa?
Sen jälkeen kannattaa kysyä, tarvitseeko näitä työvaiheita tehdä lainkaan nykyisellä tavalla? 💁🏻
HR:n tulevaisuudesta puhuttaessa katse kääntyy helposti vuosien päähän. Mutta kaikkea hyvää ei aina tarvitse odottaa: Palkkayhteydet-palvelu ennakoi tulevaa teknologiakehitystä ja yhdistää jo nyt asiantuntijat, teknologian ja automaation sujuvaksi palkka-arjeksi. Asiantuntijamme auttavat rakentamaan toimivan tulevaisuuden palkkaprosessin – jotta organisaatioille jää aikaa suuriin linjoihin ja suitsutuksiin 🪄
Artikkelia varten on haastateltu useita integratalaisia asiantuntijoita sekä näkemyksellisiä pohjoismaisia HR-johtajia.
