Toimiva HRIS-arkkitehtuuri – palkanlaskennasta palkkakuittiin

Hyvä arkkitehtuuri ei näy, mutta se tuntuu: toimiessaan asiat rullaavat, mutta kun ne eivät toimi, on lopputuloksena virheitä, kiirettä ja turhautumista. Hyvä HRIS tekee palkanlaskennasta ennustettavaa, huono HRIS typistää sen selviytymiseksi.

Kirjoittaja luottaa järkeviin järjestelmiin

Laura Huhtiniemi

Järjestelmäpalvelut

System Services

laura.huhtiniemi@integrata.fi

040 827 0674 +358 40 827 0674

• LinkedIn

HRIS tulee sanoista Human Resource Information System eli henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä. Sen avulla hallitaan HR:n ydinprosesseja, kuten työntekijätietoja ja työsuhdedataa. Me Integratalla käsitämme, että HRIS-arkkitehtuuri sisältää perustason HR:n lisäksi myös palkka- ja työaikaprosessit sekä kaikki näitä tukevat järjestelmät ja integraatiot.

Parempaa palkanlaskentaa

Palkanlaskenta alkaa paljon ennen palkkapäivää. Sen lähtökohtana on tuiki tärkeä data: työsuhdetiedot, työaikakirjaukset, poissaolot, TES-tulkinnat ja organisaatiomuutokset. Jos tieto ei liiku oikein, palkanlaskentaan tihkuu virheellistä tai vaillinaista dataa. Tämä johtaa ylimääräiseen työhön, manuaalisiin korjauksiin ja virheisiin palkoissa – joka taas voi johtaa luottamuksen menettämiseen.

Kuvitellaan hetki arkea ilman HRIS:ää. Ilman järjestelmiä, ilman automaatiota, ilman integraatioita. Työaikatiedot kerätään paperikirjauksista tai Excel-taulukoista, poissaolot löytyvät post it -lapuilta ja sähköposteista, työsuhdemuutokset kaivetaan muistin lokeroista, palkankorotukset pöytälaatikoista ja palkat lasketaan taskulaskimella. Jokaisen palkkapäivän lähestyessä jännitetään, menikö kaikki varmasti oikein.

Kuulostaa melko raskaalta? Juuri siksi sujuva HRIS-arkkitehtuuri on elinehto toimivalle palkanlaskennalle. HRIS pyrkii siihen, että mahdollisimman suuri osa tiedosta olisi automatisoitua ja helposti hallittavissa, jotta raskaat prosessit kevenisivät ja virhemarginaali pienenisi (tai jopa katoaisi kokonaan).

”Jos tieto ei liiku oikein, palkanlaskentaan tihkuu virheellistä tai vaillinaista dataa. Tämä johtaa ylimääräiseen työhön, manuaalisiin korjauksiin ja virheisiin palkoissa.”

Integraatiot ratkaisevat

Toimiva HRIS-arkkitehtuuri on yksittäisen järjestelmän sijaan kokonaisuus, jossa prosessit ovat kunnossa, data liikkuu automaattisesti, manuaalinen työ on minimoitu ja järjestelmät keskustelevat keskenään. Se varmistaa, että oikea tieto kulkee oikeaan paikkaan oikeaan aikaan – automaattisesti.

Hyvä järjestelmä on hyvä järjestelmä, mutta se ei yksin tarkoita, että kokonaisuus toimii. 

Sujuvan palkanlaskennan kannalta suurempi merkitys on sillä, miten järjestelmät on yhdistetty, mitä dataa siirtyy ja millaiset prosessit niiden ympärille on rakennettu. Worst case scenario on, että järjestelmät eivät linkity toisiinsa, sama tieto syötetään moneen paikkaan, tehdään päällekkäistä työtä ja lopulta kukaan ei ole varma mikä on oikein. Parhaimmillaan tieto taas liikkuu saumattomasti, manuaalinen työ minimoituu ja palkanlaskija voi keskittyä olennaiseen. 

”Toimiva HRIS-arkkitehtuuri on yksittäisen järjestelmän sijaan kokonaisuus, jossa prosessit ovat kunnossa, data liikkuu automaattisesti, manuaalinen työ on minimoitu ja järjestelmät keskustelevat keskenään.”

Kun HRIS-arkkitehtuuri on kunnossa, automaatio tapahtuu lähes sivutuotteena. Tavoitteena on, että palkat lasketaan mahdollisimman automaattisesti, jotta virheitä ei tapahdu.

Lisäarvoa tuo se, että tehokas järjestelmäkokonaisuus tuottaa luotettavaa dataa. Ja kun dataan voi luottaa, sillä voi tehdä parempia päätöksiä, ennakoida tulevaa ja kehittää liiketoimintaa. Tämän avulla HR on skarppi, strateginen kumppani.

Yksi koko ei sovi kaikille

HRIS-maailmassa varmaa on, että sama ratkaisu ei sovi kaikille. Siksi otamme palvelukokonaisuudessa huomioon yrityskohtaiset tarpeet ja vaatimukset. Rakennetaan arkkitehtuuri asiakkaan prosessien ympärille sen sijaan, että yritettäisiin mahduttaa se valmiiseen laatikkoon, joka ei jousta.

Toimiva HRIS-arkkitehtuuri vaatii enemmän kuin yhden järjestelmän osaamista. Esimerkiksi työaikajärjestelmää ei voi rakentaa fiksusti ilman ymmärrystä siitä, miten palkkajärjestelmä toimii – ja päinvastoin. 

Yrityksellä – tai sen ostaman palvelun toimittajalla – täytyy olla kykyä ymmärtää yksityiskohtia, mutta myös isoa kuvaa. Sillä sitä tehokas HRIS-arkkitehtuuri on: kokonaisuus.

Jos haluat kuulla, miten hyvä HRIS-arkkitehtuuri voi olla myös agenttisen AI:n mahdollistaja, liity alta kuppikuntaamme, ja kuulet asiasta ensimmäisenä 💌

Lisää tuoreita topikkeja? Liity Integratan kuppikuntaan