Mitä palkkamoka maksaa?
Väärin maksettu palkka? Virhe. Virheen hinta? Parhaassa tapauksessa muutamia seteleitä, pahimmassa pysyvä mainehaitta. Oli miten oli: pätevä palkkakumppani on paras pelastaja. Integratan talousjohtaja Ilari Kosonen avaa, mitä palkkamoka maksaa.
Ah, palkkapäivä. Päivä, jolloin uurastus muuttuu palkkioksi ja vaivannäkö konkretisoituu pankkitilille. Vaan mitä jos saldo näyttääkin virheelliseltä? Mitä sitten tapahtuu?
Moka korjataan, tietenkin. Pahoitellaan, hyvitellään, varmistetaan ettei vastaavaa kävisi jatkossa. Mutta mikä on mokan todellinen kustannus?
Virheitä ei voi välttää
Teknologia ja automaatio hoitavat rutiineja tehokkaasti, mutta palkanlaskennan laadun varmistaa lopulta ihminen. Ja ihmiset tekevät joskus virheitä.
Moderneista metodeista on kyllä hyötyä: järkevät järjestelmät osaavat poimia poikkeamat. Jos esimerkiksi työntekijän palkka muuttuu yllättäen verrattuna edelliseen kuukauteen, järjestelmä huomaa sen ja pyytää tarkistamaan tilanteen. Mutta entä jos palkankorotuksen pitäisi tulla voimaan eikä sitä koskaan syötetä järjestelmään? Entä jos esihenkilö unohtaa hyväksyä lisän tai HR:ltä jää lomake käsittelemättä? Silloin kyse on inhimillisestä virheestä.
Virheellä voidaan tarkoittaa yhden työpäivän puuttuvia iltalisiä tai paria väärin laskettua lomapäivää. Mutta toisinaan kyse voi olla vuosia jatkuneesta järjestelmällisestä virheestä, joka johtaa mittaviin korjauksiin, viranomaiskysymyksiin ja pahimmillaan pysyvään mainehaittaan. Mutta oli virhe suuri tai pieni, ei isoin kustannus välttämättä näykään euroissa.
”Toisinaan kyse voi olla vuosia jatkuneesta järjestelmällisestä virheestä, joka johtaa mittaviin korjauksiin, viranomaiskysymyksiin ja pahimmillaan pysyvään mainehaittaan.”
Moka maksaa – mutta mitä?
Kuvitellaanpa tilanne, jossa työntekijä huomaa palkassaan virheen. Hän tarkistaa palkkalaskelmansa kerran, sitten toisen. Vertaa sitä edellisiin. Tarkistaa taas. Hän kyselee kollegoiltaan, onko muidenkin palkoissa virheitä. Tarkistaa vielä. Hän lähettää viestin esihenkilölleen. Esihenkilö kysyy HR:ltä, ja HR selvittää asiaa palkanlaskijan kanssa. Kyselyitä, sähköposteja, kokouksia, aikaa.
Usein palkkamokan suurin kustannus ei nimittäin ole itse virhe vaan sen selvittäminen. Jos palkkaa on maksettu väärin, pitää selvittää mitä tapahtui, milloin tapahtui, keitä asia koskee, miten korjaukset tehdään ja miten vastaava tilanne estetään tulevaisuudessa. Stiplun selvittely vie työtunteja, aikaa pois yrityksen ydintehtävästä, ja maksaa siten välillisesti organisaatiolle rahaa – etenkin jos palkat lasketaan yrityksessä sisäisesti.
Mutta rahaakin suurempi kustannus on luottamus. Kun työntekijä alkaa epäillä, saako hän palkkansa oikein, hän kyseenalaistaa työnantajan rehellisyyden ja luottamuksen. Se ei välttämättä palaudu, vaikka kämmi korjattaisiin.
Pahimmassa tapauksessa huomataan, että yrityksessä on laskettu palkkoja väärin pitkään ja systemaattisesti. Moka saattaa päätyä otsikoihin, jolloin luottamuksen menettävät työntekijöiden lisäksi asiakkaat ja yhteistyökumppanit. Pian yrityksellä on kyseenalainen maine – eikä sellainen varsinaisesti liukasta liiketoimintaa.
”Rahaakin suurempi kustannus on luottamus. Kun työntekijä alkaa epäillä, saako hän palkkansa oikein, hän kyseenalaistaa työnantajan rehellisyyden ja luottamuksen.”
Pätevä palkkakumppani
Mokia voi tapahtua sekä sisäisessä että ulkoistetussa palkanlaskennassa. Tärkeintä on se, miten erheitä ehkäistään ja miten niihin reagoidaan.
Ulkoistetun palkanlaskentakumppanin etu on, ettei mikään tehtävä tai tieto ole koskaan yhden henkilön varassa. Taustalla on kokonainen asiantuntijatiimi, yhteiset prosessit, sertifioidut toimintamallit ja tekniset kontrollit. Kun saman toimialan asiakkaita on kymmeniä – tai jopa satoja – parhaat käytännöt leviävät nopeasti asiakkaalta toiselle. Yksi asiakas opettaa usein jotain, mistä hyötyvät muutkin.
Integratan palkanlaskentapalvelun NPS on 64 ja laatuprosentti 99,7 %. Laatuluku on laskettu ilman rajauksia kaikista palkkapalveluasiakkaidemme palkoista, yhteensä 281 641 palkkalaskelmasta.
Lisäksi on hyvä muistaa, että ulkoistetulla palkkakumppanilla virheiden korjaaminen kuuluu työhön. Virhe selvitetään, korjataan ja dokumentoidaan ilman, että asiakkaan oma organisaatio joutuu käyttämään siihen resursseja. Juuri tämä on palkanlaskentakumppanin ydinosaamista.
Ulkoistettu palkanlaskenta saattaa ensisilmäyksellä näyttää sisäistä mallia kalliimmalta, mutta vertailussa unohtuu usein yksi asia: riskit. Palveluntarjoajalla on vastuuvakuutukset, laadunvarmistukset ja valmiit prosessit poikkeustilanteisiin.
”Ulkoistetun palkanlaskentakumppanin etu on, ettei mikään tehtävä tai tieto ole koskaan yhden henkilön varassa. Taustalla on kokonainen asiantuntijatiimi, yhteiset prosessit, sertifioidut toimintamallit ja tekniset kontrollit.”
Hutiloinnin hinta
Mitä palkkamoka siis maksaa? Joskus muutaman kympin. Toisinaan tuhansia euroja. Yleensä useita työtunteja selvitystyötä. Ja pahimmillaan vuosien aikana rakennetun luottamuksen.
Virheitä ei voida koskaan poistaa sataprosenttisesti. Mutta niiden todennäköisyyttä, ja ennen kaikkea niiden vaikutusta, voidaan pienentää merkittävästi pystyvillä prosesseilla, taitavalla teknologialla ja etevillä eksperteillä.
Teillekin teknologiatuettu palkanlaskenta? Ota yhteyttä!
5️⃣ viisasta syytä valita palkkakumppani:
01
Moka maksaa – muutakin kuin rahaa
Eurot kirpaisevat, mutta luottamuksen menetys maksaa lopulta enemmän.
02
Selvittely syö aikaa
Virheen korjaaminen maksaa enemmän työaikaa kuin itse virhe – paitsi jos on ulkoistettu palkkapalvelu.
03
Moka voi kasvaa möröksi
Yksi virhe on inhimillinen erhe. Toistuvat virheet voivat kaataa koko laivan.
04
Automaatio auttaa
Teknologian tuella pääsee kätevästi mokiin käsiksi. Kaikkea ei voi kuitenkaan tehdä automaatiolla.
05
Korvaamaton kumppani
Virheitä voi sattua kenelle tahansa, mutta niitä sattuu harvemmin, kun on osaava palkkakumppani.
