Miksi taloushallinto ja palkanlaskenta kannattaa kilpailuttaa erikseen?
Uudistuva hankintalaki haastaa sen, mihin on tähän asti totuttu. Kilpailun vapautuminen kannattaa ottaa tosissaan – etenkin ostajana.
Julkisen sektorin hankinnat ovat uuden äärellä. Hankintalain uudistus puoltaa pilkkomista ja muokkaa markkinaa avaamalla sitä laajemmalle kilpailulle. Muutos on mahtava mahdollisuus tehdä huippuhankintoja, saada laadukkaampia palveluita ja karistaa kelvottomat kompromissit.
Taloushallintoa ja palkanlaskentaa ajatellaan usein yhteisenä kokonaisuutena, pätevänä pakettina. Todellisuudessa ne ovat kuitenkin kaksi eri maailmaa, joilla on kullakin omat prosessinsa, vaatimuksensa, järjestelmänsä ja päätöksentekijänsä.
Siksi kannattaa kysyä: miksi kilpailuttaa ne yhdessä? Miksei erikseen?
Kilpailutuksella kirkkaampi kokonaisuus
Vielä kerran kirkkaasti: taloushallinto ja henkilöstöhallinto ovat omia, toisistaan erillisiä kokonaisuuksia. Suurimmassa osassa organisaatioista on talousjohtaja, joka vastaa omasta tontistaan ja henkilöstöjohtaja joka vastaa omastaan.
Sama eriytyminen näkyy myös palveluiden sisällössä. Palkanlaskenta on erikoisosaamisen laji. Sen toimintaympäristö muuttuu jatkuvasti työehtosopimusten, lainsäädännön, viranomaisvaatimusten ja EU-sääntelyn mukana. Taloushallinto puolestaan kattaa valtavan kirjon kirjanpidosta reskontriin, budjetointiin, raportointiin ja talousohjaukseen.
Monimutkaisissa kokonaisuuksissa kannattaa kiinnittää kumppani, joka on alallaan paras. Ja totuus on, että on erittäin epätodennäköistä, että yksikään toimittaja olisi molemmilla aloilla aidosti markkinoiden mestari. Siksi taloushallinto ja palkanlaskenta kannattaa kilpailuttaa omina kokonaisuuksinaan, kumppaneilla, joiden ydinosaamista ne ovat.
Erilliskilpailutus avaa markkinan useammalle toimijalle, kartuttaa kilpailua ja lisää laatutasoa. Silloin voidaan valita palkanlaskentaan palkanlaskennan huippuosaaja ja taloushallintoon taloushallinnon asiantuntija – paras mahdollinen kokonaisuus. Lopputuloksena ei ole yleispätevä yleisratkaisu vaan priima paketti.
”Erilliskilpailutus avaa markkinan useammalle toimijalle, kartuttaa kilpailua ja lisää laatutasoa.”
Erillisyys on etu
Kaikkien palvelujen hankkiminen samalta luukulta olisi kenties houkuttelevan huoletonta ja kertakaikkisen kätevää. Moni myös uskoo, että kun palvelut ostetaan samalta toimittajalta, ne toimivat saman ohjelmiston sisällä. Ongelma on se, että päätelmä on pielessä: markkinoilla ei ole julkiselle sektorille suunnattua systeemiä, jossa palkanlaskenta, henkilöstöhallinto ja taloushallinto toimisivat aidosti yhdessä ja samassa ohjelmistossa. Kulissit saattavat näyttää yhtenäisiltä, mutta konehuoneessa tilanne on toinen: kyse on erillisistä järjestelmistä, jotka on brändätty saman tuoteperheen alle.
Tämä tarkoittaa, ettei palveluiden kilpailuttaminen erikseen hajota mitään valmista kokonaisuutta. Päinvastoin. Erilliset järjestelmät ovat usein helpompia ylläpitää, päivittää, arkistoida ja auditoida. Myös tiedon elinkaaren hallinta on helpompaa ja ongelmatilanteiden selvittäminen selkeämpää, kun vastuut ja rajapinnat ovat yksiselitteisiä.
Sanotaan se suoraan: kriittisten palvelujen tulee olla mahdollisimman selkeitä. Virheiden tai ongelmien tunnistaminen, rajaaminen ja korjaaminen on vaivattomampaa, kun palvelut on erotettu toisistaan. Vastuut eivät hämärry eikä aikaa kulu sen selvittämiseen, missä kohtaa prosessia virhe on virinnyt.
”Virheiden tai ongelmien tunnistaminen, rajaaminen ja korjaaminen on vaivattomampaa, kun palvelut on erotettu toisistaan.”
Aidosti hyvä diili
Erilliskilpailutuksen hyöty näkyy myös lompakossa. Kun palvelut hankitaan omissa kokonaisuuksissaan, kustannukset korostuvat kirkkaammin. Ostaja tietää, mistä maksaa ja millaisia määriä.
Yhteishankinnoissa syntyy joskus vaikutelma hyvästä diilistä tai poikkeuksellisen edullisesta kokonaisuudesta. Todellisuudessa osa kustannuksista voi olla piilotettu toisen palvelun sisään tai tasattu palveluiden välillä tavalla, joka hämärtää kokonaiskuvaa.
Kahden kilpailutuksen koordinointi ei myöskään nosta kustannuksia, vaikka niin saattaisi luulla. Julkisissa hankinnoissa hinta ja laatu ovat arviointikriteerejä, joiden painotuksen hankintayksikkö määrittää itse. Kun kilpailu kohdistuu aidosti kuhunkin osa-alueeseen, saadaan sekä parempi palvelu että parempi kokonaistaloudellinen lopputulos.
Pilkkomalla parempi
Jos taloushallinto ja palkanlaskenta ostetaan yhtenä kokonaisuutena, syntyy helposti vahva toimittajariippuvuus. Kun tuleekin ongelma, koko palvelukokonaisuuden vaihtaminen voi tuntua raskaalta ja riskialttiilta.
Erilliset palvelut antavat lisää liikkumavaraa. Ne vähentävät vendor lock-in -ilmiötä eli toimittajaloukkua ja vahvistavat ostajan neuvotteluasemaa koko sopimuskauden ajan. Jos palkanlaskennan palvelu ei vastaa odotuksia, voidaan kehittää tai kilpailuttaa juuri kyseinen osa-alue ilman, että koko taloushallinnon kokonaisuus joudutaan avaamaan uudelleen.
Lisäksi on hyvä muistaa, että uusi hankintalaki vaatii kynnysarvon ylittävien hankintojen pilkkomisen osiin. Jos hankintaa ei pilkota, päätös on perusteltava huolellisesti.
Tavoitteena on lisätä kilpailua, parantaa markkinoiden toimivuutta ja mahdollistaa useamman toimijan osallistuminen julkisiin hankintoihin. Samalla hankintayksiköille avautuu mahdollisuus rakentaa aidosti tarkoituksenmukaisia palvelukokonaisuuksia sen sijaan, että kaikki ostettaisiin yhdeltä toimittajalta tottumuksesta.
”Jos taloushallinto ja palkanlaskenta ostetaan yhtenä kokonaisuutena, syntyy helposti vahva toimittajariippuvuus. Kun tuleekin ongelma, koko palvelukokonaisuuden vaihtaminen voi tuntua raskaalta ja riskialttiilta.”
Pelko pois
Monelle julkisen sektorin toimijalle kilpailutusprojekti voi tuntua tuskaiselta tehtävältä. Sitä ei ehkä ole tarvinnut koskaan ennen tehdä. Silloin kannattaa muistaa yksi asia: kilpailutuksen tavoitteena ei ole tehdä elämästä vaikeampaa, vaan tukea toimintoja ja kätevöittää kokonaisuutta.
Tukeakin on tarjolla: osaava hankinta- tai toimialakonsultti auttaa määrittelemään tarpeet, rakentamaan tarjouspyynnön ja arvioimaan tarjoukset. Lopputuloksena syntyy kestävä kokonaisuus: ratkaisu, joka palvelee organisaatiota vuosiksi eteenpäin.
5️⃣ selkeää syytä valita erilliskilpailutus
01
Erikoisosaamiset erikseen
Erilliskilpailutus mahdollistaa sen, että voit valita palveluun juuri siihen erikoistuneen huippukumppanin.
02
Lisää laatua
Kun palveluita ei niputeta yhteen pakettiin, useampi toimija voi osallistua kilpailutukseen. Enemmän vaihtoehtoja, vähemmän kompromisseja.
03
Vältä vendor lock-in
Jos yksi osa-alue ei vastaa odotuksia, sitä voidaan kehittää tai kilpailuttaa uudelleen ilman, että koko palvelukokonaisuus menee uusiksi. Tämä vahvistaa myös ostajan neuvotteluasemaa.
04
Puhtaat paperit
Kustannukset ovat läpinäkyvämmät, kun kokonaisuudet kilpailutetaan erikseen. Tällöin ylläpito, arkistointi, tiedonhallinta ja pulmatilanteiden purkaminen on selkeämpää.
05
Pilkkominen paras
Hankintalaki sen käskee: hankinnat tulee pääsääntöisesti jakaa osiin. Erilliskilpailutus ei siis ole vain järkevää – se on myös lainsäädännön linjaus.
