Kuka pelkää palkkakonsulttia?

Uusi palkkajärjestelmä tuo mukanaan muutakin kuin uuden teknologian. Se haastaa tutut toimintatavat ja nostaa näkyviin asioita, jotka ovat voineet hautautua vuosien varrella järjestelmien syövereihin. Lue asiantuntijan vinkit sujuvaan palkkajärjestelmäprojektiin.

Uusi järjestelmä. Tiukka aikataulu. Kymmeniä päätöksiä. Integraatioita ja vuosien varrella kertyneitä käytäntöjä, joiden alkuperää kukaan ei enää oikein muista. Ei ihme, jos projektin alkaessa vähän hirvittää.

Palkkajärjestelmäprojektissa kaikkea ei voi tietää tai ennakoida etukäteen. Olennaista on tunnistaa projektin kannalta kriittiset kohdat, varautua riskeihin ja nostaa epäselvyydet esiin ajoissa.

Juuri tässä kokenut palkkakonsultti ansaitsee paikkansa projektipöydässä. Asiakkaalle järjestelmäuudistus voi olla kerran vuosikymmenessä vastaan tuleva rutistus, konsultille taas tuttua maastoa. Konsultoinnin arvo ei olekaan vain järjestelmäosaamisessa, vaan kokemuksessa: konsultti tietää, mitä kannattaa kysyä, mihin varautua ja missä kohtaa projektia on syytä olla erityisen tarkkana.

”Olennaista on tunnistaa projektin kannalta kriittiset kohdat, varautua riskeihin ja nostaa epäselvyydet esiin ajoissa.”

Vanha järjestelmä voi yllättää

HR- ja palkkajärjestelmät ovat usein pitkäikäisiä. Vuosien varrella niiden ympärille kertyy sääntöjä, automaatioita ja toimintatapoja, joiden taustaa ei välttämättä enää tunneta. Jokin käytäntö elää sitkeästi mukana vain siksi, että niin on tehty aina. Kun palkat ulkoistetaan ja/tai järjestelmää lähdetään vaihtamaan, kaikkea tätä hiljaista tietoa ei välttämättä osata tunnistaa – saati siirtää uuteen.

Tässä palkkakonsultin ulkopuolinen katse on arvokas. Kun tuntee palkkaprosessit ja palkkahallinnon järjestelmät, osaa paitsi selvittää, mitä nykyisessä ympäristössä tapahtuu, mutta myös haastaa sitä, mitä uuteen todella kannattaa rakentaa.

”Kun tuntee palkkahallinnon järjestelmät, osaa paitsi selvittää, mitä nykyisessä ympäristössä tapahtuu, mutta myös haastaa sitä, mitä uuteen todella kannattaa rakentaa.”

Järjestelmän vaihtaminen ei tarkoita, että kaikki vanha pitäisi toisintaa sellaisenaan. Olennaisempaa on tunnistaa, mitä organisaatio tarvitsee ja mitä uudella järjestelmällä halutaan saavuttaa. Liian tiukka takertuminen nykyisiin prosesseihin voi johtaa siihen, että uusi järjestelmä taivutetaan väkisin vanhoihin uomiin. Silloin menetetään samalla yksi järjestelmäuudistuksen parhaista mahdollisuuksista: tilaisuus tarkastella tuttuja toimintatapoja uusin silmin.

Kaikkea vanhaa ei siis tarvitse kantaa mukana. Joskus kannattaa kysyä yksinkertaisesti: voisiko tämän tehdä fiksummin?

Riskit ruotuun palkkakonsultin avulla

Aikataulu venyy, resurssit eivät riitä tai tärkeä riippuvuus huomataan liian myöhään. Palkkajärjestelmäprojektissa riskejä riittää, ja pahimmillaan niiden vaikutukset ulottuvat palkanmaksusta aina yrityksen maineeseen asti.

Riskien tunnistamisessa on ennen kaikkea kyse ennakoinnista. Kun projektin kriittiset kohdat ja mahdolliset kompastuskivet tunnistetaan jo alussa, niihin voidaan varautua hyvissä ajoin ja rakentaa projektille mahdollisimman sujuvat lähtökohdat. Siksi projekti suunnitellaan tarkasti yhdessä asiakkaan kanssa. Missä vaiheissa työmäärä kasvaa? Milloin tarvitaan asiakkaan aikaa ja osaamista? Entä missä kohtaa mukaan tarvitaan muita kumppaneita?

”Riskien tunnistamisessa on ennen kaikkea kyse ennakoinnista. Kun projektin kriittiset kohdat ja mahdolliset kompastuskivet tunnistetaan jo alussa, niihin voidaan varautua hyvissä ajoin.”

Kolmansien osapuolten rooli korostuu etenkin migraatioissa, rinnakkaisajoissa ja integraatioissa. Palkkajärjestelmä on osa laajempaa kokonaisuutta, johon voi kuulua esimerkiksi HR-, työaika-, matkalasku– ja talousjärjestelmiä. Mitä aikaisemmin eri osapuolet ja riippuvuudet tunnistetaan, sitä paremmin niiden tekeminen saadaan sovitettua yhteiseen aikatauluun.

Konsultti tuo tähän kokemusta muista käyttöönotoista: missä kohtaa tyypillisesti tökkii, ketä tarvitaan mukaan ja mitä kannattaa varmistaa hyvissä ajoin ennen tuotantoonmenoa. Hyvä projektisuunnitelma ei siis kerro vain, mitä tehdään ja milloin. Se tekee näkyväksi myös sen, missä projekti voi kompastua, jotta juuri niin ei kävisi.

Tutustu, miten asiakkaallamme Fastemsilla toteutettiin palkka- ja HR-uudistus, jossa järjestelmät, integraatiot ja automaatio rakennettiin toimivaksi kokonaisuudeksi.

Arki asettaa aikataulun

Palkkajärjestelmäprojekti ei pysäytä arkea. Palkat maksetaan ja päivittäiset tehtävät hoidetaan samalla, kun uusi järjestelmä vaatii määrittelyä, testausta ja päätöksiä. Siksi resurssit ovat yksi projektin keskeisistä kysymyksistä. Asiakkaalle projekti tulee usein päivätyön päälle, eikä ylimääräisiä käsipareja ole noin vain saatavilla.

Työmäärää kannattaa ennakoida jo projektin alussa. Missä vaiheissa asiakkaalta tarvitaan eniten aikaa? Milloin tarvitaan tietyn asiantuntijan osaamista? Entä kuka pystyy tekemään tarvittavat päätökset?

Oikea resursointi tarkoittaakin paitsi riittävästi aikaa myös oikeita ihmisiä oikeaan aikaan. Määrittelyihin tarvitaan niitä, jotka tuntevat nykyiset käytännöt ja tietävät, miten niiden halutaan jatkossa toimivan. Mukana pitää olla myös päätösvaltaa, jotta projekti ei jää odottamaan vastauksia. Kun työmäärä, osaaminen ja päätöksenteko on huomioitu etukäteen, projekti kulkee arjen rinnalla.

Palkkakonsultin tehtävä ei ole kaataa asiakkaan kalenteriin lisää tekemistä, vaan auttaa kohdistamaan tekeminen oikeisiin asioihin oikeaan aikaan. Kokemus auttaa ennakoimaan, missä vaiheissa asiakkaan panosta todella tarvitaan ja missä konsultti voi kantaa vastuuta.

”Oikea resursointi tarkoittaakin paitsi riittävästi aikaa myös oikeita ihmisiä oikeaan aikaan.”

Suunnitelma saa elää

Hyvä suunnitelma antaa projektille suunnan, mutta sen ei tarvitse olla kiveen hakattu. Pitkän projektin aikana tilanteet muuttuvat, uutta opitaan ja alkuperäisiä suunnitelmia voi olla tarpeen tarkentaa.

Siksi etenkin suuremmissa projekteissa kannattaa pysähtyä välillä tarkistamaan tilanne. Olemmeko menossa oikeaan suuntaan? Ovatko tavoitteet ja toimintatavat edelleen toimivia? Onko matkan varrella noussut jotain, mikä vaatii korjausliikettä? Suunnitelman muuttaminen ei ole merkki huonosta suunnittelusta. Päinvastoin: hyvä projektinhallinta reagoi siihen, mitä matkan varrella opitaan.

Kehitys ei myöskään pääty käyttöönottoon. Uusi järjestelmä alkaa näyttää todelliset vahvuutensa ja kehityskohteensa vasta arjessa. Tuttu kumppani jatkaa rinnalla myös projektin jälkeen ja kehittää palkkaprosessia tarpeiden mukana.

Haluat kuulla lisää? Kuuntele Tunne äly -podcastin K2 J4🎙️

---