Tutkimus: Näin tekoäly uudistaa HR:n

Tekoäly on mullistanut monia liiketoiminnan osa-alueita, ja sen vaikutukset ulottuvat myös henkilöstöhallintoon. Mitä tekoäly tarjoaa HR-päättäjille ja miten se voi muuttaa heidän työskentelytapojaan? Integratan Botti haastatteli aiheesta Tampereen yliopiston tuotantotalouden professori Teemu Lainetta ja Integratan tekoälyn ja HR-teknologian asiantuntija Rami Setälää.

Tampereen yliopiston, Turun yliopiston ja yrityskumppaneiden muodostaman poikkitieteellisen konsortion ja Business Finlandin rahoittama AI-SIM-hanke tutkii ja kehittää tekoälypohjaisia sovelluksia ja menetelmiä, jotka uudistavat toimittajatiedon hallintaa ja tehostavat liiketoimintaa. Tässä jutussa syvennymme siihen, kuinka tämä kaikki vaikuttaa henkilöstöhallintoon.

Integrata on yksi hankkeen yrityskumppaneista. Se tukee tutkimustyötä toimimalla tekoälyratkaisujen uusien liiketoimintamahdollisuuksien tutkimusalustana ja tarjoaa ymmärrystä kielimallien soveltamisesta sekä yrityksen sisäisiin että yritysten välisiin tietotarpeisiin. 

Tutkimuksen anti HR-ammattilaisen näkökulmasta

Tekoäly on tunnistettu hankkeessa erääksi keskeiseksi tavaksi sujuvoittaa arjen HR-prosesseja ja saada HR-prosesseihin liittyviä tekstimuodossa olevia hiljaisia signaaleita näkyviksi ja tuottaa tietoa päätöksenteon pohjaksi. 

Esimerkiksi tekoälyavusteiset chatbotit voivat automaattisesti vastata yleisimpiin kysymyksiin, jolloin HR-ammattilaisilla vapautuu aikaa muihin tehtäviin. HR:n puolella hankkeelta odotetaankin erityisesti prosessien tehostumista, automatisointia sekä työnjaon uudelleen määrittämistä, mikä kasvattaa asiantuntijatyön painoarvoa. 

Toisaalta nykyisin jäsentymättömässä tekstimuodossa olevaa tietoa ei saada tehokkaasti päätöksenteon tueksi. Tekoäly onkin omimmillaan tonkimassa tekstiä ihmisen puolesta.

Lue lisää hankkeesta ja sen hyödyistä 🔗

Miten HR-dataa voidaan hyödyntää entistä paremmin?

Yritysten HR-datassa on paljon hyödyntämätöntä potentiaalia. Tiedämme jo, että työkuormaa voi parantaa ennakoivasti esimerkiksi työaikajärjestelmien dataan tukeutuvan raportoinnin kautta, mutta mitä voimme oppia esimerkiksi viestinnässä kulkevasta datasta tai henkilöstön näkemyksistä?

Tekoäly voi tunnistaa ja analysoida trendejä, joiden avulla voidaan tarkastella ollaanko kulkemassa kohti liiketoiminnan tavoitteita. Toisaalta tekoäly voi tunnistaa jonkin ongelmatilanteen ihmistä nopeammin ja nostaa asian käsittelyyn paljon nykyistä aikaisemmin.

Tutkimuksen keskiössä on NLP eli Natural Language Processing, mikä tarkoittaa luonnollisen kielen käsittelyä, jonka avulla tietokoneet voivat ymmärtää ja käsitellä ihmisen kieltä. Teknologiaa käytetään tunnistamaan tekstimuodossa olevia hiljaisia signaaleja, jotka liittyvät esimerkiksi HR-prosesseihin.

Tämä tarkoittaa, että tekoäly voi analysoida esimerkiksi kysymyksiä, kommentteja ja palautteita, mikä vähentää toistuvia ongelmia, epäselvyyksiä ja tuo mahdollisesti myös esiin muita mahdollisia kehityskohteita. Näin voidaan parantaa prosesseja ja nopeuttaa tiedonkulkua.

Esimerkiksi Integratan kehittämän HumHum HR -sovelluksen viesteissä työntekijä tai esihenkilö voi kysyä HR:ltä kysymyksen, johon HR saa vastausehdotuksen tekoälyltä, jonka se sitten hylkää, muokkaa tai lähettää sellaisenaan kysyjälle.

Tekoälyvastaukset parantavat työntekijäkokemusta tarjoamalla nopeampia ja laadukkaampia vastauksia henkilöstön kysymyksiin.

HR:n uusi, strategisempi rooli

Projektin yksi tärkeä näkökulma on arvon syntymisen ja luomisen muutokset tekoälytyökalujen käytön myötä. Tekoäly ei poista ihmistyötä vaan muuttaa sen luonnetta. Työt HR-ammattilaisten ja tekoälytyökalujen välillä kannattaa jakaa niin, että ihminen ja kone pääsevät käyttämään omia vahvuuksiaan.

Tekoäly on taitava tarjoamaan ihmisille syötteitä päätöksenteon tueksi ja tunnistamaan mahdolliset kehityskohteet. 

Tekoäly on hereillä 24/7 eikä välitä työehtosopimuksen mukaisista työajoista. Tämä mahdollistaa henkilöstöresurssien kohdentamisen strategisempiin ja arvoa luoviin tehtäviin, kuten osaamisen johtamiseen ja henkilöstön kehittämiseen sekä toisaalta tarvittaessa nopeaan reagointiin ja palveluun myös työaikojen ulkopuolella.

Tekoäly avaa HR-päättäjille uusia mahdollisuuksia toimia strategisina kumppaneina yrityksen johdolle. Tiedon parempi hyödyntäminen ja prosessien tehostaminen mahdollistavat sen, että HR voi aktiivisemmin osallistua liiketoiminnan kehittämiseen ja tukea yrityksen kasvua ja innovaatioita.

Tekoäly mahdollistaa myös kulttuurin ja työhyvinvoinnin seurannan uudella tavalla, tarjoten keinoja mitata ja kehittää näitä kriittisiä tekijöitä reaaliajassa.

Tutkimuksessa tarkastellaan miten työnjako ihmisten välillä voi muuttua ja miten yrityksen ja palveluntarjoajan välinen työnjako voi toimia joustavammin ja nopeammin tilanteen mukaan tekoälyavusteisesti.

HR-prosessit voivat tehostua myös kansainvälisesti

HR:n rooli voi laajentua tekoälyratkaisujen myötä koskemaan kansainvälisiä toimintoja, joissa tekoäly voi auttaa ylittämään kielimuureja ja toimintakulttuurien eroja. 

AI voi esimerkiksi auttaa esihenkilöitä hallinnoimaan tiimejä, jotka toimivat eri maissa, tarjoamalla tietoa paikallisista käytännöistä ja lainsäädännöstä sekä ihan yksinkertaisuudessa vaikka opastamaan paikallisen työajanhallintajärjestelmän käytössä.

Niin yritysten sisäiset HR-palvelukeskukset kuin HR:n ulkoistuspalvelut voivat toimia näin tulevaisuudessa. Palvelua ei tarvittaisi joka maahan erikseen, vaan yhdestä maasta olisi mahdollista hallinnoida koko yrityksen henkilöstöhallintoa laajemmin kuin nykyään.

AI-SIM-projektin työ tukee HR-prosessien murrosta, kun uusien työkalujen mahdollisuuksista ja vaikutuksista saadaan lisää tietoa – ja päästään paneutumaan näihin vaikutuksiin yksityiskohtaisella tasolla. 

Tutkimuksessa tehdään selvitystä tekoälyn mahdollisuuksista helpottaa kansainvälisissä organisaatioissa toimivan henkilöstön, HR:n ja palveluntarjoajan työtä sekä toisaalta muuttaa tätä työnjakoa.

Jokainen tunnistaa tilanteen, jossa toivoisi tekoälyltä nopeaa vastausta toisen maan käytännöistä, kuten kuinka kyseisen maan työajanhallintajärjestelmässä hyväksyttiinkään tunnit tai asetettiinkaan itselle sijainen – eikä asia olisi oman muistin varassa.

Tekoälyn tuominen henkilöstöhallintoon ei ole vain teknologiapäivitys

AI ui jatkossa yhä useampaan henkilöstöhallinnon prosessiin. Tekoälyn hyödyntäminen ei tarkoita vain teknologiapäivitystä, vaan se on yrityksen kilpailu- ja innovaatiokyvyn kehittämisen perusta. Kyseessä on apuväline, joka tukee HR:n työtä, mutta ei korvaa sitä kokonaan.

HR:n kontekstissa on erityisen tärkeää ottaa huomioon datan sensitiivisyys, mikä edellyttää käytännössä yrityskohtaisia ja tietoturvallisia tekoälyratkaisuja. 

AI-SIM-hanke auttaa parantamaan henkilöstöhallinnon prosesseja ja vahvistamaan HR:n roolia tekoälyn avulla. Jos tavoitteenasi on uudistaa toimintatapoja, optimoida resurssien käyttöä ja maksimoida henkilöstön potentiaali, pidä itsesi kartalla hankkeen julkaisuista ja tuloksista.

Tahdotko tekoälyn työkaveriksi?

Haluaisitko kuulla, kuinka älykkäät ratkaisut voisivat helpottaa arkeasi? Varaa alta asiantuntijallemme aika 🔻