Työaikajärjestelmä tähtäimessä? Tärkeimmät vinkit valintaan

Työaikajärjestelmän valinta voi tuntua tehtävältä, jossa teknologia, tarpeet ja talous kohtaavat – ja monesti törmäävätkin. Moderni työaikajärjestelmä ei ainoastaan helpota arkea, vaan tuo lisäarvoa yrityksen liiketoimintaan. Lähdetäänpä siis purkamaan, miten löytää juuri oikea ratkaisu ja mitä ottaa huomioon uutta alustaa valitessa. 

Aikaansa edellä

Satu Rautuma

Työaika

WFM

satu.rautuma@integrata.fi

050 341 4252

• LinkedIn

Mistä tietää, että työaikajärjestelmä alkaa olla tiensä päässä? 

Onko tilanne toistuvasti se, että palkat eivät täsmää ja HR hikoilee lippulappujen kanssa? Se on yksi merkki siitä, että työaikajärjestelmässä on puutteita. Kun manuaalista säätöä on liikaa, puhelinsovellus uupuu, tai yrityksen tarpeet ovat muuttuneet, on aika harkita uutta ratkaisua.  

Nykyään työntekijät odottavat joustavia ja moderneja työkaluja, ja jos järjestelmä ei enää vastaa tarpeisiin tai tue muuttuneita työehtosopimuksia, on aika päivittää peliin jotain älykkäämpää. Elinkaarensa päähän tulleet alustat, joihin ei kehitetä uusia ominaisuuksia tai korjata vanhoja bugeja, kannattaa vaihtaa tämän päivän teknologiaan. 

Työaikajärjestelmän valinta vauhtiin kartoituksella

Valintaprosessi kannattaa aloittaa perusasioista: mikä on yrityksesi tarve? Usein ensimmäisenä mieleen tulevat työajanseuranta ja poissaolojen hallinta, mutta järkevä järjestelmä tarjoaa paljon muutakin. Se voi integroitua palkkahallintoon, tarjota kattavaa analytiikkaa tai jopa ennakoida tulevia resursointitarpeita. 

Työaikajärjestelmän valinta alkaa aina perusteellisella tarpeiden kartoituksella. Tarvitsetteko reaaliaikaista raportointia projekteista ja poissaoloista? Entä mahdollisuuden kirjata työaikaa helposti kentällä? Pidä silmällä ominaisuuksia, kuten mobiilikäyttöliittymä ja monipuoliset raportointimahdollisuudet. 

Autuutta automaatiosta ja integraatioista

Automaation merkitystä ei voi aliarvioida. Automaation arvo avautuu, kun järjestelmät toimivat yhteen ja tiedot siirtyvät oikea-aikaisesti ilman manuaalista syöttöä. Virheet vähenevät, prosessit nopeutuvat ja HR:n työ kevenee.  

Mistä sitten tietää, onko järjestelmä integroitavissa? Kaikki järjestelmät eivät ole yhtä yhteistyökykyisiä. Jos alustalla on avoimet rajapinnat, integraatio muihin onnistuu sujuvasti – toiset taas eivät päästä dataa liikkumaan yhtä vapaasti. Innovatiivisilla integraatioilla varmistetaan, että tieto liikkuu järjestelmien välillä automaattisesti ja ajallaan.  

Kun työaika-, palkka– ja HR-järjestelmät pelaavat yhteen, kaikilla on aina tuorein tieto käsillä. Massapäivitykset hoituvat hujauksessa, eikä HR:n tarvitse syöttää samoja tietoja moneen paikkaan.  

Analytiikka apuna – älyä ilman äimistelyä 

Dataa on paljon, mutta miten siitä saadaan ilo irti? Työaikajärjestelmän tulee tarjota selkeitä, reaaliaikaisia raportteja, joista yritysjohto ja HR voivat tehdä johtopäätöksiä. Analytiikka apuna tarkoittaa sitä, että työajan seuranta voi olla monitasoista – asiakkaittain, projekteittain tai työlajeittain – ja kaikki tämä helposti saatavilla. 

Järjestelmän kyky tuottaa raportteja palkanlaskennan, resursoinnin ja talousjohtamisen tarpeisiin on ehdottomasti yksi työaika-alustan tärkeimmistä ominaisuuksista, joka voi tuoda merkittävää lisäarvoa liiketoiminnalle. 

Intuitiivinen käyttö – helppoa ja huoletonta 

Jähmeän järjestelmän ei pitäisi olla työajanhallinnan hidasteena. Käytön tulisi olla niin helppoa, että käyttäjät omaksuvat sen nopeasti ja voivat hoitaa työaikakirjaukset vaivatta millä tahansa laitteella, olipa kyseessä leimauslaite tai puhelin. Pilvipalvelu tekee työajan kirjaamisesta sujuvaa – virheet on helppo korjata kellontarkasti, ja työaika kirjautuu automaattisesti sinne, mihin kuuluu. 

Miten varmistaa, että työaikajärjestelmä toimii myös tulevaisuudessa? 

Valitse luotettava järjestelmäkumppani, joka ei jää junnaamaan, vaan panostaa jatkuvaan kehitykseen. Kun palveluntarjoajalla on selkeä roadmap, ja aktiivisia kehitysideoita virtaa, voit luottaa siihen, että järjestelmä pysyy ajan tasalla. On hyvä myös varmistaa, voiko järjestelmän pääkäyttäjä muovata ominaisuuksia käyttöönoton jälkeen. Jos pääkäyttäjää ei löydy omasta takaa tai kehittämiseen kaivataan tukea, meiltä löytyy hommaan osaavimmat osaajat. Työaikakonsultointi ja -asiantuntijat auttavat järjestelmän kehittämisessä ja ylläpidossa. 

Kiinnostaako kartoitus tai muuten vaan ajatustenvaihto aiheesta?

Linkity linkkarissa tai kysy kahville.