Sisäinen vs. ulkoinen palkkahallinto – tunnista riskit

Palkkapäivä on paras päivä, mutta miten sujuvasti siihen päästään? Palkanlaskenta ei ole pelkkää numeroiden pyörittelyä, vaan prosessi, jossa pienetkin virheet voivat aiheuttaa ison harmin. Kun pohditaan, hoitaako palkat itse vai ulkoistaako ne, vaakakupissa painavat muutakin kuin eurot ja ajankäyttö – myös riskienhallinta ja henkilöstön tyytyväisyys. Tässä vertailussa käymme läpi molempien mallien plussat ja miinukset. 

Sisäinen palkanlaskenta: Tuttua ja turvallista? 

Kenelle sisäinen palkkahallinto sopii? Sisäinen palkanlaskenta voi palvella hyvin organisaatioita, joilla on omat HR- ja IT-resurssit, vakaa palkkatiimi ja halu hallita prosesseja itse. Usein tämä yhdistyy suureen kokoluokkaan, kuten tuhansia työllistäviin konserneihin, julkisiin toimijoihin tai toimialoihin, joissa työsuhteet ja työehtosopimukset ovat monimuotoisia. Sisäinen malli tarjoaa täyden kontrollin – mutta tuo mukanaan myös täyden vastuun. 

Sisäinen palkanlaskenta voi olla perusteltua myös silloin, kun henkilötyö, laskutus ja taloushallinto muodostavat tiiviin kokonaisuuden – kuten henkilöstövuokrauksessa tai rakennusalalla. Näissä tapauksissa palkanlaskenta on usein integroitu osaksi ERP-järjestelmää tai LikeIT-tyyppistä kokonaisuutta ja se linkittyy saumattomasti laskutukseen. Näissäkin tilanteissa ulkoistaminen on mahdollista, mikäli kyseessä on kokonaisvaltainen taloushallinnon toimija, joka pystyy hallitsemaan koko prosessiketjun saumattomasti. 

Organisaation sisäinen palkkahallinto huolehtii siis itse järjestelmän käytöstä, palkkojen laskemisesta, viranomaisilmoituksista, maksatusprosessista ja raportoinnista. Tuttu kuvio, eikö? Kun homma toimii, kaikki hyvin. Mutta mitä tapahtuu, jos avainhenkilö sairastuu, lomailee tai lähtee talosta pysyvästi? 

Palkkahallinnon henkilöriski on kuin tikittävä kello. Jos osaaminen on yhden henkilön varassa, mahdolliset virheet, viiveet tai väärinymmärrykset voivat paisua ongelmiksi – ja niitä ei korjata exceleillä. Kun järjestelmien ylläpito, pääkäyttäjätyö ja järjestelmän muutospyynnöt tulevat laskentaprosessin päälle, ei kokonaiskuva aina olekaan niin selkeä.  

Palkkaprosessien ja järjestelmien kehittäminen vaatii jatkuvaa osaamista. Automaatiota, integraatioita ja uusia teknologioita ei aina ole järkevää rakentaa itse. Vaikka järjestelmätoimittaja mukauttaa järjestelmän tarpeisiin, onnistunut kokonaisuus edellyttää myös sisäistä asiantuntemusta, usein jopa erillistä pääkäyttäjää. Ulkoinen kumppani tuo valmiin kehitysalustan ja parhaat asiantuntijat avuksi – ilman, että kaikkea täytyy osata tai resursoida itse. 

Ulkoistettu palkkahallinto: Vähemmän riskiä, enemmän aikaa olennaiseen 

Ulkoistettu palkkahallinto sopii kaikille, jotka haluavat minimoida riskit, ennakoida kustannukset ja vapauttaa aikaa olennaiseen. Erityisesti se palvelee kasvavia yrityksiä, pieniä ja keskisuuria tiimejä (noin 100–500 henkilöä) – mutta myös suuria organisaatioita, joilla on yli 1000 työntekijää. 

Miksi? Koska mitä isompi henkilöstö, sitä enemmän liikkuvia osia. Palkkaprosessi monimutkaistuu, virheriski kasvaa ja järjestelmän kuormitus korostuu. Ulkoistettu malli tuo kaivattua vakautta, skaalautuvuutta ja teknologiat työn tueksi – ja mikä tärkeintä, läpinäkyvän ja hallitun kustannusrakenteen.  

Taakka organisaation sisäisen palkka-asiantuntijan harteilta katoaa, kun palkanlaskentaprosessi ulkoistetaan ammattilaisille A:sta Ö:hön – henkilöriskit minimoiden. Kun mukana on automaatio, täsmäytysrobotit ja osaava tiimi, voidaan unohtaa se perinteinen: “Kuka tekee palkat, kun meidän palkka-asiantuntija on lomalla?”. 

Ulkoistettu palkanlaskentapalvelu tuo ennakoitavuutta palkkahallinnon kulujen hallintaan, kun palvelu ja järjestelmä laskutetaan omanaan. Kun mukaan otetaan älykkäät teknologiaratkaisut ja asiantuntijat, pysyy palkat priimana, vaikka maailma ympärillä heiluisi. Palkkapalvelun laskutus perustuu palkkalaskelmiin, eikä yllätyksiä tule. Ja mikä parasta, kalenterista ei tarvitse kaivella tuuraajaa, kun kumppani hoitaa homman. 

Kaikille ulkoistaminen ei ole aina paras tai kustannustehokkain ratkaisu. Esimerkiksi pienissä organisaatioissa, joilla on alle 10 työntekijää, yksinkertainen palkkaprosessi ja vähän henkilöstömuutoksia, ulkoistamisen tuoma lisäarvo voi jäädä vähäiseksi – etenkin jos järjestelmäkehitykselle ei ole tarvetta. 

Tilanne muuttuu kuitenkin, jos yritys tähtää nopeaan kasvuun. Kun henkilöstömäärä nousee esimerkiksi 50:stä 200:aan lyhyessä ajassa, myös palkkahallinnon vaatimukset monimutkaistuvat. Tällöin ulkoistaminen on järkevää – osaava kumppani osaa skaalata palvelut kasvun mukana ja varmistaa, että prosessit pysyvät hallinnassa koko matkan ajan. 

Älykäs palkkahallinto – vähemmän huolia 

Palkanlaskennassa tarkkuus on kaikki kaikessa – pienikin virhe voi johtaa merkittäviin seurauksiin niin taloudellisesti, ajallisesti kuin maineellisesti. Ulkoistettu palkkapalvelu tuo prosessiin turvaa, jatkuvuutta ja ennakoitavuutta: ammattilaiset, teknologia ja varmistetut käytännöt pitävät kokonaisuuden kasassa tilanteessa kuin tilanteessa. 

Sisäinen malli voi olla oikea valinta joillekin organisaatioille, mutta silloin on tärkeää tunnistaa siihen liittyvät vastuut ja varmistaa riittävät resurssit. 

Lopulta kyse ei ole vain tavasta hoitaa palkkoja – vaan siitä, miten organisaatio haluaa hallita riskejä ja kehittää prosesseja. Ulkoistamalla voit siirtää riskin hallinnan kokeneille kumppaneille ja keskittyä siihen, mikä vie liiketoimintaa eteenpäin.

Katso, miten asiakkaamme Alko on hyötynyt ulkoistetusta palkkahallinnosta ja mitä se on heille käytännössä mahdollistanut. 

Palkat palveluna vai järjestelmä palveluna?

Mietityttääkö palkkahallinnon tilanne? Autamme valitsemaan fiksusti. Tee palkkahallinnon pikatesti ja selvitä tilanne! 

Tee testi