Integrata – Alko

Tietoturvalliset palkat ja HR-prosessit

Alko ulkoisti palkat jo 2000-luvulla. Kun kilpailutuksen kautta kaivattiin automaatiota sekä tulevaisuuden tietoturvalliset alustat ja asiointikanavat, oli Alkon valinta Integrata. Annetaan asiakkaan kertoa – tarpeesta ja tuloksista.

Palvelumme pähkinänkuoressa

Asiakkaan tarve
  • HR- ja palkkaprosessit paremmiksi. Paperit pois pöydiltä.
  • Toisteisen työn automatisointi. Ajanmukaisia alustoja toivottiin taskuun.
  • Tietoturvan tason nosto. Tietosuojatut asiointikanavat ja alustat.
Ratkaisu
Tulokset
  • Alkon näköistä palvelua: toimivaa, työntekijälähtöistä ja tietoturvallista.
  • Lomakkeet pois lojumasta. Työsuhde ja todistukset tietosuojatusti sovelluksessa.
  • ”Palkkapalvelun laatu erinomaista.”

Prosessit paremmiksi

Alko Oy haluaa tarjota asiakkailleen ystävällistä, asiantuntevaa ja sujuvaa maailmanluokan palvelua asiointikanavasta riippumatta. Integratalaisilla puolestaan on tahto tuottaa aina asiakkaan näköinen verraton asiakaskokemus. Alkon työsuhdepalveluista ja työhyvinvoinnista vastaava sekä projektin omistajana toiminut HR-päällikkö Nelli Tyrkkö, mitä yhteisessä projektissa tehtiin ja miten onnistuimme?

– Integratan palveluiden kautta saimme digitalisoitua palkat ja tiedot kulkemaan suoraan HR-järjestelmästä palkkajärjestelmä Mepcoon. Integrata tarjosi aktiivisesti ratkaisuehdotuksia prosessien sujuvoittamiseksi sekä digitalisoinnin mahdollistamiseksi palkkahallinnon toimijan ja palkanlaskentajärjestelmän vaihdoksen yhteydessä.

– Toiminta on nyt sujuvaa. Paperiset lomakkeet ovat pitkälti poissa pöydiltä. Yhteistyö Integratan kanssa on tulevaisuuteen katsovaa. Palkkapalvelun laatu on erinomaista. Integratalaiset tuovat aktiivisesti esiin havaintojaan ja kehittämisajatuksiaan.

– Eli ammattitaitoisen ja kehityshaluisen kumppanin avulla voi löytää toimivia ratkaisuja erilaisten palkkahallinnon haasteiden kanssa.

– Ydinviestini yhteistyöstä on, että olemme erittäin tyytyväisiä Integrataan, Tyrkkö tiivistää.

”Palkkapalvelun laatu on erinomaista. Integrata myös tuo aktiivisesti esiin havaintojaan ja kehittämisajatuksia.”

Nelli Tyrkkö

HR-päällikkö, työsuhdepalvelut ja työhyvinvointi, Alko

Teknologiasta tietoturvaa tietohallinnon tueksi

Alkon ICT-kehityspäällikkö Tiia Liesmäki, miten tietohallinto tai tietoturvan taso liittyy palkanlaskentapalveluun tai HR-prosesseihin?

– Halusimme parantaa palkkojen ja prosessien tietoturvaa sekä samalla helpottaa työntekijöiden ja esihenkilöiden HR-asiointia.

– Ottamalla käyttöön Integratan palkat ja teknologioista Mepcon sekä HumHum HR -sovelluksen ja lisäämällä yhtälöön automaatiota, saimme ratkaisun, jolla päästiin toteuttamaan kokonaisuutena Alkon näköistä tapaa toimia: sujuvaa, työntekijälähtöistä ja tietoturvallista.

– Tietoturvan tasoa nostettiin. Yhteistyö oli alusta loppuun luontevaa, avointa ja erittäin ratkaisukeskeistä, Liesmäki kiittelee.

Henkilöstö- ja palkkahallinnon tietoturvallisiin teknologioihin ja ajan älykkäisiin ratkaisuihin panostaminen palvelee myös tietohallintoa.

Alko on ajassa ja turvaa työntekijänsä: Vaateet henkilöstö- ja palkkahallinnon prosessien tietoturvalle ja henkilöstön tietosuojalle ovat tulevaisuudessa entistä tärkeämpiä. Tietosuojan taso nousee, kun henkilöstön palkkoihin tai työsuhteeseen liittyviä arkaluontoisia viestejä tai liitteitä ei enää toimiteta paperilla, pikaviestimissä tai sähköpostilla, vaan tarkoitukseen tehdyllä tietoturvallisella sovelluksella.

Liesmäki listaa onnistumiset ja avaa kolme kohtaa, joista tietohallinnossa kannattaa isossa kuvassa kiinnostua:

Alkon onnistumiset ja tärpit tietohallinnolle

01

Tietoturvallinen toimitus

”Sairauspoissaolotodistusten tietoturvallinen ja helppo toimitus palkkahallintoon Integratan HumHum HR -sovelluksella – ilman tulostusta, skannailua tai sähköposteja.”

02

Robotit rutiineihin

”Automaation avulla taklaamme manuaalisen työn vaiheita palkkahallinnossa, inhimilliset virheet minimoiden ja samalla parantaen palvelun läpinäkyvyyttä.”

03

Parempaa palvelua

”Palkkapalveluiden saatavuuden parantaminen Alkon työntekijöille varmistettiin Integratan loistavalla asiantuntijuudella sekä yhdessä sovituilla jatkuvan palvelun prosesseilla.”  

”Palkkapalveluiden saatavuuden parantaminen Alkon työntekijöille varmistettiin Integratan loistavalla asiantuntijuudella sekä yhdessä sovituilla jatkuvan palvelun prosesseilla.”

Tiia Liesmäki

ICT-kehityspäällikkö, Alko

Mikä kaikki kannattaa käyttöönotossa?

Projektin ohjausryhmän jäsen, Alkon resursoinnin johtaja Erkki Pakola, miten kuvailisit kilpailutuksen lähtökohtia ja käyttöönottoa?

– Alkon tapauksessa kyse ei ollut palkkahallinnon ulkoistamisesta – se meillä on tehty jo melkein 20 vuotta sitten. Kilpailutuksen yhteydessä palvelukuvauksessa ja kilpailutusprosessissa vaatimukset palvelulle on kuitenkin aina mahdollista miettiä huolellisesti uudelleen, Pakola huomauttaa ja jatkaa:

– Halusimme palkkapalvelulta kilpailutuksen jälkeen enemmän automatiikkaa, eli vähemmän paperia ja toisteisia työvaiheita. Halusimme mobiilipalveluita ajasta ja paikasta riippumatta. Halusimme nykyaikaisen ja tietoturvallisen asiointikanavan palkkapalveluiden kanssa.

– Lisäksi mahdollisen kumppanivaihdoksen yhteydessä halusimme varmistaa, että vaihdos sujuisi ongelmitta, turvallisesti ja vaarantamatta säännöllistä palkanmaksun oikeellisuutta.

– Käyttöönottovaihe sujui superlaadukkaasti ja ongelmitta. Laadulliset nykyaikaiset toiminnallisuudet toteutuivat, maaliin päästiin asetetussa aikataulussa eikä kustannusten kanssa syntynyt yllätyksiä.

Minkälaisia vinkkejä antaisit palkkapalvelun kilpailutukseen ryhtyvälle tai käyttöönottoprojektia käynnistävälle?

– Tavoitetaso uusien toiminnallisuuksien ja käyttöönoton oikeellisuuden suhteen kannattaa kumppanivaihdoksessa pitää korkeana. Erilaiset matkan varrella tulevat ongelmat eivät saa tätä ambitiotasoa horjuttaa.

– Myös erilaiset haasteet tai ongelmat tulee avoimesti ja nopeasti jakaa niiden toimijoiden kanssa, jotka myös voivat olla aktiivisesti mukana niiden ratkaisemisessa, Pakola vinkkaa.

”Käyttöönottovaihe sujui superlaadukkaasti ja ongelmitta. Laadulliset nykyaikaiset toiminnallisuudet toteutuivat, maaliin päästiin asetetussa aikataulussa eikä kustannusten kanssa syntynyt yllätyksiä.”

Erkki Pakola

projektin ohjausryhmän jäsen, resursoinnin johtaja, Alko

Teknologia taskuun ja prosessit paremmiksi

Asiakas on yksi meistä. Vuoropuhelun edetessä on käynyt selväksi, että Alkossa siirryttiin luontevasti yhteistyöhön uuden palkkapalvelukumppanin kanssa sekä samalla sujuvoitettiin ja automatisoitiin palkkaprosessit. Entä erilaiset HR-prosessit, Alkon resursoinnin ja asiakaspalvelun tuki, resursointipäällikkö Matti Väätäinen?

– Muutosten myötä esimerkiksi pidempien poissaolojen hakeminen siirrettiin lomakkeilta Alkon HR-järjestelmään, josta tieto siirretään esihenkilön sähköisen hyväksynnän jälkeen integraatioilla mm. työvuorosuunnittelujärjestelmään ja Mepco-palkanlaskentaan. Työntekijöille ja esihenkilöille saatiin käyttöön moderni HumHum HR -applikaatio mm. sairauspoissaolotodistusten toimittamiseen, palkkalaskelmien tarkasteluun ja lomarahavapaiden vaihtopyyntöjen tekemiseen.

– Nämä muutokset vähentävät merkittävästi manuaalista työtä HR-prosessin eri vaiheissa. Ja ovat henkilöstölle helppoja.

Millaisen vinkin antaisit parempia prosesseja kaipaaville?

­– Rohkeus tarkastella säännöllisesti ennakkoluulottomasti omia HR-prosesseja, aktiivinen muutosviestintä eri vaiheissa sekä monipuolisten modernien mahdollisuuksien hyödyntäminen tyytymättä tavanomaiseen, tiivistää työaikajärjestelmän näkökulmasta HR-prosesseja virtaviivaistamassa ollut Väätäinen.

Vielä viimeinen kysymys integratalaisessa hengessä: Mitä olet osaamisestamme mieltä?

– Yhteistyö sujui erinomaisesti ja eteen tulleita haasteita tiiviisti yhdessä integratalaisten kanssa ratkoen. Projektissa tehtiin lukuisia sujuvoittavia oivalluksia, jotka myös toteutettiin projektin aikana.

Kokonaisuutena kuulostaa siltä, että integratalaiset onnistuivat tuottamaan Alkolle asiakkaan tarpeeseen vastaavaa personoitua palvelua – ja verrattoman maailmanluokan asiakaskokemuksen.

”Yhteistyö sujui erinomaisesti ja eteen tulleita haasteita tiiviisti yhdessä integratalaisten kanssa ratkoen. Projektissa tehtiin lukuisia sujuvoittavia oivalluksia, jotka myös toteutettiin projektin aikana.”

Matti Väätäinen

resursointipäällikkö, resursoinnin ja asiakaspalvelun tuki, Alko

Alkon asiantuntijoiden vinkit parempiin HR- ja palkka­prosesseihin

01

Valmistele vaihdos

Palkkahallinnon toimijan tai järjestelmän vaihdoksen valmisteluun kannattaa varata reilusti aikaa ja tehdä valmistelut huolella, jotta siirto on vaivaton.

02

Vaali viestintää ja turvaa tietoturva

Viestinnällä on iso merkitys, kun halutaan digitalisoida HR- ja palkkaprosesseja onnistuneesti. Myös tietoturva on olennainen osa prosesseja.

03

Testauksen tärkeys

Testauspäällikön rooli on edellytys laadukkaalle ja kattavalle testaukselle sekä projektin aikataulussa ja budjetissa pysymiselle.

Liity kuppikuntaan – tilaa uutiskirje

Raute Oyj – asiakastarina. Työaika toimivaksi tulevaisuuden teknologioilla.

Neptonilla työaika toimivaksi

Toisteinen työ ja paperien pyörittely heivattiin historiaan ja tilalle taivutettiin tulevaisuuden työaikateknologia – Nepton. Lue Rauten asiakastarina!

Integrata – Acubiz

Tiedolla johtaminen ja työntekijäkokemus

Pirkanmaan Voimia halusi luoda pitävän pohjan tiedolla johtamiselle. Analytiikka ja järkevät järjestelmät – Mepco Pro, Quinyx ja M2 – mahdollistavat tiedolla johtamisen.

Integrata – Automaatio

HR-integraatiot ja automaatio apuna

Asiakkaamme Akun Tehdas kaipasi kumppania, joka saa järjestelmäpumpun soittamaan samaa säveltä. Apu löytyi Integratan integraatioista.

Integrata – Ota yhteyttä

Julkinen HR-hankinta helposti

Tuomi laittoi HR-tiedot liikkumaan. Lue asiakastarinasta asiakkaan vinkit, miten julkinen HR-hankinta hoituu helposti.