Neptonilla työaika toimivaksi

Tulevaisuuden teknologialla toimiva työajanhallinta

Kotimainen Raute Oyj on Raute-konsernin emoyhtiö, jonka maailmanlaajuinen toiminta viiluvalmistuslaitteistojen markkinajohtajana sujuu nyt toimivalla työajalla. Rautelaisten valinta oli Integrata ja Nepton-työaika. Rauten henkilöstöpäällikkö Mia Könnilä, mitä tarvitsitte?

– Silloisen työajanseurantajärjestelmän tuki oli päättymässä ja uuden valinta oli ajankohtaista. Tulevalta järjestelmältä edellytettiin erityisesti sujuvuutta prosesseihin, manuaalisen työn huomattavaa vähentämistä sekä nykyaikaisia käyttötapoja, kuten
mobiilileimaus.

Rauten palkkahallinnon asiantuntija Tarja Skog lisää lähtötilannelistaan:

– Tarpeena oli myös tuntien tulkinta eri työehtosopimuksille sekä tulkittujen tuntien siirto suoraan palkkajärjestelmään. Tuntien hyväksynnän toivottiin olevan toimivaa niin matkustavalle henkilöstölle kuin toimihenkilöillekin.

– Koska lähtötilanteena oli järjestelmä, jonka tukiaika oli loppumassa, olimme varautuneet hyvissä ajoin tähän työaikaprojektiin, tokaisee Rauten ICT-arkkitehti Harri Tuominen.

Miten Integratan palvelut ja tarjoamamme teknologia toimi tähän tarpeeseen?

Rauten henkilöstöpäällikkö Mia Könnilä on valmis vastaamaan:

– Meillä on käytössä joustava hybridityön toimintamalli ja uusi järjestelmä toimii niin toimistolla, etätyössä kuin asiakaskohteissa työskennellessäkin. Järjestelmä tulkitsee tunnit ja siirtää ne automaattisesti palkanlaskentaan, minkä avulla pystyimme poistamaan huomattavan määrän manuaalista työtä ja inhimillisten virheiden mahdollisuutta.

Tuominen täydentää tarvetta älykkäälle työaikaratkaisulle:

– Vanhan järjestelmän puutteisiin peilaten olimmekin listanneet kohtalaisen tarkasti tarpeet, joita uudessa järjestelmässä tulisi olla. Yksi tärkeimmistä tarpeista oli saada mobiilileimaukset, jotta henkilöstömme pystyi tekemään leimaukset ympäri maailmaa matkustaessaan.

– Erilaiset integraatiotarpeet oli niin ikään listattuna, ja niiden toteutus Neptonissa onnistuikin erittäin helposti, Harri Tuominen kiittelee.

Könnilä tarkastelee työssään työaikajärjestelmää myös henkilöstö- ja palkkahallinnon älykkäiden ratkaisuiden näkökulmasta:

– Lisäarvoa loi integratalaisten olemassa oleva tietämys Mepco HRM:stä sekä liittymistä Neptonin ja Mepcon välillä.

Myös integratalaisten joustava toiminta projektin eri vaiheissa sekä ratkaisujen löytyminen haasteisiinkin saa kiitosta. Millaiseksi koitte yhteistyön?

– Yhteistyö integratalaisten kanssa oli erittäin sujuvaa ja sitoutunutta. Vaikka aikataulu oli tiukka, töitä tehtiin ”hihat käärien”, Mia Könnilä kertoo.

Tarpeesta tuloksiin

Harva työaikajärjestelmä huomioi täkäläisen työelämän erityispiirteet sekä palkat. Nepton-työaikaratkaisu on suunniteltu Suomeen, ja se toimii myös kansainvälistä kauppaa käyvään konserniin. Neptonissa hallitaan työaikoja, poissaoloja ja vapaita vaivatta. TES-tulkintojen ja palkanlaskennan automaation avulla Nepton nopeuttaa palkkaprosessia.

Älykkäiden integraatioiden avulla tieto taas saadaan liikkumaan toivotusti kahden
teknologian välillä.

Tarja Skog nostaa esiin Neptonin etuja ja Integrata-yhteistyön tuloksia:

– Eri henkilöstöryhmien työajanseuranta on nyt samassa paikassa. Matkustavan henkilöstön osalta ”paperinpyöritys” poistui. Nepton myös tulkitsee eri ryhmien tunnit, joten toisteista tarkastamista on vähemmän. Tunteja ei tarvitse tallentaa käsin, vaan ne siirtyvät suoraan alustasta toiseen.

– Yhteistyö integratalaisten kanssa on ollut joustavaa. Ratkaisut löydettiin, vaikka käyttöönotossa kohdattiinkin haasteita. Haasteista huolimatta myös asenne pysyi rentona, Skog iloitsee.

Nyt ollaan integratalaisen asiantuntijuuden ytimessä: Osaaminen tiukkaa. Pipot ei. Avullamme teknologiat taivutetaan asiakkaan tarpeisiin – ei toisinpäin. Vastaamme asiakkaan tarpeeseen ja ratkaisemme henkilöstö- ja palkkahallinnon pulmapaikat.

– Myös IT:n näkökulmasta tuloksena oli hyvin toimiva järjestelmä, jossa ylläpitäminen on helppoa, Harri Tuominen täsmentää.

Uuteen aikaan

Kun työaika takkuaa tai vanha alusta on tulossa tiensä päähän, on tapana tarvekartoittaa parempaa palvelua sekä tulevaisuuden teknologioita.

Minkälaisia vinkkejä antaisitte nyt älykästä työaikaratkaisua etsiville?

– IT:n kannattaa kiinnostua. Kartoita integraatiotarpeet tarkasti ja tarkista tuetut teknologiat. Ja nauti lopputuloksesta, Harri Tuominen vinkkaa.

Tavoitteena on, että asiakas voi uuden alustan myötä keskittyä suuriin linjoihin ja suitsutuksiin. Hyvästä alkusuunnittelusta on uuteen aikaan siirryttäessä aina apua. Tarja Skog jakaa henkilöstö- ja palkkahallinnon näkökulmasta validit vinkit työaika-alustan vaihtoon:

– Pitkälle pääsee jäsentelemällä eri henkilöstöryhmien samankaltaisuudet ja eroavuudet sekä miettimällä, miten paikalliset sopimukset saadaan toimimaan järjestelmässä.

– Testivaiheessa suosittelen myös monipuolista ja huolellista testaamista omassa organisaatiossa. Pidä realistinen aikataulu ja positiivinen asenne. Jos tulee ongelmia.

Pidetään paino sanalla jos, ei kun.