Teknologian tuella tehoa henkilöstö- ja palkkahallintoon

Manuaalisista maneereista teknologian aallonharjalle

Kun 500 henkeä työllistävä suunnittelu- ja konsulttialan yritys FCG Finnish Consulting Group Oy päätti uudistaa henkilöstö- ja palkkahallintoaan, oli lähtötilanne tuttu monelle muullekin organisaatiolle: Palkanlaskenta hoidettiin talon sisällä, ilman HR-järjestelmää, ja suuri osa prosesseista oli manuaalisesti hallittuja. Esihenkilöillä ei ollut pääsyä palkkajärjestelmään, ja raportointi tehtiin toiveiden pohjalta Excel-taulukoita taivutellen. Työsuhteiden hallinta oli hidasta ja alkutietojen kerääminen työlästä.

Mutta sitten kaikki muuttui. Henkilöstöpäällikkö Miia Tuominen, miten?

– Manuaalisten prosessien kuormittavuus tuntui arjessa. Kun päälle tuli henkilömuutoksia, päätimme lähteä etsimään ratkaisua palkkahallinnon ulkoistuksesta ja HR-järjestelmästä. Valinta kohdistui Integrataan, koska se tarjosi kokonaisratkaisua, joka kattoi niin teknologiat kuin palkanlaskentapalvelunkin, Tuominen avaa alkutilannetta.

Asiakkaan arki on helpottunut merkittävästi.

– HR-järjestelmän ja palkanlaskennan integraatio on tehnyt prosesseista sujuvia ja tehokkaita. Esihenkilöt ovat tyytyväisiä uusien teknologioiden ja toimintojen myötä, ja tiedon jakaminen sekä hallinta on nyt huomattavasti helpompaa ja nopeampaa.

Yhtiön laki- ja henkilöstöjohtaja Jukka-Petteri Hyyppä, entä kumppanuus – millaisella muutosmatkalla olemme mukana?

– FCG on uudistunut lyhyessä ajassa voimakkaasti ja muutosvauhti on asettanut riman myös kumppaneidemme osalta korkealle. Etenkin FCG:n yrityskauppatilanteet ovat vaatineet kumppanilta pelisilmää sekä HR-järjestelmien että palkanlaskennan osalta. Integrata on hoitanut kokonaisuuden sekä erityistilanteet mallikkaasti, Hyyppä kommentoi.

Sovellus sujuvoitti arjen

FCG:llä on käytössään Integratan Palkat-palveluun kuuluva HumHum HR -sovellus, jonka avulla on mahdollista mm. maksattaa palkat modernisti. Miia Tuominen, miten appi on auttanut arjessa?

– Osana kokonaisratkaisua sovellus on tuonut lisää joustavuutta myös erityisesti sairauspoissaolojen ja lomarahanvaihtojen hallintaan. Esihenkilöiden on nyt helppo hyväksyä ja käsitellä poissaolotodistuksia tietoturvallisesti.

Palkanlaskennan ulkoistus puolestaan poisti henkilöriskit, paransi FCG:n palkkahallinnon tietoturvaa sekä toi henkilöstöhallintoon ajantasaiset tekemisen tavat.

– Paperisia palkkakuitteja postissa hetken kaipailtiin, mutta nopeasti työntekijät tottuivat katsomaan omat palkkalaskelmat suoraan sovelluksesta.

Henkilöstöhallinnon, esihenkilöiden ja työntekijöiden arkeen siis tuli toivottuja ajanmukaisia muutoksia. FCG:läiset tarkastelevat nyt omia tietojaan sekä toimittavat esimerkiksi sairauspoissaolotodistukset sovelluksella.

Esihenkilöille työsuhteen elinkaari on HR-järjestelmä Sympassa helppo hallita. Henkilöstöhallinto hoitaa myös raportoinnin aiempaa tehokkaammin teknologian tuella.

– Nyt tuntuu jo, että tässä sitä mennään ja tämä on ihan normaalia, vaikkei aikaakaan, kun teimme kaikki nämä asiat vielä manuaalisesti, Tuominen tiivistää teknologialoikkaa.

Projektista parempiin prosesseihin

Olennainen osa sujuvaa projektia sekä parempia prosesseja on myös tarvittavien tahojen osallistaminen käyttöönottoprojektiin. Miia Tuominen korostaa, etteivät HR- ja palkkaprojektit ole pelkästään HR-osaston hankkeita; mukaan kannattaa ottaa myös IT ja taloushallinto. Ja tietysti tehokas kumppani.

Tällöin myös projektin sujuvuutta sopii suitsuttaa:

– Sekä FCG:llä että Integratalla oli osaava projektitiimi. Käyttöönotossa yhteistyö Integratan kanssa oli hyvin suunniteltua, eikä aikaa hukattu odotteluun. Aikataulut pitivät, ja suunnitelmallisuus sekä avoin viestintä loivat luottamusta koko projektin ajan.

Kuultiinpa projektin päätöksessä pitkän linjan IT-osaajan tokaisu: ”Tämä oli paras projekti ikinä.”, mikä kertonee, kuinka tyytyväisiä myös tekijät olivat, läpivietyään monen moisia järjestelmähankkeita uransa
aikana.

– Yllättävätkin tilanteet saadaan ratkaistua ripeästi yhdessä Integratan kanssa, mikä tuo mielenrauhaa asiakkaan arkeen, Tuominen toteaa loppuun.

Tavoitteemme on taas täyttynyt: Avullamme asiakas voi keskittyä ajattelemaan isosti ja suunnittelemaan suuresti.