Palkat ja teknologiat kasvun tahtiin taivutettuna

Kaksi järjestelmää yhdellä iskulla

Mezzoforte Oy operoi kiertotaloutta edistävää, koko Suomen kattavaa verkkoalustaa Huutokaupat.comia. Kun Mezzoforte kasvoi reilun sadan henkilön organisaatioksi, alkoi henkilöstö- ja palkkahallinnon tehokkuus olla kriittinen tekijä arjen sujuvuudelle.

Kasvuyhtiössä nopeat liikkeet ovat näyttäviä – ja vaativat nopeaa reagointia. Tarpeet olivat siis muuttuneet. Miten halusitte uudistaa palkkahallintoanne?

– Halusimme ratkaisun, joka tukee kasvuamme ja on joustava myös tulevaisuutta ajatellen, vastaa Mezzoforten henkilöstöjohtaja Mirjami Kirjonen.

Mezzoforten palkanlaskenta on aina ollut ulkoistettuna, sillä se on kasvuorganisaatiolle riskienhallinnan kannalta järkevää. Muuttuneiden tarpeiden takia tuli kuitenkin aika kilpailuttaa palveluntarjoaja. Millaisia tavoitteita olitte asettaneet henkilöstö- ja palkkahallinnon uudistukselle?

– Etsimme kumppania, joka ei vain hoida pakollisia perusasioita, vaan tukee kehittyviä HR-prosessejamme ja tuo aktiivisesti uusia ideoita. Kumppanin pitää pystyä vastaamaan myös tulevaisuuden tarpeisiin, kuten automaatioon ja tekoälyyn, toteaa Kirjonen.

– Halusimme palkkapalvelukumppanin, joka tuntuu aidosti tiimin jäseneltä, lisää Mezzoforten HR-asiantuntija ja palkkayhteyshenkilö Tinja Vuori.

Ratkaisuksi valikoitui Integratan Palkat sekä palkka- ja työaikajärjestelmien modernisointi tarpeita vastaavaksi. Mitkä seikat vaikuttivat valintaanne?

– Integratan tarjoamat tulevaisuuden teknologiat, tapa tehdä asiakaslähtöisesti töitä sekä kulttuuri, joka mätsäsi myös Mezzoforten arvomaailmaan vakuuttivat.

­ – Tarpeemme kartoitettiin tarkasti. Selkeä ja kattava tarjous herätti luottamusta, sillä tiesimme tarkalleen, mistä maksamme. Integrata ei tyrkyttänyt epärelevantteja asioita, vaan tarjosi oikeasti tarpeeseen sopivan ratkaisun, Kirjonen kertoo hankintaprosessista.

Paremmat palkat ja ripeämpi raportointi

Palkkojen siirtyessä Integratalle, tehtiin myös viilauksia jämähtäneisiin järjestelmiin. Palkkajärjestelmä Mepco Palkat viritettiin viisaammaksi automaatioiden ja integraatioiden avulla ja käyttöön otettiin myös HRD-puolta, kuten varhaisen välittämisen lomakkeet, palkkakeskustelulomakkeet ja tulevaisuudessa myös tavoitekeskustelulomakkeet.

Palkkaprosessia sujuvoitettiin Integratan henkilöstö- ja palkkahallintosovelluksen avulla, joka kulkee myös työntekijöillä taskussa.

– Palkkojen tarkastusprosessi on nyt paljon sujuvampi Integratan sovellusalustan ansiosta, kun esimerkiksi muuttuneet palkkatiedot ja erilaiset poikkeamat ovat tarkastusvaiheessa suoraan nähtävillä sovelluksessa, Vuori huokaa helpotuksesta.

– Projekti toteutui aikataulussa, ensimmäiset palkat menivät maksuun virheettömästi ja budjetti alitettiin.

Palkkaprojektin päätyttyä havaittiin tarve kattavammalle ja helpommalle raportoinnille, jolloin Integratan Analytiikka-alustasta saatiin apua.

– Integratan sovellusalustan analytiikka on vastannut kasvuyhtiön raportointitarpeisiin, vastuullisuusraportointi (ESG) mukaan lukien. Palkkakartoitukset ja muut raportit voidaan nyt tehdä helposti, mikä on vähentänyt manuaalista Excel-työskentelyä, Vuori kertoo.

– Raportteja ei enää näpytellä käsin. Ei se oikein olekaan enää tätä päivää tämän kokoisessa yhtiössä, Kirjonen täydentää.

Yhden luukun periaatteella

Nykyaikainenkaan työaikajärjestelmä ei toimi toivotusti, jos tarvittavia toiminnallisuuksia ja integraatioita ei ole otettu käyttöön.

Palkkaprojektin yhteydessä myös työaikajärjestelmä Nepton siirtyi Integratalle. Miten työajanhallinta muuttui?

– Saimme kaikkien järjestelmien käyttötuet samaan paikkaan. Työaikajärjestelmä ja palkat ovat vahvasti toisiinsa liitännäisiä ja nyt integraatioita hallinnoidaan saman katon alta. Yhden luukun periaate houkutteli, Vuori ja Kirjonen perustelevat.

– Olemme ratkoneet jo monia haasteita Integratan avulla. Nyt Neptonin automaatiot toimivat aukotta ja käyttötuki on vakuuttanut, Vuori iloitsee.

Yhteistyön arvo arjessa

Hyvin suunniteltu projekti ja tiivis yhteistyö asiakkaan kanssa varmistivat projektin etenemisen aikataulussa.

– Jo ensimetreiltä asti yhteistyö Integratan kanssa tuntui luontevalta. Saimme heti selkeän suunnitelman ja asiantuntevaa apua, kuvailee Vuori.

– Mutkia ei matkalla juuri ole ollut – ja jos on, nekin ovat olleet lähinnä sisäistä jumppaa. Tähänkin on saatu Integratalta konkreettista tukea huolellisten perusteluiden ja dokumenttien avulla prosesseja uudistaessa.

Sujuva palkkaprosessi vapauttaa HR:n aikaa kehittämistyöhön, eikä mahdollisia virheitä tarvitse selvitellä jälkikäteen. Luotettavuus näkyy myös henkilöstölle, sillä virheet huomataan ennen kuin ne päätyvät palkkatietoihin.

Kuinka arkenne on muuttunut yhteistyön myötä ja onko asettamanne tavoitteet saavutettu?

– Aineistojen siirrot ja palkkojen hyväksyntä ovat yksinkertaistuneet, ja palkkaprosessi on nyt läpinäkyvämpi. Tietosuoja on parantunut merkittävästi, kun kaikki dokumentit ovat turvallisesti järjestelmissä, Vuori toteaa.

– Jos miettii lopputulemaa, niin kyllä siitä 10+ Integratalle annetaan, Kirjonen kehuu.

Loppukaneetiksi sopinee jälleen lunastetut arvolupauksemme: Osaaminen tiukkaa. Pipot ei. Ja asiakas on yksi meistä.