Teknologiat tähän päivään ja palkat palveluna

Kaksi järjestelmää yhdellä iskulla

Liki sata vuotta valtakunnallisesti toiminut OY Matkahuolto AB kuljettaa paketteja ja matkustajia ympäri Suomen, työllistäen noin 400 henkilöä. Viime vuosien aikana matkan varrelle on mahtunut monenlaisia muutoksia. Henkilöstöjohtaja Hanna Weckman, millaisia?

– Muutokset henkilöstörakenteessa toivat mukanaan tarpeen uudistaa toimintamalleja ja hyödyntää tehokkaampia teknologiaratkaisuja. Manuaalinen työ palkoissa sekä työaikajärjestelmän puutteet kuormittivat turhan paljon niin työntekijöitä kun esihenkilöitäkin, Weckman kuvailee.

– Palkanlaskenta sisäisesti ei ollut enää resurssiviisasta. Päädyimme palkkojen ulkoistamiseen työaikajärjestelmän uudistuksen lisäksi.

Kun kilpailutuksen myötä tarpeet täyttävät järjestelmät (Mepco ja Quinyx) olivat tiedossa, tuli aika kartoittaa kumppani, joka taivuttaa teknologiat työelämän tueksi. Miksi päädyitte Integrataan?

– Meille oli tärkeää löytää kumppani, jolla on syvällistä osaamista ja kyky tarjota joustavia ratkaisuja juuri meidän tarpeisiimme. Integratan tapa lähestyä projekteja asiakaslähtöisesti ja heidän halunsa aidosti sparrata meitä kehittämään omia toimintatapojamme vakuuttivat meidät.

– Saimme synergiaa tilatessamme kahden järjestelmän käyttöönotot samalta luukulta, Weckman kertoo valintapäätöksestä.

Näin arki muuttui – palkat

Matkahuollossa palkanlaskenta hoidettiin pitkään sisäisesti omalla tiimillä. Kun henkilöstömäärä pieneni ja resurssien keskittäminen omaan palkanlaskentaan ei ollut enää kustannustehokasta, päätettiin palkat ulkoistaa.

Ensimmäinen askel oli ottaa käyttöön Mepco Palkat, joka mullisti palkkaprosessin läpinäkyvyyden.

Vaikka palkanlaskennan ulkoistamisen myötä palkkamateriaali siirtyi Integratalle, tekemistä riittää edelleen omalle HR-tiimille.

– Meille oli tärkeää, että palkat maksetaan oikein ja ajallaan, ja että laatu pysyy korkealla tasolla – aivan kuten se oli aiemminkin. Ulkoistaminen ei tarkoita sitä, että työ loppuisi meidän osaltamme, mutta se on tehnyt prosessista sujuvamman, Weckman toteaa.

– Ulkoistaminen vähensi sijaisjärjestelyjen riskejä ja vapautti meidät keskittymään ydintehtäviimme.

Kun palkkaprojekti saatiin vietyä onnistuneesti maaliin, oli vahva pohja valmiiksi luotuna Quinyx-työaikajärjestelmän käyttöönottoa varten. Työaikaprojekti käynnistettiin palkkaprojektin rinnalle, mikä osoittautui oikeaksi järjestykseksi.

– Oli todella hyödyllistä, että ensin ratkaisimme palkkahallintoon liittyvät tekniset asiat. Näin työaikajärjestelmän käyttöönotolle jäi enemmän tilaa käsitellä toimintamallimuutoksia ja aikaa ihmisten välisiin keskusteluihin.

– Työaikajärjestelmän käyttöönotto on aina haastavaa, mutta tämä järjestely teki siitä sujuvampaa, Weckman kiittelee.

Tulevaisuuden työaika työntekijäkokemuksen ytimessä

Tökkivän työaikajärestelmän tullessa tiensä päähän, on aika tähdätä tulevaisuuden työaikaan ja päivittää alustat ja prosessit kerrasta kuntoon.

Miten työaikaprojekti saatiin maaliin, vaikka aikataulut ja resurssit olivat tiukalla?

– Meillä oli selkeä tavoite: saattaa projekti valmiiksi sovitussa aikataulussa, kesälomista huolimatta. Päätimme, että topakka tahti ja sujuva yhteistyö olisivat avain onnistumiseen. Ja niin se olikin!

Vaikka haasteita riitti, kuten linjauskysymykset ja päätöksenteko, ratkottiin ne ripeästi yhdessä, ja projekti valmistui ajallaan.

Mitä Quinyx sitten toi tullessaan?

– Työvuorojen aikana voimme seurata työntekijöiden tehtäviä ja kirjata työaikaa tarkasti. Manuaalinen työ väheni huomattavasti, halusimmekin eroon Exceleistä ja paperin pyörittelystä kokonaan, Weckman selittää.

Käyttöön otettiin työaikapankki, ja toimihenkilöt kiittelivät.

– Työntekijät voivat nyt tarkastella työaikaansa mobiilisovelluksen kautta, mikä on lisännyt avoimuutta ja tasa-arvoa. Kun jokainen voi helposti esittää vuorotoiveita ja nähdä saldojaan, työntekijäkokemus paranee merkittävästi.

Mepco ja Quinyx -yhdistelmä mahdollistaa henkilöstölle myös työajan lyhennysvapaiden (arkikielessä pekkassaldojen) tarkastelun helposti Quinyx-mobiilisovelluksessa.

Tyytyväiset työntekijät tärkeintä

Yhteinen tahtotila tehdä työntekijöiden arjesta toimivaa ja yrityskulttuurien yhteneväisyys tekivät yhteistyöstä luontevaa.

– Integratan asiantuntemus ja kyky sparrata meitä eteenpäin näkyy asiakkaalle positiivisena – he todella ymmärtävät tarpeemme ja auttavat meitä kehittymään, Weckman kehuu.

Tulokset puhuvat puolestaan: manuaalinen työ väheni, virheiden mahdollisuus minimoitiin ja työnkulut sujuvoituivat.

Voinemme siis hyvällä omalla tunnolla laittaa rastin ruutuun arvolupausten lunastamiselle. Tulevaisuuden teknologiat taivutettu tunneälykkään työelämän tueksi. Parempia työpäiväkokemuksia kaikille.