Palkkaulkoistus paineetta, HumHumilla helppoutta

Vahva näkemys ja asiantuntemus vakuutti

Fastems Oy auttaa automaatioratkaisuillaan valmistavan teollisuuden yrityksiä parantamaan tuotantonsa tehokkuutta. Yritys toimii kansainvälisesti yhdeksässä eri maassa, mikä asettaa vaateita työehtosopimusten tuntemukselle sekä HR-järjestelmille. Yhtiön HR Manager Johanna Tapia avaa aikaa ennen yhteistä projektia:

– Lähdimme etsimään kehityshaluista ja luotettavaa kumppania, jonka tietotaitoon ja tasalaatuun voimme varmuudella luottaa. Kansainvälinen toimintaympäristö ja useat erilaiset TESit tuovat omat haasteensa yhteensovittamiseen. Näkemystä koko HR-toimialalta sekä teknologia-alan parhaiden käytäntöjen tuntemusta pidettiin arvossa, kun suunnittelimme kilpailutusta.

Integratan HumHum HR -sovelluksen käyttöönotto

– HumHum on helppo! Sovelluksesta näemme heti muutokset ja mahdolliset palkkapoikkeamat. Ei ole kyllä tarvinnut huomautuksia tai pyyntöjä laittaa, Mutanen naurahtaa ja jatkaa:

– Etsimme koko projektissa ratkaisua toisteiseen työhön ja halusimme eroon Exceleistä. Sovellus on säästänyt aikaa ja tehostanut palkkojen hyväksyntää. Selainsovellus toimii hyvin tarkastukseen. Hyväksynnässä mobiili on helppo; sillä pystyn hyväksymään palkat vaikka työmatkalta – tai mistä tahansa, Mutanen kiittelee.

Innostus integraatioista, apu automaatioista

Bob-HR-järjestelmäintegraation lisäksi toteutimme asiakkaalle HR-järjestelmäintegraation asiakkaan työajanseurantajärjestelmä Ontimeen. Integratalaisen HR-automaation (RPA) avulla on mahdollista saada järjestelmät keskustelemaan keskenään.

– Vaikka Fastems on automaatiotalo, oli palkanlaskennan ohjelmistorobotiikka meille vielä vierasta, Johanna Tapia toteaa.

RPA robotisoi HR- ja palkkaprosesseja. Yksinkertaisimmillaan se voi vaikka kirjautua hakemaan tietyn tiedoston ja toimittaa sen seuraavaan paikkaan.

– Meitä on helpottanut etenkin verokorttien suorasiirto, sillä aiemmin muutosverokortit piti yhä käsitellä käsin tai paperisena. Pelkästään muutosverokorttien sähköistäminen sekä automaatio oli valtaisa muutos, Mutanen jatkaa.

Uraa on uurrettu ja kuraa on karsittu. Yhdessä tekemisen, kehittämisen ja tarmon tunnelma on vakuuttava. Entä onko yhteistyössä tullut yllätyksiä?

– Integratassa on yllättänyt valtava kehittämishalu. Jatkuvasti tulee uutta ja parannuksia, Mutanen myhäilee.

Kannattiko kaikki?

Palkkaulkoistus on onnistunut ja palkat pyörivät. Palkkojen hyväksyntä ja tarkastus hoituu mobiilisti ja helposti HumHum-apilla. Automaatio auttaa arjessa. Matka- ja kuluhallinta kulkee kuin juna. Suosittelisitteko – –

– Suosittelisimme!, huudahtaa Johanna Tapia kesken kysymyksen vitsaillen.

Yritetäänpä uudelleen naurujen jälkeen: Suosittelisitteko muille palkkaulkoistusprojektiin ryhtymistä, ja vieläpä mittavan HR-projektin kanssa samanaikaisesti?

– Jos on resurssia, ja rohkeutta sekä stressinsietokykyä. Mutta kyllä se, että saimme yhtaikaisesti yhtenäistettyä prosessit ja rakennettua HR-järjestelmään palkanlaskennan vaatimia juttuja, ja toisinpäin, oli kuitenkin ehdottoman suositeltavaa. Vaikka kyllähän se totuuden nimissä imi kuiviin, Pia Mutanen heittää yhä sekä vakavissaan että vähemmän tosissaan.

Hauskan haastattelun päätteeksi Johanna Tapia vielä vakavoituu:

– Integrata rauhoitti mieltämme. Tiesimme, että vaikka mitä tapahtuisi, palkat menevät moitteetta maksuun. Ja sehän on lopulta se tärkein asia.

Että ihmiset saavat palkkansa.