Alkuun palkkahallinnon ulkoistuksessa

Miten päästä alkuun palkkahallinnon ulkoistuksessa? Palkanlaskenta on yksi tärkeimpiä yrityksen työntekijätyytyväisyyteen vaikuttavia prosesseja. Sen tulee toimia! Lue tästä kirjoituksesta integratalaiset vinkit palkanlaskennan ulkoistukseen.

Kun haluat varmistaa, että henkilöstön palkat lasketaan ajallaan ja oikein, on palkanlaskennan ja palkkahallinnon ulkoistaminen mainio mahdollisuus. Palkat ulkoistamalla varmistat myös palkkahallinnon jatkuvan kehittymisen.

Lukupaketti pitää sisällään:

• Mitä palkkahallinnon ulkoistaminen meidän mielestämme tarkoittaa?
• Milloin palkkahallinnon ulkoistus kannattaa? 6 tilannetta
• Miten liikkeelle palkkahallinnon ulkoistuksessa?
• Mokata saa. Mutta nämä mokat haluat välttää palkkahallinnon ulkoistuksessa: 6 keinoa sössiä
• Miten palkkahallinnon käyttöönottoprojekti etenee? 
• Kokemuksia palkkahallinnon ulkoistuksista.

Mitä palkkahallinnon ulkoistaminen meidän mielestämme tarkoittaa?

Toimiva palkanlaskenta on yksi yrityksen liiketoiminnan tärkeistä osa-alueista. Palkkahallinnon ulkoistuksen avulla siirrät vastuun palkanmaksuprosessista osaavalle kumppanille.

Sinun ei tarvitse huolehtia, maksetaanko palkat ja edut henkilöstön tilille oikein tai vastaako palkanmaksu olemassa olevia ja alati päivittyviä säädöksiä. Integratalaiset vastaavat palkanlaskennan toimivuudesta sekä jatkuvasta kehittämisestä.

Palkkahallinnon ulkoistuksen sisältö on aina yrityskohtainen. Toisille sopii kokonaisulkoistus, kun taas joillekin riittää palkanlaskennan prosessien tehostaminen ja modernin palkanlaskentajärjestelmän käyttöönotto.

Kun otat integratalaiset apuun missä mittakaavassa tahansa, palkanlaskenta ja palkkahallinnon muut tehtävät hoituvat teknologiatuetusti ja tiiviissä yhteistyössä – Asiakas on yksi meistä. Integratalaiset ja yrityksesi asiantuntijat toimivat yhtenä tiiminä, saman tavoitteen eteen. Saat nimetyt integratalaiset hoitamaan palkanlaskennan tehtäviä sekä teknologiamme ja automaation auttamaan arjessa. Vastaamme kaikkiin mahdollisiin ja mahdottomiin kysymyksiinne koskien palkanlaskentaa.

Palkanlaskennan ulkoistaminen ei siis mielestämme tarkoita sitä, että teemme tynnyrissä töitä soolona, vaan koko ajan kehittyvää arjen yhteistyötä yrityksesi ja asiantuntijoidesi kanssa.

Milloin palkkahallinnon ulkoistus kannattaa? 6 tilannetta

Jos et halua olla palkanlaskennan syväosaaja, eikä se ole ydinliiketoimintaanne, on palkkojen ulkoistus oikea peliliike. Palkkahallinnon ulkoistusta kannattaa harkita myös seuraavissa tilanteissa 👇🏻

Miten liikkeelle palkkahallinnon ulkoistuksessa? 3 tehotipsiä

Palkanlaskennan ulkoistaminen on yrityksellesi tärkeä päätös. Mieti rauhassa. Integratalaisten tavoite on tehdä palkka-arjestasi niin mutkatonta, ettet edes huomaa palkkojesi olevan ulkoistettu!

Samalla kun mietiskelet, muistathan varata myös riittävästi aikaa ulkoistusprosessin pohdintaan. On parempi keskustella asioista hyvissä ajoin – jopa kuukausia etukäteen – kuin huomata viime minuutilla, että nyt on jo hoppu hoitaa uusi kumppani.

Voit lähteä liikkeelle selkeyttämällä tavoitetilaa. Mieti, mitä vastaisit seuraaviin kysymyksiin:

1️⃣ Mikä on tavoitetila verrattuna nykyhetkeen?

Mitä muutoksella halutaan saada aikaan? Miten palkanlaskenta pyörii nyt? Millainen on kokonaistilanne nyt – entä millainen muutos halutaan saavuttaa?

2️⃣ Mitkä ovat roolit ja vastuut selkeytettynä?

Mitä yrityksessäsi ollaan valmiita tekemään itse? Mitkä roolit ja vastuut siirretään kumppanille? Onhan kokonaisuus selkeä; vastuita ei unohdu ja oikeat ihmiset tekevät oikeita töitä? Millainen on esihenkilön rooli työsuhteen tietoihin ja työajan oikeellisuuteen liittyen? Entä millainen on ulkoistamisen laajuus? Löytyykö organisaatiosta ihminen hoitamaan palkkayhteyshenkilön tehtäviä, vai kuuluisivatko myös nämä tehtävät ulkoistuskumppanille? Haluatko ulkoistaa vain palkkahallinnon vai myös HR:n muita tehtäviä?

3️⃣ Miten prosessit ja järjestelmät taipuvat tulevaisuuteen?

Ovatko prosessit ja järjestelmät jo kunnossa vai olisiko niitä syytä tarkastella? Palkkahallintoa on toki mahdollista pyörittää manuaalisena copy-paste-työnä, mutta me taivutamme tulevaisuuden teknologiat työelämään. Suosittelemme siis teknologiatuettua palkanlaskentaa: pääset eroon manuaalisista rutiineista, virhealttiista tekemisestä ja mappirivistöistä! Puhumattakaan moninkertaisesta työstä, jos palkkatietoja tarkistetaan ja korjataan jälkikäteen.

Kun palkkahallinto rakennetaan modernisti, prosessit ja järjestelmät laitetaan heti kalkkiviivoilla kuntoon. Kun prosessit suoraviivaistetaan ja kuvataan muutoksen yhteydessä, päästään turhista työvaiheista eroon. Samalla roolit ja vastuut selkeytyvät. Saat kauttamme myös palkkayhteyshenkilön, tarvittaessa tilapäisestikin. Tällöin palkanlaskennan tiedonkeruu on sähköistä, järjestelmät tukevat työntekijöiden ja esihenkilöiden työtä ja data liikkuu automaation ja integraatioiden kautta ilman manuaalisia tallennusvaiheita. Automaatio parantaa sekä tiedon oikeellisuutta että asiakaspalvelun laatua.

Kun järjestelmät ovat jiirissä, myös HR:n raportointi ja analytiikka helpottuu merkittävästi. Alussa kannattaa myös miettiä, mitä vaatimuksia raportoinnille on. Palveleeko Excel-rumba edelleen, vai olisiko yrityksen johtamisen kannalta kriittistä saada henkilöstö- ja palkkahallinnon datasta älykäs analytiikka-alusta käyttöön?

Mietittäviä asioita on monta. Mutta yksin niitä ei kannata hautoa. Jatka lukemista tai kysy lisää jo tässä kohtaa!

Haluatko lukea eteenpäin?

Kiinnostaisivatko vielä seuraavat kirjoitukset?

• Miten palkkahallinnon käyttöönottoprojekti etenee? 
• Mokata saa. Mutta nämä mokat haluat välttää palkkahallinnon ulkoistuksessa: 6 keinoa sössiä
• Kokemuksia palkkahallinnon ulkoistuksista