Onko Oracle integroitavissa Mepcoon?

Kerrottakoon heti kärkeen, että on. Integraatioita suunniteltaessa ja toteutettaessa on tärkeää tiedostaa paitsi omat tarpeet, myös sekä lähtö- että kohdejärjestelmien erityispiirteet. Kirjoituksessa käsitellään globaalin Oracle HR-järjestelmän integraatiota kotimaiseen HR- ja palkkajärjestelmä Mepcoon. Jaamme kirjoituksessa kokemukset sekä käytännön vinkit.

Integratalaisen integraatio-osaamisen oppeja

Oraclen HR-järjestelmän ja Mepcon yhteensovittaminen vaatii osaamista. Integratalaisilla asiantuntijoilla sitä arvatenkin on. Integrata Botti keräsi knopit ja jututti asiantuntijaa:

Oracle HCM (Human Capital Management) on laaja ja monipuolinen ratkaisu, joka palvelee erityisesti suuria ja globaaleja organisaatioita. Mepco HRM puolestaan on teknologiakumppanimme Accountorin HR- ja palkkajärjestelmä, jonka Mepco Palkat on suunniteltu erityisesti kotimaisiin TES-tarpeisiin.

Järjestelmien yhdistäminen vaatii huolellista suunnittelua sekä integraatio-osaamista. Mitä kaikkea tulee ottaa huomioon? Integratalaiset asiantuntijat vastaavat:

01 Projektin palastelu
Käyttöönottoprojektin huolellinen suunnittelu ja aikataulutus. Integratalainen projektimalli ja palvelu takaa, ettet jää yksin.

02 Tiedostoformaatin taivutus
Oraclen HR-järjestelmästä suoraan tuotettu aineisto Mepcoon ei ole sellaisenaan sisäänlukukelpoista. Integraatioalustan avulla voidaan tehdä tarvittavat muutokset tiedostoformaatteihin ja datan rakenteisiin.

03 Integratan suosima integraatioalusta
Integraatioalustan avulla toteutamme asiakkaillemme toimivia HR- ja palkkajärjestelmien integraatioita. Alustalla voidaan automatisoida tiedonsiirto ja vähentää toisteista tai virhealtista työtä.

04 Mepcon testikanta
On suositeltavaa käyttää testikantaa, jotta voidaan testata integraation toimivuutta ja varmistaa, että data siirtyy oikein työsuhde- ja palkkatietojen osalta. Testaukseen kannattaa varata riittävästi aikaa ja resursseja.

05 Palkkajärjestelmän vaatimusten huomioiminen
Auttaa varmistamaan, että integraatio tukee Mepcon tarpeita ja vähentää mahdollisia ongelmatilanteita tulevaisuudessa.

Integratalainen Mepco-asiantuntija Minttu McGaffney, mitä palkkajärjestelmän vaatimusten huomioiminen käytännössä tarkoittaa?

– Mepcon kannalta on erityisen tärkeää, miten työsuhde- ja palkkaustietojen muutokset liikkuvat. Näistä nousevat yleensä suurimmat haasteet, jotka ovat kuitenkin ratkaistavissa hyvin suunnitellussa integraatiossa. Huomioon ei tule ottaa ainoastaan
muuttuneen tiedon tuontia, vaan myös miten ja koska tieto on muuttunut lähettävässä järjestelmässä.

– Esimerkiksi kustannusjakojen integraatioita taas on harvemmin, mutta silloin kun on, on integraatioissa suunniteltava muuttuneen tiedon liikkumista huolellisesti.

Entä poissaolojen huomiointi palkkajärjestelmän ja integraation osalta?

– Jos pitkät poissaolot lähetetään Oraclesta Mepcoon, poissaolojen palkallisuus ja palkattomuus voidaan hoitaa paluuliittymällä Mepcosta, joka osaa tehdä päättelyn automaattisesti. Paluuliittymän käsittelyyn vaaditaan integraatioalustaa, joka osaa tuottaa tiedon takaisin Oracleen oikein.

Järjestelmien yhdistäminen vaatii huolellista suunnittelua sekä integraatioosaamista.

Taklaa pulmapaikat asiantuntijan avulla.

Päättele ja paikanna haasteen paikat

Aina kaikki ei suju muitta mutkitta. On hyvä pohtia ennalta, millaisia haasteita integraatioissa voidaan kohdata.

Konsulttiemme kokemuksen mukaan ilman integraatioalustaa ja Mepcon testikantaa integraatiossa ilmenee helposti haasteita. Jos Oraclesta tuodaan Mepcon palkkajärjestelmään vain spesifejä tietoja, joilla ei ole suoraa vaikutusta palkkoihin, vähentää ratkaisu merkittävästi integraation hyötyjä.

Hyvin toteutettu integraatio alustan avulla vähentää manuaalista työtä ja auttaa varmistamaan, että kaikki tarvittava data siirtyy Mepcoon oikein ja ajallaan. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi seuraavia toimenpiteitä:

01 Automaattiset tiedonsiirrot. Integraatioalustan avulla voidaan luoda automatisoituja prosesseja, jotka siirtävät tietoja säännöllisesti ilman manuaalista ”väliintuloa”. Tämä vähentää inhimillisten virheiden riskiä ja tehostaa toimintaa.

02 Päättelysäännöt ja datan rikastus. Integraatioalusta voi sisältää logiikkaa, joka muokkaa ja rikastaa dataa ennen sen siirtämistä Mepcoon. Tämä voi tarkoittaa esimerkiksi tiettyjen arvojen muuntamista tai puuttuvien tietojen täydentämistä.

Integratalainen Minttu McGaffney, mitä päättelemme tästä?

– Yrityksen ja palkkajärjestelmän datan hierarkia on hyvä huomioida ja rakentaa integraatioalustalle päättelyitä varten. Oracleen ei välttämättä ole rakennettu mahdollisuutta liittää henkilön toimeksiantoon palkkajärjestelmän maksuryhmätietoa,
joten päättelyt on huolella suunniteltava integraatioalustalle.

Myös palkkaustiedot ja palkkarakenne on rakennettava palkkajärjestelmään. Lähettävän järjestelmän tulee kyetä tuottamaan tieto tavalla, joka on palkkajärjestelmässä käsiteltävissä eri palkanmaksutilanteissa.

– Taannehtivat palkanmuutokset saattavat aiheuttaa harmaita hiuksia palkanlaskentaan, ellei näitä tilanteita saada liputettua erikseen. Taannehtivat muutokset kannattaa usein hoitaa erikseen, sillä nämä vaativat usein palkanlaskennassa myös manuaalisia korjauksia palkkoihin.

”Hyvin toteutettu integraatio vähentää käsityötä, parantaa datan laatua ja lisää lopulta
organisaation tehokkuutta.”

Taivutamme teknologiat työelämän tueksi.

Aikaa ajatella isosti ja suunnitella suuresti

Vaikka integraatioalustan käyttö vaatii alussa resursseja ja aikaa, pitkällä aikavälillä se tuo merkittäviä hyötyjä. Alustan avulla saavutetaan parempi datan laatu ja vähennetään manuaalista työtä, mikä näkyy suoraan tehokkuudessa ja virheiden vähenemisenä.

Integratalaisilla on taito taivuttaa Mepco Palkat soittamaan samaa säveltä myös muiden teknologioiden kanssa. Artikkelissa avatut palkkajärjestelmän vaatimukset tulee toki ottaa huomioon jo käyttöönoton alkuvaiheessa.

Käytännössä Oraclen HR-järjestelmän integrointi Mepcoon vaatii huolellista suunnittelua, sopivan integraatioalustan ja riittävää resursointia. Oracle HCM:n joustavuus kuitenkin mahdollistaa erinomaisesti erilaisten palkkajärjestelmien vaatimusten huomioimisen.

Integraatioalustan käyttö tekee tiedostomuotojen ja datarakenteiden muutokset mahdollisiksi, mikä taas mahdollistaa onnistuneen integraation.

Hyvin toteutettu integraatio vähentää käsityötä, parantaa datan laatua ja lisää lopulta organisaation tehokkuutta. Vaikka integraation suunnittelu ja toteutus vaatii alussa
panostuksia, pitkällä aikavälillä hyödyt ovat huimat.

Toivottavasti kirjoitus auttaa onnistumaan Oraclen ja Mepcon välisessä integraatiossa. Mikäli kaipaat konsultointia – eli asiantuntijan apua – tai, kun haluat kysyä lisää henkilöstö- ja palkkahallinnon järjestelmäintegraatioista, ota yhteyttä!