Näin parannat palkkayhteyspalvelun prosessit

Kun pre-payroll rullaa ilman ruttuja, myös palkanlaskenta sujuu sulavasti. Listasimme palkkayhteyspalvelun kriittiset käänteet.

Kirjoittaja pitää palkkayhteydet priimana

Noona Wilskman

Projektit

Projektit

noona.wilskman@integrata.fi

045 111 5962 +358 45 111 5962

• LinkedIn

Palkanlaskenta on yhden sortin jäävuoren huippu. Ennen kuin palkat pistetään maksuun, on todellisuudessa tapahtunut jo paljon. Palkanlaskentaan liittyvä aineisto on valmisteltu, työehtosopimukset tulkittu ja palkkoihin liittyviin kysymyksiin vastattu. Nämä kaikki ovat osa pre-payrollia eli palkkayhteystekemistä – ja juuri niiden sujuvoittaminen mahdollistaa laadukkaan palkanlaskennan ja hyvän henkilöstökokemuksen. Tässä kriittiset vaiheet, joihin jokaisen organisaation kannattaa kiinnittää huomiota.

1. Prosessit priimakuntoon

Palkanlaskenta perustuu aina aineistoihin, jotka tulee poimia esimerkiksi työaikajärjestelmistä, HR-järjestelmästä tai vaikka sähköpostin syövereistä. Milloin ne haetaan, mistä ja kenen toimesta? Sekä minne ne toimitetaan, missä muodossa ja kenen toimesta? Kun prosessi on kirkas kuin kristalli, edellytykset onnistuneelle palkkayhteystekemiselle ovat suuret ja sitä kautta myös palkanlaskenta luontuu laadukkaasti. Kun palkkayhteyspalvelu ulkoistetaan Integratalle, dokumentoidaan prosessi ja roolitetaan vastuut selkeiksi yhteistyön osalta. Tavoitetila on, että asiakkaan ei tarvitse huolehtia palkkaprosesseista kuin haluamiltaan osin.

2. Autuas automaatio

Pysähdy ja esitä taikasanat: Onko tämä tosiaan pakko tehdä manuaalisesti? Auttaisiko automaatio? Mieti vaikkapa tilannetta, jossa työntekijä muuttaa. Ilmoittaako hän uuden osoitteensa sähköpostitse palkkayhteyshenkilölle, joka vie manuaalisesti muutoksen järjestelmään – vai voisiko ihminen itse muokata tietojaan järjestelmässä, josta ne kulkeutuvat automaattisesti eteenpäin? Tai voiko työaikajärjestelmästä rakentaa integraation palkkajärjestelmään niin, ettei kenenkään tarvitse noutaa työaikadataa manuaalisesti? Vähemmän väliportaita, vähemmän virheitä.

”Kun palkkayhteyspalvelu ulkoistetaan Integratalle, dokumentoidaan prosessi ja roolitetaan vastuut selkeiksi yhteistyön osalta.”

3. Viestintä varmaksi

Villi ja vapaa viestitulva – siinä sysäys sekavalle sotkulle. Jos informaatio kulkee sattumanvaraisia reittejä Teamsissä, sähköpostissa ja erinäisten tiketöintijärjestelmien kautta, lienee lopputulos, että jotain oleellista jää välillä huomaamatta. Viestit sisältävät yleensä runsaasti simppeleitä, toisteisia kysymyksiä lomasaldoista, palkoista ja työsuhteen elinkaaresta. Toisaalta osassa viesteissä voi olla sellaisia seikkoja, jotka vaikuttavat palkkoihin ja vaativat toimenpiteitä – kuten vaikka pyyntö korjata palkassa ollut virhe. Viestinnän reitit kannattaa määritellä mahdollisimman selkeiksi ja suoraviivaisiksi. Toisteisiin kysymyksiin vastaamisessa voi käyttää tekoälyä: esimerkiksi Integrata® AI luonnostelee laadukkaita vastausehdotuksia pohjadatan perusteella ja Integrata® Palvelualusta ohjaa kysymykset suoraan oikeille osaajille.

”Integrata® AI luonnostelee laadukkaita vastausehdotuksia pohjadatan perusteella ja Integrata® Palvelualusta ohjaa kysymykset suoraan oikeille osaajille.”

4. Läpivalaistut linjaukset

Miten TESiä tulkitaan? Kun käsitys on kirkas ja linjaukset läpivalaistu, on palkkaan liittyviin kysymyksiin helppo vastata ja voidaan avuksi valjastaa myös tekoäly. Ja toisinpäin käännettynä: jos vastaus on vaikeatulkintainen, syntyy helposti käsitys, että palkkaa maksetaan väärin. Mutta mehän noudatamme yleissitovaa TESiä? Jep, mutta yrityskohtaisesti tulkinnat voivat vaihdella ja usein arki on tarua ihmeellisempää, joten tulkintoja on tärkeää arvioida ja päivittää arjen mukana. Palkkayhteyspalvelun kumppani kuten Integrata varmistaa, että tarvittavat tulkinnat löytyy ja tukee asiakasta linjausten tekemisessä antamalla perusteltuja ehdotuksia.

Lisää tuoreita topikkeja? Liity Integratan kuppikuntaan