Tietoturvalliset palkat ja HR-prosessit

Prosessit paremmiksi

Alko Oy haluaa tarjota asiakkailleen ystävällistä, asiantuntevaa ja sujuvaa maailmanluokan palvelua asiointikanavasta riippumatta. Integratalaisilla puolestaan on tahto tuottaa aina asiakkaan näköinen verraton asiakaskokemus. Alkon työsuhdepalveluista ja työhyvinvoinnista vastaava sekä projektin omistajana toiminut HR-päällikkö Nelli Tyrkkö, mitä yhteisessä projektissa tehtiin ja miten onnistuimme?

– Integratan palveluiden kautta saimme digitalisoitua palkat ja tiedot kulkemaan suoraan HR-järjestelmästä palkkajärjestelmä Mepcoon. Integrata tarjosi aktiivisesti ratkaisuehdotuksia prosessien sujuvoittamiseksi sekä digitalisoinnin mahdollistamiseksi palkkahallinnon toimijan ja palkanlaskentajärjestelmän vaihdoksen yhteydessä.

– Toiminta on nyt sujuvaa. Paperiset lomakkeet ovat pitkälti poissa pöydiltä. Yhteistyö Integratan kanssa on tulevaisuuteen katsovaa. Palkkapalvelun laatu on erinomaista. Integratalaiset tuovat aktiivisesti esiin havaintojaan ja kehittämisajatuksiaan.

– Eli ammattitaitoisen ja kehityshaluisen kumppanin avulla voi löytää toimivia ratkaisuja erilaisten palkkahallinnon haasteiden kanssa.

– Ydinviestini yhteistyöstä on, että olemme erittäin tyytyväisiä Integrataan, Tyrkkö tiivistää.

Teknologiasta tietoturvaa tietohallinnon tueksi

Alkon ICT-kehityspäällikkö Tiia Liesmäki, miten tietohallinto tai tietoturvan taso liittyy palkanlaskentapalveluun tai HR-prosesseihin?

– Halusimme parantaa palkkojen ja prosessien tietoturvaa sekä samalla helpottaa työntekijöiden ja esihenkilöiden HR-asiointia.

– Ottamalla käyttöön Integratan palkat ja teknologioista Mepcon sekä HumHum HR -sovelluksen ja lisäämällä yhtälöön automaatiota, saimme ratkaisun, jolla päästiin toteuttamaan kokonaisuutena Alkon näköistä tapaa toimia: sujuvaa, työntekijälähtöistä ja tietoturvallista.

– Tietoturvan tasoa nostettiin. Yhteistyö oli alusta loppuun luontevaa, avointa ja erittäin ratkaisukeskeistä, Liesmäki kiittelee.

Henkilöstö- ja palkkahallinnon tietoturvallisiin teknologioihin ja ajan älykkäisiin ratkaisuihin panostaminen palvelee myös tietohallintoa.

Alko on ajassa ja turvaa työntekijänsä: Vaateet henkilöstö- ja palkkahallinnon prosessien tietoturvalle ja henkilöstön tietosuojalle ovat tulevaisuudessa entistä tärkeämpiä. Tietosuojan taso nousee, kun henkilöstön palkkoihin tai työsuhteeseen liittyviä arkaluontoisia viestejä tai liitteitä ei enää toimiteta paperilla, pikaviestimissä tai sähköpostilla, vaan tarkoitukseen tehdyllä tietoturvallisella sovelluksella.

Liesmäki listaa onnistumiset ja avaa kolme kohtaa, joista tietohallinnossa kannattaa isossa kuvassa kiinnostua:

Teknologia taskuun ja prosessit paremmiksi

Asiakas on yksi meistä. Vuoropuhelun edetessä on käynyt selväksi, että Alkossa siirryttiin luontevasti yhteistyöhön uuden palkkapalvelukumppanin kanssa sekä samalla sujuvoitettiin ja automatisoitiin palkkaprosessit. Entä erilaiset HR-prosessit, Alkon resursoinnin ja asiakaspalvelun tuki, resursointipäällikkö Matti Väätäinen?

– Muutosten myötä esimerkiksi pidempien poissaolojen hakeminen siirrettiin lomakkeilta Alkon HR-järjestelmään, josta tieto siirretään esihenkilön sähköisen hyväksynnän jälkeen integraatioilla mm. työvuorosuunnittelujärjestelmään ja Mepco-palkanlaskentaan. Työntekijöille ja esihenkilöille saatiin käyttöön moderni HumHum HR -applikaatio mm. sairauspoissaolotodistusten toimittamiseen, palkkalaskelmien tarkasteluun ja lomarahavapaiden vaihtopyyntöjen tekemiseen.

– Nämä muutokset vähentävät merkittävästi manuaalista työtä HR-prosessin eri vaiheissa. Ja ovat henkilöstölle helppoja.

Millaisen vinkin antaisit parempia prosesseja kaipaaville?

­– Rohkeus tarkastella säännöllisesti ennakkoluulottomasti omia HR-prosesseja, aktiivinen muutosviestintä eri vaiheissa sekä monipuolisten modernien mahdollisuuksien hyödyntäminen tyytymättä tavanomaiseen, tiivistää työaikajärjestelmän näkökulmasta HR-prosesseja virtaviivaistamassa ollut Väätäinen.

Vielä viimeinen kysymys integratalaisessa hengessä: Mitä olet osaamisestamme mieltä?

– Yhteistyö sujui erinomaisesti ja eteen tulleita haasteita tiiviisti yhdessä integratalaisten kanssa ratkoen. Projektissa tehtiin lukuisia sujuvoittavia oivalluksia, jotka myös toteutettiin projektin aikana.

Kokonaisuutena kuulostaa siltä, että integratalaiset onnistuivat tuottamaan Alkolle asiakkaan tarpeeseen vastaavaa personoitua palvelua – ja verrattoman maailmanluokan asiakaskokemuksen.