Palkat – Teknologiasta turvaa ja tehoa

Tulevaisuuden teknologiat – HR:n helpotus

Sitowise Oy on suomalainen asiantuntijaorganisaatio, joka suunnittelee sujuvaa liikkumista ja elämisen tiloja – älykkäitä kaupunkeja. Rakennetun ympäristön digitalisaation edelläkävijät kaipasivat älykkäitä ratkaisuja myös modernin palkkahallinnon maailmasta, ja päätyivät palkanlaskennan ulkoistusprojektiin integratalaisten kanssa.

Sitowisella oli jo käytössään Mepco HRM. Mepco Palkat muotoiltiin projektina vastaamaan asiakkaan tarvetta. Järjestelmää tukee integratalainen automaatio ja teknologia: Integratan HumHum HR sekä sen Viestit-ominaisuus Palkkaviestit-lisäpalvelulla vakuuttavat asiakkaan arjessa.

Lähtötilanteen tärkeimpiä tavoitteita olivat palkanlaskennan virheettömyys, manuaalisen työn vähentäminen ja tietoturvan parantaminen. Sitowisen HR-asiantuntija Susanna Salenius, lähdetäänkö kuitenkin liikkeelle lopusta: Miten arkenne muuttui?

– HR-työ helpottui osaavan kumppanin myötä. Integratan sovelluksella palkkojen hyväksyminen ja viestintä on sujuvampaa. Aikaa säästyy ja vastaukset saadaan nopeasti. Sovellus vähensi myös käsin tehtävää työtä ja toi tietoturvallisen tavan toimittaa aineistoja sähköpostien sijaan.

Uuden kumppanin sisäänajo ja järjestelmien käyttöönotto aloitettiin perusteellisella projektilla, joka kesti noin kolme kuukautta. Käyttöönottoprosessi oli mittava, mutta tarkkaan organisoitu.

– Projekti oli hyvin hallittu. Koko ajan oltiin etunojassa asioihin nähden, eikä tarvinnut käyttää aikaa virheiden korjailuun. Vauhtia oli, muttei vaarallisia tilanteita, Salenius nauraa.

Myös yli 1 700 työntekijän näkökulma oli projektin keskiössä. HR-arjen helpotuksen lisäksi Sitowise haki helppoutta omien asiantuntijoidensa arkeen Palkkaviestit-palvelulla. Miten meni?

– Vastaukset saadaan nyt varmasti ja viipymättä. Vastuut ovat selkeät. Lisäksi Mepco-pääkäyttäjyys on auttanut kehittämään järjestelmää edelleen yhtiömme tarpeisiin.

Modernisaation myötä Sitowisen työntekijät saavat parempaa palvelua ja palkkaprosessien läpinäkyvyys on parantunut.

Mepco modernisti

Yhteistyössä Mepco HRM taivutettiin tukemaan Sitowisen tavoitteita, ja tekijöitä kuormittavat toisteiset työt automatisoitiin alustan taustalla. Liukkaasti liikkuvaan lopputulokseen lienee syytä olla tyytyväinen, mutta kierretäänpä kuitenkin vielä ihan alkuun: Miksi valitsitte Integratan?

– Halusimme edelläkävijäkumppanin, joka ei pelkästään puurra perustyötä, vaan tuo aktiivisesti myös kehitysideoita. Integrata vakuutti edistyneillä teknologiaratkaisuillaan, huolellisella käyttöönottosuunnitelmalla sekä joustavuudella, kuten mahdollisuudella säilyttää Mepcon pääkäyttäjyys omalla henkilöstöllämme.

– Lisäksi Integratan työntekijälähtöinen kulttuuri ja positiivinen eNPS vahvistivat päätöstä, Salenius lisää listaan.

Integratan innostuneet asiantuntijat tekivät asiakkaan tarpeeseen ja toimintaympäristöön Mepco-järjestelmästä entistä toimivamman, ja toimivat projektinhallintatyökalut auttoivat pitämään käyttöönoton osapuolet ajan tasalla.

Mepcon prosessien päälle taivutettu automaatio ja modernit teknologiat, kuten Integratan HumHum HR -sovellus, ovat tehneet asiakkaan henkilöstö- ja palkkahallinnosta älykästä. Työntekijätkin ovat tyytyväisiä, sillä palkka-asioihin liittyvät kysymykset ratkaistaan nopeasti ja ammattimaisesti.

Henkilöstön yleisimmät kysymykset liittyvät esimerkiksi omiin tulorajoihin ja verokortteihin. HumHum HR -sovelluksessa oma tuloraja on aina ajantasaisesti esillä. Viestit-toiminto ja vastaaminen asiakkaan puolesta säästää huomionarvoisesti henkilöstöhallinnon aikaa.

Asiakasta kuunnellessa vahvistuu asiantuntemuksen arvo:

– Uusia tilanteita tulee aina, mutta Integrata löytää niihin ratkaisut nopeasti. Yhteistyö on sujunut tosi hyvin. Integratan palkanlaskijat ehdottavat aktiivisesti uusia ideoita, kuinka tehostaa prosesseja. Tämä on ulkoistettua ja teknologiatuettua palkkahallintoa parhaimmillaan: vaivatonta, vastuullista – ja aina askeleen edellä.

Sitowisen Susanna Salenius, mikä on ollut tärkein oivallus?

– Edelläkävijäyhteistyö tuo parhaimmillaan mielenrauhaa, kun voi luottaa kumppanin asiantuntemukseen ja ratkaisukykyyn. Integratan kanssa olemme voineet keskittyä omaan tekemiseemme.

Vaikuttaa siltä, että Integratan arvolupaus on lunastettu: Taivutamme tulevaisuuden teknologiat työelämään. Jotta asiakkaallamme on aikaa keskittyä suuriin linjoihin ja suitsutuksiin.