Manuaalinen työ minimiin – HR-uudistus vapautti ajan olennaiseen

Muutosmatkaan kumppanuutta

Johtava kestävän kehityksen mukaisten pakkausratkaisujen globaali valmistaja DS Smith, joka on osa International Paper -konsernia, työllistää Suomessa yli 300 ja maailmanlaajuisesti yli 60 000 ammattilaista. Kiertotalouden keskiössä toimivan teollisuusjätin tarve uusille HR- ja palkkahallinnon ratkaisuille oli selkeä ja tarpeet merkittäviä.

– Alusta lähtien meillä oli kirkkaana mielessä, ettei tarve ole pelkästään järjestelmähankkeelle, vaan HR:n kokonaisvaltaiselle modernisoinnille. Manuaalinen työ ja silppuiset järjestelmät kuormittivat turhaan koko henkilöstöä ja ennen kaikkea HR-tekijöitä, kertoo Suomen HR-asioista vastaava DS Smithin Senior HR Business Partner Hanne Aalto.

– Paikallisena toimijana globaalissa toimintaympäristössä meille oli tärkeää löytää muutosmatkalle luotettava kumppani, joka tuntee suomalaisen työn tekemisen erityispiirteet, pystyy tarjoamaan kokonaisvaltaisen järjestelmäkokonaisuuden ja pystyy vastaamaan globaalin konsernin vaatimuksiin. Ei mikään ihan helppo rasti.

– Mietimme kilpailutusta tehdessä, että kuka tänä päivänä pystyisi tarjoamaan meidän tarpeisiimme vastauksen. Valinta oli kuitenkin lopulta helppo. Integratan sujuva ja välitön yhteistyö sekä tehokas työtapa vakuuttivat jo projektin aikana koko konsernin.

Työvälineet tarpeeseen

Projektin aikana DS Smithin palkkajärjestelmä vaihtui ja palkat siirtyivät Integratalle. Integraatioiden ja modernien teknologioiden avulla manuaalisen työn määrä väheni ja palkanlaskennan läpinäkyvyys mullistui. Mepco Palkat ja Mepco Henkilöstö toimivat modernin HR-uudistuksen ydinteknologioina ja työaikajärjestelmä Neptonista tiedot uivat valmiiksi tulkittuina eteenpäin palkanlaskentaan.

– Aiemmin syötimme manuaalisesti tietoja jopa seitsemään paikkaan. Järjestelmien vähentyessä pystymme keskittymään paljon tehokkaammin ydintehtäviimme, eli henkilöstömme arjen sujuvoittamiseen ja kulttuurin kehittämiseen.

– Turvaa ja väljyyttä HR:lle tuo uudistuksen jälkeen se, että voimme koska vain pyytää apua. Integratalta sitä saa arjen askareista myös pitkän tähtäimen kehityshankkeisiin. Yhteinen kehittämisen halu ei loppunut käyttöönottoon, vaan uudistaminen jatkuu edelleen – toki pienemmässä mittakaavassa.

Integratan palvelualusta toi DS Smithille kaivattua läpinäkyvyyttä ja selkeyttä. Kaikki voivat käyttää samaa sovellusta ja kommunikoida jouhevasti keskenään tietoturvallisesti.

Yksi projekti, monta mullistusta

DS Smithin HR Services & Systems -projekti oli kokonaisuus, jonka olisi voinut jakaa jopa kahdeksaan eri projektiin. Palkka- ja työajanhallinnan ratkaisut taivutettiin tulevaisuuteen ja käyttöön otettiin uudet itsepalvelu-, raportointi- ja analytiikkatyökalut. Tuotannon työntekijät tuotiin myös näissä asioissa digipalveluiden piiriin. Näiden lisäksi mukana oli laaja muutosjohtaminen, viestintä ja koulutus koko henkilöstölle.

– Koko projektin ajan kaikki tekijät olivat todella sitoutuneita siihen, että projekti saatiin maaliin ajallaan. Kun eteen tuli haasteita, ei vastaus ollut koskaan ”ei onnistu”, vaan ”miten ratkaistaan tämä” – sitä oikeaa ratkaisukeskeisyyttä. Tärkeä tekijä onnistuneessa uudistuksessa oli projektin yhteinen kommunikointikanava ja suunnitelmallinen viestintä, Aalto kertaa.

– Läpinäkyvyys ja uudistuksen edistämä kulttuurimuutos näkyvät DS Smithillä kasvaneena työtyytyväisyytenä ja työhyvinvointina. Aikaa on selkeästi säästynyt, eikä enää tarvitse olla jatkuvasti yhteydessä palkkahallintoon. Uudistus on ollut iso juttu sekä meille HR:ssä, mutta myös koko DS Smithille!