Palkkahallinto on huoltovarmuuden selkäranka

Palkanmaksu on muutakin kuin numeroiden nakuttelua – se on yhteiskunnan ydintoimintaa. Kun poikkeustilanteisiin tarkoitetut prosessit ovat kunnossa, ovat kriisien kaoottiset vaikutukset pienemmät. Artikkeli avaa, miten huolehtia huoltovarmuudesta.

Kun yhteiskunnan rattaat rullaavat, taustalla on aina sama voima: palkat liikkuvat, verot virtaavat ja luottamus pysyy. Turvallisuuden tunne säilyy, kun yritykset pysyvät pystyssä ja työntekijät käyvät töissä. Mutta mitä jos sattuu jotain, joka uhkaa palkkahallinnon toimintaa? Miten varmistetaan, että yhteiskunnan pyörät jatkavat pyörimistään?

”Mutta mitä jos sattuu jotain, joka uhkaa palkkahallinnon toimintaa? Miten varmistetaan, että yhteiskunnan pyörät jatkavat pyörimistään?”

Poikkeustilanteiden peittoon

Palkkahallinto on paljon enemmän kuin taulukkoja ja tiliotteita – se on huoltovarmuuden kivijalka, jonka on pysyttävä pystyssä myös poikkeustilanteissa. Kyse ei tarvitse olla kovin suurestakaan katastrofista tai kriisistä: kompastuskivi voi olla pikkuruinen ja aiheuttaa silti valtavat vahingot. Vastuullinen toimija on kuitenkin varautunut kaikkeen.

Arki ei aina etene aikataulun mukaan. Voi tulla sähkökatko, järjestelmävika, pankkihäiriö tai vaikkapa pandemia. Häiriöt ovat omiaan aiheuttamaan yhteiskunnallista epäjärjestystä. Juuri näissä hetkissä palkanmaksun merkitys korostuu. Kun tilit täyttyvät ajallaan, ihmisten luottamus ympäröivään maailmaan säilyy.

”Palkkahallinto on paljon enemmän kuin taulukkoja ja tiliotteita – se on huoltovarmuuden kivijalka, jonka on pysyttävä pystyssä myös poikkeustilanteissa.”

Suojaa säntillisellä suunnittelulla

Integratalla huoltovarmuus otetaan tosissaan. Erilaisten kriisien ja poikkeustilanteiden varalle on mallinnetut skenaariot ja käytäntöjä niitä varten kehitetään jatkuvasti. Poikkeustilanteisiin tulee varautua myös harjoittelemalla: kun on treenattu kerran, toinen kerta sujuu sulavammin. Prosessit eivät pölyty – niitä päivitetään jatkuvasti, jotta ne vastaavat tämän päivän todellisuutta ja nykyajan vaatimuksia. Panostamme myös henkilöstön kouluttamiseen, jotta kaikki tietävät, miten toimitaan. Lisäksi on tärkeää, että asiakas pidetään aina ajan tasalla.

Jos sähköt katkeavat tai järjestelmät pysähtyvät, on uhkana että toiminta keskeytyy ja ihmisten toimeentulo vaarantuu. Silloin turvana ovat seuraavat toimet 👇

Jos toiminta keskeytyy tai toimeentulo vaarantuu, turvana nämä toimet

01

Selkeät suunnitelmat

Systemaattiset ohjeet poikkeustilanteiden varalle.

02

Taattu toiminta

Koulutettu henkilöstö ja prosessien harjoittelu.

03

Vahva viestintä

Tiivis yhteistyö asiakkaiden kanssa myös varautumisen osalta.

Huolellinen varautuminen takaa sen, että vaikka järjestelmä olisi epäkunnossa tai dataan ei olisi pääsyä, työntekijöille pystytään maksamaan palkkaa, joka on mahdollisimman lähellä totuutta. 

Vakavaa vastuullisuutta

Erityisen kriittinen palkanmaksu on julkisella sektorilla. Kunnat, hyvinvointialueet ja julkisomisteiset yhtiöt huolehtivat sadoista tuhansista työntekijöistä. Meneillään oleva hankintalain uudistus tuo tähän uutta dynamiikkaa: lakimuutoksen myötä palveluiden tuottaminen hajautuu, ja entistä useampi toimija on mukana kentällä tarjoamassa palveluita. Tämä tekee huoltovarmuudesta entistä tärkeämpää. Julkisella sektorilla ei ole varaa virheisiin – palkat on maksettava tilanteessa kuin tilanteessa.

”Erityisen kriittinen palkanmaksu on julkisella sektorilla. Tämä tekee huoltovarmuudesta entistä tärkeämpää.”

Riskienhallinta on raakaa – sen miettimistä, mikä kaikki voi mennä pieleen. Mutta kuten vakuutus, varautuminen tuo turvaa: kun suunnitelmat ovat olemassa, kaaos pysyy kurissa.

Huoltovarmuus on osa vastuullisuutta. Se kulkee käsi kädessä ympäristövastuun ja sosiaalisen vastuun kanssa. Integratalla tämä tarkoittaa käytännön toimia. Sitä, että riskejä minimoidaan suunnittelemalla ennakkoon: Integratalla on hajautettu toimistoverkko, jonka ansiosta kaikki munat eivät ole samassa korissa. On varahenkilöjärjestelyt, jotta mikään tieto tai taito ei olisi vain yhden ihmisen varassa. Myös etätyömahdollisuus on varautumista poikkeustilanteisiin päivittäisessä toiminnassa: jos jotakin tapahtuu paikallisesti, koko henkilöstö ei ole fyysisesti samassa rakennuksessa.

Sen sijaan, että mietittäisiin vain miten selvitään, jos kriisi iskee, on tärkeää ennakoida ja minimoida riskiä siitä, että kriisiin joudutaan. Se on huoltovarmuutta parhaimmillaan. Ehkäistään poikkeustilanteiden syntyä – ja jos siitä huolimatta poikkeustilanne syntyy, tiedetään miten silloin toimitaan.

Vastuullisena toimijana Integrata on tässä rakentamassa kestävyyttä. 

”Sen sijaan, että mietittäisiin vain miten selvitään, jos kriisi iskee, on tärkeää ennakoida ja minimoida riskiä siitä, että kriisiin joudutaan.”

Miltä HR näyttää huomenna? Liity Kuppikuntaan!

Saat laadukkaan letterin kerran kuussa sekä varmoja vinkkejä asiantuntijoiltamme henkilöstö- ja palkkahallinnon huipulta 🔻