Seuraa enimmäistyöaikaa fiksusti HR-teknologian avulla
Enimmäistyöajan seuranta on tärkeää paitsi raportointivaatimusten, myös työntekijöiden oikeusturvan ja johtamisen kannalta. Kuinka osoittaa tehdyt työtunnit, jos niistä syntyy erimielisyyksiä? Kuinka seurata työajanhallintajärjestelmän avulla, ettei enimmäistyöaika ylity?
Enimmäistyöajan seuranta on säädetty työaikalaissa. Enää ei riitä ylitöiden muodostumisen seuranta, vaan tarkastelussa on kokonaistyöaika.
On pystyttävä seuraamaan, että työaika on keskimäärin enintään 48 tuntia viikossa neljän kuukauden tasoittumisjakson aikana – tätä tasoittumisjaksoa voi pidentää työehtosopimuksilla.
Määräaikaisilla työntekijöillä seurantajakso alkaa työsuhteen alkupäivästä. Lisäksi enimmäistyöajan seurannassa työaika- ja palkkakirjanpito on pidettävä luotettavasti erillään toisistaan. Ei siis riitä, että tietää paljonko vaikkapa tuntipalkkaa on maksettu, vaan työajan seurannan tulee olla erillisenä työaikakirjanpitona.
Erityisen kimuranttia enimmäistyöajan seuranta on vuorotöissä ja määräaikaisissa työsuhteissa. Virheiden todennäköisyys kasvaa sitä mukaa mitä enemmän muuttujia on.
Kuinka enimmäistyöajan seuranta tehdään luotettavasti?
Yllättävän usein pk-yrityksissä työajan seuranta tapahtuu edelleen Exceleissä, mistä aiheutuvia ongelmia ovat mm. virheiden mahdollisuudet kaavassa ja tietojen säilyttämisestä huolehtiminen ja tietojen poistaminen manuaalisesti työsuhteen päättymisen jälkeen. Mapitkaan eivät oikein ole tätä päivää työajan seurannassa. Suurimpia riskejä paperilla säilytetyssä tiedossa ovat tietojen katoamisen riski sekä vaikeudet tuottaa seurantaraportteja.
Erikokoisille ja -tarpeisille yrityksille on tarjolla erilaisia ratkaisuja työajan seurantaan. Yhteistä nykyaikaisille, pilvipohjaisille järjestelmille on, että niiden kautta saa ulos raportteja esimerkiksi henkilöstöhallinnon, palkanlaskennan ja talousjohtamisen tarpeisiin, sekä TES-tulkittu palkka-aineisto on siististi siirrettävissä palkanmaksujärjestelmään palkanmaksua varten.
Yhtäältä valvovan viranomaisen mahdollista tarkastusta varten tiedot ovat yhdessä paikassa koottuna ja helposti löydettävissä. Työajan kirjaaminen onnistuu niin puhelimella, tabletilla, tietokoneella kuin leimauslaitteella. Henkilöstöjohtamisen kannalta tärkeää on myös järjestelmien kyky tuottaa hälytyksiä esihenkilöille, kun työntekijän enimmäistyöaika ylittyy.
Nepton sopii usein mainiosti, jos tarvetta monipuoliselle työvuorosuunnittelulle ei ole. Työajan seuranta sujuu asiakkaittain, projekteittain tai työlajeittain, ja erilaiset liiketoimintaa tukevat analytiikkaraportit ovat saatavilla käden käänteessä.
Astetta järeämpi versio työvuorosuunnitteluun on Quinyx. Järjestelmä tukee tiedolla johtamista yrityksissä, joissa työvuorosuunnittelu on keskeisessä roolissa. Automatisoitu analytiikka ja ulkoisten tunnuslukujen vienti Quinyxiin vuorosuunnittelun tueksi tehostavat työvuorosuunnittelua. Työehtosopimustiedot varmistetaan automaattisesti ja järjestelmä varoittaa erilaisista huomioitavista poikkeamista suunnittelun tukena.
Monen kokoisiin yrityksiin sopivan Visma Tiiman vahvuus puolestaan on työtuntien kohdistaminen erilaisille projekteille ja tehtäville, sekä monipuolisten palkkatulkintojen toimiva tulkinta.
Työajanhallintajärjestelmän käyttöönotto – hyödyllinen harjoitus
Olipa kyse siirtymästä manuaalisesta työajan seuraamisesta ensimmäistä kertaa järjestelmään tai järjestelmän päivitystarpeet, omia tapoja työajanhallinnan seurantaan kannattaa säännöllisesti päivittää sääntelyn ja työelämän muuttuessa. Teknologia kehittyy valtavalla vauhdilla eteenpäin eikä työajanhallintajärjestelmät ole poikkeus. Selvitä, mitä ominaisuuksia järjestelmät tarjoavat ja mistä oma yrityksenne hyötyisi.
Kysy itseltäsi esimerkiksi, hälyttääkö nykyinen järjestelmäsi oikeista asioista. Pysyttekö työajanhallintajärjestelmän avulla kartalla esimerkiksi tilanteesta, jossa henkilöstö palaa loppuun ja työajan näennäisesti vähäinen määrä johtuukin sairauspoissaoloista? Onko määräaikaisten ja osa-aikaisten työntekijöiden kokonaistyöaika laskettu järjestelmässä oikein? Ovathan enimmäistyöaikaa määrittelevät työehtosopimukset päivitetty järjestelmään?
Työajanhallintajärjestelmän käyttöönotto on yrityksessä kokoaan laajempi, hyödyllinen harjoitus. Se on mahdollisuus yhtenäistää yrityksen toimintatapoja ja tehdä niistä läpinäkyvämpiä. Työehtosopimuksen määritelmien peilaaminen paikalliseen sopimiseen avaa tehokkaasti yrityksen prosesseja ja työaikajärjestelyjä pitkäänkin henkilöstöhallinnossa työskennelleiden näkökulmasta.
Dokumentointi siitä, millaiseksi työajanhallintajärjestelmä halutaan rakentaa, herättää tyypillisesti paljon ajatuksia ja toisaalta antaa mahdollisuuden linjata, kuinka meidän yrityksessämme toimitaan: kuinka tulkitsemme työehtosopimusta ja mitä kaikkea haluamme automatisoida työajan seurannassa.
