

Manuaalinen työ minimiin – HR-uudistus vapautti ajan olennaiseen
DS Smith kaipasi joustavuutta Suomen yksikkönsä HR-palveluihin ja prosesseihin. Tiukassa aikataulussa tehty uudistus toi kaivattua turvaa ja toimintavarmuutta sekä HR:lle että henkilöstölle.
Palvelumme pähkinänkuoressa
Asiakkaan tarve
- Vanhentuneista ja silppuisista järjestelmistä eroon
- HR:n kokonaisvaltainen uudistaminen ja roolin kirkastus
- Koukeroisten TES-tulkintojen selkiyttäminen ja automatisointi
Ratkaisu
- Palkat Integratalle ja tulevaisuuden teknologiat käyttöön
- Mepco Palkat, Mepco Henkilöstö, työaikajärjestelmä Nepton
- M2 kulu-ja matkalaskuohjelma
- Automaatio ja integraatiot järjestelmien välille
- Analytiikka avuksi arkeen
Tulokset
- Tieto näkyväksi ja tasa-arvoa läpinäkyvyydestä
- Pätevä palkkapalvelu, joka toimii varmasti
- HR:lle vapautta ja väljyyttä työhön
- Manuaalinen näpyttely minimiin
Muutosmatkaan kumppanuutta
Johtava kestävän kehityksen mukaisten pakkausratkaisujen globaali valmistaja DS Smith, joka on osa International Paper -konsernia, työllistää Suomessa yli 300 ja maailmanlaajuisesti yli 60 000 ammattilaista. Kiertotalouden keskiössä toimivan teollisuusjätin tarve uusille HR- ja palkkahallinnon ratkaisuille oli selkeä ja tarpeet merkittäviä.
– Alusta lähtien meillä oli kirkkaana mielessä, ettei tarve ole pelkästään järjestelmähankkeelle, vaan HR:n kokonaisvaltaiselle modernisoinnille. Manuaalinen työ ja silppuiset järjestelmät kuormittivat turhaan koko henkilöstöä ja ennen kaikkea HR-tekijöitä, kertoo Suomen HR-asioista vastaava DS Smithin Senior HR Business Partner Hanne Aalto
– Paikallisena toimijana globaalissa toimintaympäristössä meille oli tärkeää löytää muutosmatkalle luotettava kumppani, joka tuntee suomalaisen työn tekemisen erityispiirteet, pystyy tarjoamaan kokonaisvaltaisen järjestelmäkokonaisuuden ja pystyy vastaamaan globaalin konsernin vaatimuksiin. Ei mikään ihan helppo rasti.
– Mietimme kilpailutusta tehdessä, että kuka tänä päivänä pystyisi tarjoamaan meidän tarpeisiimme vastauksen. Valinta oli kuitenkin lopulta helppo. Integratan sujuva ja välitön yhteistyö sekä tehokas työtapa vakuuttivat jo projektin aikana koko konsernin.
”Integratan sujuva ja helppo yhteistyö ja tehokas työtapa vakuuttivat koko konsernin.”
Hanne Aalto
Senior HR Business Partner, DS Smith
Työvälineet tarpeeseen
Projektin aikana DS Smithin palkkajärjestelmä vaihtui ja palkat siirtyivät Integratalle. Integraatioiden ja modernien teknologioiden avulla manuaalisen työn määrä väheni ja palkanlaskennan läpinäkyvyys mullistui. Mepco Palkat ja Mepco Henkilöstö toimivat modernin HR-uudistuksen ydinteknologioina ja työaikajärjestelmä Neptonista tiedot uivat valmiiksi tulkittuina eteenpäin palkanlaskentaan.
– Aiemmin syötimme manuaalisesti tietoja jopa seitsemään paikkaan. Järjestelmien vähentyessä pystymme keskittymään paljon tehokkaammin ydintehtäviimme, eli henkilöstömme arjen sujuvoittamiseen ja kulttuurin kehittämiseen.
– Turvaa ja väljyyttä HR:lle tuo uudistuksen jälkeen se, että voimme koska vain pyytää apua. Integratalta sitä saa arjen askareista myös pitkän tähtäimen kehityshankkeisiin. Yhteinen kehittämisen halu ei loppunut käyttöönottoon, vaan uudistaminen jatkuu edelleen – toki pienemmässä mittakaavassa.
Integratan palvelualusta toi DS Smithille kaivattua läpinäkyvyyttä ja selkeyttä. Kaikki voivat käyttää samaa sovellusta ja kommunikoida jouhevasti keskenään tietoturvallisesti.
”Järjestelmien vähentyessä pystymme keskittymään paljon tehokkaammin ydintehtäviimme, eli henkilöstömme arjen sujuvoittamiseen ja työyhteisön kulttuurin kehittämiseen.”
Hanne Aalto
Senior HR Business Partner, DS Smith
Yksi projekti, monta mullistusta
DS Smithin HR services & systems -projekti oli kokonaisuus, jonka olisi voinut jakaa jopa kahdeksaan eri projektiin. Palkka- ja työajanhallinnan ratkaisut taivutettiin tulevaisuuteen ja käyttöön otettiin uudet itsepalvelu-, raportointi- ja analytiikkatyökalut. Tuotannon työntekijät tuotiin myös näissä asioissa digipalveluiden piiriin. Näiden lisäksi mukana oli laaja muutosjohtaminen, viestintä ja koulutus koko henkilöstölle.
– Koko projektin ajan kaikki tekijät olivat todella sitoutuneita siihen, että projekti saatiin maaliin ajallaan. Kun eteen tuli haasteita, ei vastaus ollut koskaan ”ei onnistu”, vaan ”miten ratkaistaan tämä” – sitä oikeaa ratkaisukeskeisyyttä. Tärkeä tekijä onnistuneessa uudistuksessa oli projektin yhteinen kommunikointikanava ja suunnitelmallinen viestintä, Aalto kertaa.
– Läpinäkyvyys ja uudistuksen edistämä kulttuurimuutos näkyvät DS Smithillä kasvaneena työtyytyväisyytenä ja työhyvinvointina. Aikaa on selkeästi säästynyt, eikä enää tarvitse olla jatkuvasti yhteydessä palkkahallintoon. Uudistus on ollut iso juttu sekä meille HR:ssä, mutta myös koko DS Smithille!
DS Smithin vinkit moderniin muutosmatkaan
01
Nykytilan nyrjäyttäminen
Ilman realistista käsitystä lähtötilanteesta on vaikea suunnitella toimivaa muutosta.
02
Visio villisti
Etene, vaikka epävarmuutta olisi – oikean kumppanin kanssa asiat kyllä selviävät.
03
Mukaudu – mutta älä liian helposti
Muista katsoa myös tulevaan ja tunnista tarpeet riittävän isosti. Melkein kaikki on mahdollista!
04
Resursoi realistisesti
Huolehdi aikatauluista ja budjeteista. Hyvin suunniteltu resursointi pitää projektin raiteillaan.
Lisää tositarinoita:

HR:n huipulla tekoäly tehostaa työtä
HR:n huipulla tekoäly tehostaa työtä Oulun Energian Ihmiset ja kulttuuri- tiimi päätti uudistaa koko HR- ja palkkahallinnon paletin, eikä tavoitteena ollut mikään puolivillainen päivitys. Tuloksena moderni, skaalautuva ja dataohjautuva kokonaisuus, joka keventää arkea ja luo pohjan tulevaisuuden kasvulle. Palvelumme pähkinänkuoressa Asiakkaan tarve Ratkaisu Tulokset Huomisen henkilöstöhallintoa tulevaisuuden teknologioilla Oulun Energia on yksi Suomen suurimmista kaupunkienergia-konserneista, […]

Tupla-TES:iin taivutettu työaikajärjestelmä
Hyvästit kellokorteille ja lippulapuille – työaikajärjestelmäksi Quinyx ja Integrata sen toimittajaksi. Lue Hankkijan asiakastarina!

Palkat ja teknologiat kasvun tahtiin taivutettuna
Kasvuyhtiö Mezzoforte halusi palkkahallinnon, joka kehittyy kasvun mukana. Integratan palkat ja teknologia sujuvoittivat arkea. Lue lisää!

Teknologiat tähän päivään ja palkat palveluna
Matkahuolto modernisoi HR- ja palkkahallintoaan. Lue, miten palkkojen ulkoistaminen Integratalle ja työaikaprojekti saatettiin sujuvasti maaliin!