Kumppani kehityksen kelkassa

Manuaalisesta moderniin

Konica Minolta on kansainvälinen teknologiayritys, joka toimittaa ratkaisuja IT-ympäristöihin, digitaalisiin työskentelytapoihin ja ammattimaiseen tulostukseen. Ennen yhteistyötä prosessit hoidettiin hyvin manuaalisesti, mikä alkoi muodostua merkittäväksi haasteeksi kasvavassa organisaatiossa. Tueksi tarvittiin luotettava kumppani, joka pystyisi vastaamaan kehittyviin tarpeisiin. Valinta kohdistui Integrataan vahvojen suositusten perusteella, ja päätös syntyi lopulta tilanteessa, jossa lähdettiin aktiivisesti etsimään selkeästi parempaa ratkaisua.

– Yhteistyön myötä kokonaisuus selkeytyi merkittävästi. Erityisen arvokasta oli se, että saimme konkreettisia toimintatapasuosituksia ja mahdollisuuden sparrata sekä kuulla, miten vastaavanlaiset organisaatiot ovat ratkaisseet haasteet. Integratalla oli aidosti valmiita ratkaisuehdotuksia, kertoo Konica Minoltan HR Director Anrika Granvik-Nikkanen.

Integratan palvelut ratkaisivat keskeiset haasteet automatisoimalla prosessit ja tuomalla arkeen arvokasta lisäarvoa muun muassa raportoinnin, jatkuvan tuen ja asiantuntevan konsultoinnin kautta. Yhteistyö on ollut saumatonta, ja apua on saatu myös vaativiin erikoisraportteihin.

– Palvelu on todella ammattitaitoista ja joustavaa. Kun meillä syntyy jokin uusi raportointitarve, siihen saadaan aina apua, eikä tarvitse lähteä rakentamaan raportteja itse Excelissä nollasta.

Yhteistyön myötä kaikki tiedot ovat saatavilla yhdessä järjestelmässä, mikä selkeyttää esihenkilöiden ja johdon työtä sekä työsuhteiden hallintaa, kun kaikki data saadaan nopeasti ja luotettavasti. Lisäksi Integratan asiantuntijoiden konsultointi ja työlainsäädännön osaaminen tukevat merkittävästi arkea tilanteissa, joissa HR:n resurssit eivät aina riitä.

Kumppanuus kirkasti kokonaiskuvan

Asiakkaan kokemuksen mukaan yhteistyö Integratan kanssa on varsin mutkatonta: aikatauluista pidetään kiinni ja mahdollisiin haasteisiin suhtaudutaan avoimesti ja vastuullisesti. Integratalaiset ovat helposti lähestyttäviä ja vastuuhenkilöt selkeästi nimettyjä, mikä on parantanut merkittävästi asiakaskokemusta. Integrata® Palvelualustan kautta oikean yhteyshenkilön löytäminen on helppoa, mikä nopeuttaa ja selkeyttää asioiden hoitamista.

– Haluan nostaa esiin sen, kuinka helppoa integratalaisten kanssa on tehdä töitä. Tekemisessä näkyy aito halu tehdä asiat oikein ja joustavuus on poikkeuksellista. On todella vaikuttavaa, miten kokonaisuus on rakennettu ja miten selkeästi yhteyshenkilöt on nimetty. Jokainen tietää oman tonttinsa ja vastuunsa, ja oikean henkilön tavoittaa vaivattomasti palvelualustan kautta. Se tekee asioinnista vaivatonta ja kokonaisuudesta erittäin toimivan.

Projektit on toteutettu hallitusti ja tehokkaasti alusta loppuun. Käyttöönotot on viety läpi suunnitellusti ja aikataulussa, eikä apu ole päättynyt projektien valmistumiseen. Esimerkiksi Nepton-työajanhallintajärjestelmän käyttöönotto sujui vaivattomasti, ja asiantuntijoiden tuki on jatkunut luontevana osana arkea:

– Viimeisimpänä otimme käyttöön Nepton-työajanseurantajärjestelmän, ja jälleen kerran projekti oli ihan huikeasti vedetty. Meille oli helppoa olla asiakkaana: annoimme toimintatapamme ja linjaukset, ja pystyimme luottamaan siihen, että kaikki tehtiin oikein. Vaikka järjestelmä on ollut käytössä jo jonkin aikaa, apu on edelleen helposti saatavilla, kun asetuksia on pitänyt tarkistaa tai muokata. Tuki ei katkennut projektin päättyessä.

Selkeyttä, sujuvuutta ja säästöjä

Yhteistyö on tuottanut myös konkreettisia, mitattavia tuloksia: prosessien automatisoinnin myötä raportointi on kehittynyt merkittävästi ja toiminta on tehostunut kustannussäästöjen myötä. Muutokset näkyvät arjen sujuvuutena ja parempana kokonaisuuden hallintana. 

– Onhan se fakta, että olemme saavuttaneet merkittäviä kustannussäästöjä. Yksi henkilö ei pystyisi hoitamaan tällaista työmäärää. Kyse ei ole vain palkkahallinnosta, vaan paljon laajemmasta kokonaisuudesta. Samalla korostuu kustannustietoisuus: ulkopuolinen toimija tarkastelee tekemistä siitä näkökulmasta, miten asiat voidaan toteuttaa mahdollisimman kustannustehokkaasti.

Raportoinnin kehittämisen myötä keskeisiä tunnuslukuja voidaan seurata helpommin, kuten henkilöstön vaihtuvuutta ja sairauspoissaoloja, ja hyödyntää tietoa sekä HR:n että johdon päätöksenteossa. Järjestelmän avulla kokonaiskuva työsuhteista, henkilöstömääristä ja yksikkökohtaisesta tilanteesta on helposti saatavilla ja ajantasainen.

– Kaikki henkilöstöhistoria on nyt yhdessä järjestelmässä, mitä meillä ei aiemmin ollut. Siitä on tullut konkreettinen työkalu sekä esihenkilöille että johdolle: riippumatta siitä, onko kyse sairauspoissaolosta, palkkamuutoksesta tai muusta työsuhdemuutoksesta, tieto löytyy yhdestä paikasta. Raportointi on meille yksi suurimmista hyödyistä – rakennettiin yhdessä perusraportit, ja lisäksi saamme tukea myös tarpeen mukaan uusiin spesifeihin raportteihin. Se on iso apu.

HR-prosessien automatisointi on tuonut arkeen selkeyttä ja rakennetta. Keskeisen HR-datan hallinta tapahtuu nyt yhdessä järjestelmässä, mikä on koonnut tiedon yhteen paikkaan ja tehnyt tiedosta aidosti hyödynnettävää esihenkilöille ja johdolle. Muutos näkyy arjessa konkreettisesti selkeytenä, sujuvuutena ja säästöinä.