Palkanlaskentakumppanin vaihto ilman päänsärkyä

Kun yritys kilpailuttaa palkanlaskennan, kyse ei ole pelkästä palvelun hankinnasta, vaan kumppanuudesta, joka kietoutuu yrityksen rytmiin, rakenteisiin ja jatkuvuuteen. Pitkäaikainen kumppanuus löytyy parhaiten tekemällä säntillistä selvitystyötä. Integratalainen Taina Lehtonen avaa, miten vaihtaa palkanlaskentakumppani ilman päänsärkyä.

Kirjoittaja on osaavin osaaja

Taina Lehtonen

Projektit

Projects

taina.lehtonen@integrata.fi

040 831 3234 +358 40 831 3234

• LinkedIn

Kumppanin kartoitus

Heti alkuun on tärkeää selvittää palveluntarjoajan kokemus ja laatu: tietääkö kumppani, mitä tekee? Miten kumppani varmistaa, että palkat eivät ole vain oikein, vaan täsmällisesti, turvallisesti ja tinkimättömästi oikein? 

Olennaista on kumppanin kyky tulkita työehtosopimusten viidakkoa ja seurata lakimuutosten alati elävää sykettä. Teknologisen edelläkävijän ei pitäisi vain seurata kehitystä – sen pitäisi johtaa sitä. Hyvä palveluntarjoaja kertoo seuraavansa muutoksia. Erinomainen palveluntarjoaja näyttää, miten he ovat askeleen edellä. Siksi Integrataa kutsutaan tulevaisuuden teknologiat tuntevaksi älytaloksi.

Lisäksi on hyvä selvittää palvelun skaalautuvuus. Yrityksen kasvaessa palkanlaskennan on kasvettava mukana, mutkattomasti ja mukautuen. Integrata venyy, laajenee ja joustaa, ja varmistaa aina, että asiakkaan palvelut ovat tarpeiden tasalla. Todellinen kumppani ei jarruta kehitystä, vaan kiihdyttää sitä.

 ”Teknologisen edelläkävijän ei pitäisi vain seurata kehitystä – sen pitäisi johtaa sitä.”

Virheiden varalta

Jokainen järjestelmä voi horjahtaa, mutta vain harva hallitsee horjahdukset tyylillä. Siksi on olennaista selvittää, miten palveluntarjoaja reagoi virheisiin; miten ne käsitellään ja korjataan?
Kysymys ei ole ainoastaan korjauksien nopeudesta, vaan sen filosofiasta: onko toiminta proaktiivista, vastuullista ja läpinäkyvää? Ne ovat elementtejä, joista syntyy luottamus, joka kantaa yli kriisien ja kiireiden.

Selvitä myös kumppanin asiakastuen laatu: millaista apua on tarjolla arjen kysymyksiin, kiireisiin ja kinkkisiin tilanteisiin. Moderni kumppani ei jätä odottamaan, vaan ottaa kiinni ennen kuin ehdit edes kysyä.

Integrata® Palvelualusta on älykäs järjestelmä, joka nostaa palkanmaksun poikkeamat esiin ennen kuin niistä syntyy virheitä. Emme pelkästään korjaa virheitä, vaan ennaltaehkäisemme niitä. Ongelmatilanteissa viesteihin vastaa nimetty asiakastiimi, ei kasvoton chatbot tai ulkopuolinen tuki.

”Jokainen järjestelmä voi horjahtaa, mutta vain harva hallitsee horjahdukset tyylillä. Miten hikat hoidetaan?”

Turvaa ja teknologiaa

Palkanlaskenta on datan ydinkeskusta, ja siksi tietoturva ei saa olla vain lisuke – sen on oltava kivijalka. Nykyaikainen kumppani ei piilottele prosessejaan, vaan avaa ne rohkeasti ja osoittaa, että jokainen kulma on suojattu kuin se olisi kultaa. Miten varmistetaan, että tiedot pysyvät salassa? 

Moderni Integrata® Palvelualusta on tietoturvallinen järjestelmä, joka takaa sen, ettei yhdenkään dokumentin tarvitse liikkua edes sähköpostilla. Saamme kiitosta erityisesti sairauslomatodistusten toimituksesta Palvelualustan kautta. Data pysyy turvassa, kun se ei käy kenenkään pöydällä, vaan ladataan suoraan järjestelmään.

”Nykyaikainen kumppani ei piilottele prosessejaan, vaan avaa ne rohkeasti ja osoittaa, että jokainen kulma on suojattu kuin se olisi kultaa.”

Huolellinen hinnoittelu, sujuva siirtymä

Avoin keskustelu hinnasta on avainasemassa uuden palveluntarjoajan valinnassa. Hinnoittelun tulee olla selkeää ja kirkasta, jotta yllätyksiä ei tule. Onko hinta kiinteä vai volyymiin sidottu? Mitä palveluja se sisältää, mistä laskutetaan erikseen? Onko tarjolla erikokoisia ja -tasoisia palvelupaketteja?

Integratan palvelujen hinta riippuu aina siitä, millainen kokonaisuus asiakkaalle rakennetaan. Meillä ei mahduteta asiakkuutta valmiiseen lokeroon tai palvelupakettiin, vaan personoidaan palvelu asiakkaan tarpeiden mukaan. Näin varmistetaan, että asiakas saa sen, mitä kuuluu eikä mikään jää puuttumaan.

Järjestelmän vaihto voi olla joko tasainen tanssi tai työläs taival. Palveluntarjoaja, joka ohjaa siirtymän kädestä pitäen, ei ole vain toimittaja, vaan turvaverkko. Liian vaivattomaan siirtymälupaukseenkaan ei nimittäin kannata aina luottaa: jos siirtymää ei tehdä yhdessä kommunikoiden, lopputulos tuskin on paras.

Integratalla me ohjaamme, neuvomme, haastamme ja selvitämme – ja muokkaamme kokonaisuutta asiakkaan tarpeiden mukaan. 

Kumppani, joka kuuntelee

Uuden palveluntarjoajan kartoittaminen tai kilpailuttaminen on työlästä, ja ajatuskin saattaa uuvuttaa. Mutta jos sellainen on ajankohtaista, on se merkki siitä että jokin on pielessä.

Integrata on ihmiskeskittynyt ja moderni kumppani, jonka ehdottomia etuja ovat teknologian tuki ja yhdessä tekeminen. Integrata kehittää palvelujaan jatkuvasti ja takaa, että myös asiakkaat ovat aina ajan tasalla. Olemme kuunteleva kumppani, joka personoi palvelut ja muokkautuu muutoksessa. Plussaa on, että kauttamme on mahdollista hankkia palkkajärjestelmän lisäksi myös työaika-, matkalasku– sekä HR-järjestelmät, analytiikasta puhumattakaan.

Lopuksi vielä muistutus: hyvä merkki kumppanin taidoista löytyy asiakasreferensseistä. Integratan asiakkaat ovat tyytyväisiä (NPS 56). Se voisit olla myös sinä. Kysy lisää refejä ja ota yhteyttä!