HR-integraatiot ja automaatio apuna

HR-automaatio avuksi

Tamperelainen tapahtuma-alan toimija Akun Tehdas käytti niin kutsutut koronavuodet kehitykseen. Se kannatti. Yhtiön työntekijämäärä tuplaantui, ja kun tapahtumantekijät lähtivät takaisin tien päälle ja tositoimiin, toimivat myös koko organisaatiolle oleelliset HR-toiminnot.

Miten HR-, Palkat- ja Työaika-integraatiot, Automaatio sekä järkiperäinen järjestelmä matka- ja kuluhallintaan tekivät tulevaisuutta? Akun Tehtaan toimitusjohtaja Aku Syrjä avaa alkutilannetta:

– Tiesimme, että kun areenat aukeavat taas, toimintamme kasvaa. Silloisella systeemillä ei ollut edellytyksiä enää, kun tulossa oli lisää liikkuvia osia. Päätettiin ratkaista asia.

Lähtötilanteena oli paljon Post It -lappuja, paperia ja pdf:iä sekä muistinvaraista manuaalityötä. Kaikki kura haluttiin karsia. Yhtiön talous- ja HR-johtaja Leena Ristolaisen tahtotila oli myös ratkaista:

– Lähdimme kartoittamaan ensin olemassa olevien järjestelmiemme integraatio- ja automaatiomahdollisuuksia. Löytyi Integrata.

Akun Tehtaan HR- ja palkkajärjestelmänä toimi Finago Mepco. Työajan ja palkkojen yhteyttä tiivisti saman ohjelmistotalon työaikajärjestelmä Työvuorovelho. 
Integratan apu asiassa oli panna teknologiakumppanimme tuotteet pilvipalveluineen asiakkaalle parhaaseen mahdolliseen pakettiin; puhumaan keskenään sekä tuottaa helpompi HR-arki.

Tärkeät toiminnot tekijöille

Tiedon liikuttaminen automaattisesti järjestelmästä toiseen ei ole jokapäiväistä työtä. Paitsi integratalaisille. Tahto vei Akun Tehtaan tavoitetilaan, kun HR-järjestelmäintegraatiot ja palkkahallinnon automaatio pantiin täytäntöön. Mitä asiakas ajattelee yhteistyöstä?

– Jos järjestelmät eivät juttele keskenään, lopputuloksena on lähes aina mieletön määrä manuaalityötä, mikä ei ole järkevää. Tässä yhteistyössä onneksi nähtiin ja löydettiin tällaiset integraatio- ja yhteistyömahdollisuudet. Myös Finago oli isoksi avuksi, kiittelevät sekä Ristolainen että Akun Tehtaan taloushallinnon assistentti Outi Korpela.

– Ilman integratalaisten asiantuntija- ja automaatioapua, meidän olisi pitänyt palkata taloushallintoonkin lisää tekijöitä. Tekemään lisää sitä käsityötä, Aku Syrjä naurahtaa nyt.

Projektissa on toki muutenkin naurettu:

– Minulla on tosi vahva tunne siitä, että työkulttuurimme ovat tosi samanlaiset. Puhumme samaa kieltä, palautteenannossakin. Siksi yhteistyömme on ollut varsin mutkatonta. Integratalaisilla rentous ja huumori ovat mukana työn tekemisessä, tinkimättä kuitenkaan yhtään ammattitaidosta tai työn laadusta! Ammattiylpeyteen saa liittää huumoria, summaa Ristolainen yhteistyötä.

– Kyllä, esimerkiksi integratalaiset palkanlaskijat ovat todella tarkkana, lisää Korpela.

Kestävän kasvun kumppanina

Kasvavassa organisaatiossa datan määrä on 
lisääntynyt nopeasti. Kun henkilöstöön, palkkoihin ja projekteihin liittyvää tietoa kerätään useista eri lähteistä, raportointi alkaa helposti nojata erillisiin Excel-tiedostoihin. Akun Tehtaan tavoitteena oli löytää Integrata® Analytiikan avulla ratkaisu, joka kokoaa tiedon yhteen paikkaan ja vähentää manuaalista työtä.

– Tarve oli päästä eroon Exceleistä, joilla kerätään raportoinnissa tarvittavia tietoja. Integratananalytiikka houkutteli juuri siksi, että se vähentää erillisiä tiedostoja ja tarjoaa yhden paikan, josta kaikki tarvittava tieto saadaan, kertoo talous- ja HR-johtaja Leena Ristolainen.

Projektin yhteydessä toteutettiin myös uusi integraatio työvuorosuunnittelun ja analytiikan välille. Sen ansiosta projektikohtaisia palkkakuluja pystytään seuraamaan  aiempaa tarkemmin ja hyödyntämään tietoa liiketoiminnan kehittämisessä.

Vaikka analytiikkaprojektin suurimmat hyödyt näkyvät pitkällä aikavälillä, on nyt jo havaittavissa, että tiedon saatavuus ja raportoinnin sujuvuus ovat parantuneet merkittävästi. Samalla on luotu pohja kasvulle ilman, että datan määrän lisääntyminen kasvattaa hallinnollista työtä.

Ristolaisen mukaan Integratan rooli ei ole rajoittunut yksittäisen projektin toteuttamiseen, vaan kumppanuus on tukenut yritystä myös kasvun eri vaiheissa. Modernien työkalujen, analytiikan ja integraatioiden avulla organisaatio on pystynyt kehittämään prosessejaan ennakoivasti ja rakentamaan toimintamalleja, jotka skaalautuvat liiketoiminnan mukana.

– Integrata on loistava kumppani kasvuyritykselle. 
Mahdollistatte meille kasvun niin, ettei sen myötä synny lisää manuaalista työtä. Analytiikan ja integraatioiden avulla datan käsittely helpottuu jatkuvasti, vaikka tiedon määrä kasvaakin, Ristolainen iloitsee.