Sisäinen vai ulkoinen palkanlaskenta?
Kumpi pitää palkkapäivän pulssin tasaisena – sisäinen vai ulkoinen palkanlaskenta? Molemmissa malleissa on puolensa, ja varmin valinta riippuu siitä, arvostaako kontrollia vai keveyttä. Henkilöriskit ja huoltovarmuus on myös hyvä huomioida.
Sisäinen ja ulkoistettu palkanlaskenta eroavat toisistaan pääasiassa pelkästään siinä, kuka vastaa palkanlaskentaprosessista: Sisäisessä palkanlaskennassa yritys hoitaa palkanlaskennan itse, kun taas ulkoistetussa palkanlaskennassa liiketoimintakriittinen tehtävä siirretään ulkopuoliselle palveluntarjoajalle. Molemmissa vaihtoehdoissa on omat hyötynsä ja haittansa, ja valinta riippuu aina yrityksen tarpeista.
Mitä on sisäinen palkanlaskenta?
Sisäinen palkanlaskenta tarkoittaa, että yritys hoitaa kaikki palkanlaskentaan liittyvät tehtävät itse. Tämä voi sisältää palkanlaskentajärjestelmien hallinnan, työntekijöiden tietojen ylläpidon ja palkanlaskennan säännösten noudattamisen.
Yrityksen omat työntekijät vastaavat palkanlaskennan prosessista, mikä vaatii usein erityisosaamista ja jatkuvaa koulutusta. Sisäinen palkanlaskenta voi olla hyvä vaihtoehto yrityksille, joilla on riittävästi resursseja ja osaamista hoitaa palkanlaskenta itse. Se tarjoaa myös mahdollisuuden hallita prosessia tarkasti ja mukauttaa sitä yrityksen erityistarpeisiin.
Mitä tarkoittaa ulkoistettu palkanlaskenta?
Ulkoistettu palkanlaskenta tarkoittaa, että yritys siirtää palkat ulkopuoliselle palveluntarjoajalle, kuten Integratalle 🙃 Tämä palvelu kattaa kaikki palkanlaskentaan liittyvät tehtävät, kuten esimerkiksi palkanlaskennan, verojen ja muiden maksujen käsittelyn sekä viranomaisilmoitusten teon.
Näiden niin sanotusti perinteisesti ulkoistettavien palkanlaskentatehtävien lisäksi on mahdollista ulkoistaa myös palkka-aineiston valmisteluun, selvittelyyn ja viestintään liittyvät niin sanotut palkkayhteystehtävät ja työsuhdekysymyksiin vastaaminen.
Ulkoistettu palkanlaskenta on erityisen hyödyllinen yrityksille, jotka haluavat keskittyä ydinliiketoimintaansa ja jättää palkanlaskennan asiantuntijoiden hoidettavaksi. Se tarjoaa myös kustannussäästöjä ja vähentää hallinnollista taakkaa.
Ulkoistetun palkanlaskennan hyötynä on myös henkilöriskien minimointi sekä osaavien asiantuntijoiden tarjoama ajantasainen tieto mm. lainsäädännöstä.
Teknologioita ja tietoturvaakaan ei sovi unohtaa: esimerkiksi ISO 27001 -sertifioitu sekä ISAE 3402 Type II -varmennettu ulkoinen palkanlaskentakumppani on varma valinta, kun yritys arvostaa luotettavuutta ja riskienhallintaa.
”Ulkoistetun palkanlaskennan hyötynä on henkilöriskien minimointi sekä osaavien asiantuntijoiden tarjoama ajantasainen tieto.”
Kuinka valita sopiva palkanlaskentatapa?
Valinta sisäisen ja ulkoistetun palkanlaskennan välillä riippuu monista tekijöistä, kuten yrityksen koosta, resursseista ja tarpeista. Tässä muutamia kysymyksiä, joita kannattaa pohtia:
- Onko yrityksellä riittävästi osaamista ja resursseja hoitaa palkanlaskenta itse?
- Haluatko keskittyä ydinliiketoimintaan ja jättää palkanlaskennan asiantuntijoille?
- Kuinka tärkeää on prosessin hallinta ja mukauttaminen yrityksen tarpeisiin?
- Millaisia kustannuksia yritys on valmis kattamaan palkanlaskentapalveluista?
Kun nämä kysymykset on pohdittu, yritys voi tehdä hyvällä tahdolla päätöksen siitä, mikä palkanlaskentatapa sopii parhaiten sen tarpeisiin. Olipa valinta mikä tahansa, on tärkeää varmistaa, että palkanlaskenta hoidetaan ammattitaitoisesti ja luotettavasti sekä nykyaikaisin tietoturvallisin teknologioin.
Huoltovarmuus – palkanlaskennan turvaverkko
Palkanlaskenta ei ole vain numeroiden pyörittelyä – se on kriittinen osa yrityksen ja yhteiskunnan toimintakykyä.
Huoltovarmuuden näkökulmasta sisäinen palkanlaskenta voi tarjota varmuutta poikkeustilanteissa: kun prosessi on omissa käsissä, kyky reagoida nopeasti häiriöihin tai kriiseihin ja varmistaa palkkojen maksaminen säilyy.
Ulkoistettu palkanlaskenta puolestaan tuo mukanaan kumppanin, jonka järjestelmät ja varahenkilöstö voivat turvata jatkuvuuden myös silloin, kun oma tiimi on yllätysten edessä. Valinta vaikuttaa siihen, kuinka hyvin yritys kestää kolhuja – ja kuinka sujuvasti palkat kilahtavat tilille, vaikka maailma ympärillä heiluisi.
”Huoltovarmuus: Ulkoistettu palkanlaskenta tuo mukanaan kumppanin, jonka järjestelmät ja varahenkilöstö voivat turvata jatkuvuuden myös silloin, kun oma tiimi on yllätysten edessä.”
Miltä HR näyttää huomenna? Liity Kuppikuntaan!
Saat laadukkaan letterin kerran kuussa sekä varmoja vinkkejä asiantuntijoiltamme henkilöstö- ja palkkahallinnon huipulta 🔻
