Ajansäästöä, sujuvuutta ja syvää kumppanuutta

Kestävää kumppanuutta

Grano on suomalainen monitoimialayhtiö ja Suomen suurin graafisen alan yritys. Lähes 800 ihmistä työllistävä Grano teki kokonaisvaltaisen HR- ja palkkaulkoistusuudistuksen. Projektiin lähdettiin 2020-luvun alkupuolella ensin laajalla tarvekartoituksella.

– Uutena tehtävänhaltijana halusin omien havaintojeni tueksi ulkopuolisen asiantuntijan näkemyksen Granon HR-toiminnan tilanteesta tiimin osaamisen, organisaation eri liiketoimintayksiköiden odotusten sekä tulevaisuuden tarpeiden näkökulmasta, avaa Granon henkilöstöjohtaja Marit Telin.

– Usein aivomme urautuvat ajattelemaan asioita arjessa samalla kaavalla, eikä välttämättä tule edes mieleen toisenlainen ajatuspolku. HR- ja palkkaauditointi mahdollistaa organisaatiolle objektiivisen näkökulman tarkastella omaa toimintaa uusien linssien läpi.

Kartoituksen edetessä ja kokonaisnäkymän kirkastuessa kokonaisuudistukseen kumppaniksi valikoitui Integrata. Asiakkaan tarpeissa oli palkkaprosessin uudistaminen, työajanseurannan selkiyttäminen selkiyttäminen sekä esihenkilöiden että HR:n manuaalisen työn minimointi automaation avulla.

– Auditoinnin edetessä totesimme, että olisi kannattavaa ulkoistaa koko paketti. Yhteistyö Integratan kanssa startattiin vuoden 2021 lopulla ja sen myötä alkoi pitkäjänteinen HR:n ja palkkahallinnon kehittäminen ja uudistaminen – automaation, järjestelmäintegraatioiden ja luottamuksellisen kumppanuuden avulla, Telin tiivistää.

Toiminnasta tuloksiin

Nyt eletään loppuvuotta 2025. Granon henkilöstöjohtaja Marit Telin, mikä oli kokonaisuudistuksen tavoite ja mikä kaikki muuttui arjessa?

– Granolla uudistuksen suunta oli selvä: kohti sujuvampaa HR-arkea ja eroon käsin tehtävästä työstä, jotta säästetty aika saadaan kohdistettua erityisesti esihenkilöiden sparraukseen sekä paremman työelämän toteuttamiseen Granolla.

HR- ja palkkaprosessien uudistamisen ohella otettiin käyttöön myös Quinyx-työajanhallintajärjestelmä ja myöhemmin helpompaan HR-raportointitarpeeseen Integrata® Analytiikka.

Media- ja painoalan TES:in koukerot olivat tiukka testikenttä myös Integratalle, mutta käyttöönotto vietiin maaliin tehokkaasti tiiminä:

– Integratan valinta kumppaniksi tuntui luontevalta aiempien kokemusteni pohjalta. Kun asiat mutkistuvat, Integrata ei epäröi, vaan tarttuu nopeasti ja ammattimaisesti toimeen. Tarvitsimme rinnallemme myös syväosaajia, joilla on rautainen ammattitaito ja kokemus.

– Projektin eteneminen on ollut suoraviivaista ja vaivatonta, sillä viestintä on selkeää – mitään ei jää arvailujen varaan. Integratalaiset oikeasti tuntuvat olevan osa HR-tiimiämme. Johdonmukainen tekeminen ja avoin kommunikointi luovat vahvan luottamuksen. Voimme olla varmoja siitä, että asiat hoidetaan meille parhaalla mahdollisella tavalla, Telin kehuu.

Analytiikalla autuutta

Kehitystavoitteisiin pääsemiseksi Granolle käyttöönotettiin myös Integrata® Palvelualustalta löytyvä Analytiikka. Nyt alustan analytiikkanäkymä kokoaa yhteen organisaation raportit, jotka palvelevat sekä esihenkilöitä että liiketoimintajohtoa. Selkeät visualisoinnit, helposti tulkittava data ja jouhevasti jaettavat graafit tukevat Granon päätöksenteon ja HR-arjen sujuvuutta.

– Esihenkilöiden työ on automaation myötä helpottunut: poissaolot kirjataan nyt järjestelmään, ei lippulappusiin. Sairauspoissaolotodistukset liikkuvat automaattisesti ja kokonaisuudet hahmottuvat kerralla. Palkat maksetaan ajallaan ja palkkatiimin resurssit kohdistuvat oikein. Ollaan siis onnistumisen ytimessä, kun HR:lle saadaan enemmän aikaa, eikä häärätä paperin kulmassa.

HR-analytiikka tuntuu aidosti merkitykselliseltä. Työajan säästöt sen parissa ovat Integratan alustan myötä merkittäviä:

– On uskomatonta, miten analytiikkatyökalun avulla raportit syntyvät nyt muutamalla klikkauksella – aiemmin niiden tekemiseen kului jopa tunteja, tiivistää Granon HRD-päällikkö Maarit Erving.

Kun palkat menevät moitteetta maksuun, tieto liikkuu järkevästi järjestelmien välillä ja yhteistyö toimii, organisaatiossa vapautuu aikaa. Tällöin HR voi keskittyä siihen, millä on merkitystä: ihmisiin. Granon ja Integratan pitkä yhteistyö osoittaa, että ihmiskeskittyneellä ja kokonaisvaltaisella kehityksellä saadaan aikaan säästöä, parempia päätöksiä ja aidosti vaikuttavaa HR-työtä.